Rivierduinen, een van de grootste organisaties voor geestelijke gezondheidszorg in Nederland, heeft ervoor gekozen om ORTEC’s personeelsplanningssysteem ORTEC Harmony te implementeren. De planningsoplossing moet eind 2010 organisatiebreed in gebruik zijn, wat inhoudt dat de roosters van alle 2800 medewerkers gepland worden met behulp van ORTEC Harmony.
“Momenteel wordt er in de organisatie gepland met een aantal verschillende pakketten, waaronder een apart pakket voor de Flexpool”, aldus projectmanager Raoul van Ketel van Rivierduinen. “Wij wilden hier graag één pakket voor.” Rivierduinen koos voor ORTEC Harmony, wegens de internetmodule WebAccess, de Flexpoolmodule en het feit dat het systeem is ingericht op de Zorgzwaartepakketten (ZZP’s).
“Twee jaar geleden was ORTEC z’n tijd al vooruit. In tegenstelling tot andere partijen bood ORTEC toen al ondersteuning op het gebied van de Zorgzwaartepakketten”, aldus Raoul van Ketel. “Voor ons is dat een grote pre. Met name, omdat we nu duidelijk in die richting gaan. Het belangrijkste voor ons was daarnaast de internetmodule. Vroeger gebeurde heel veel op papier, mensen die formulieren moesten invullen, die weer ingetypt moesten worden door de planning, etc. Tegenwoordig gaat alles digitaal en dat scheelt toch wel een paar stappen. Bovendien droogt die papierstroom op en scheelt het in verwerkingstijd.”
Voor Rivierduinen is het belangrijk om zowel centraal als decentraal te kunnen plannen. Momenteel plant de organisatie per afdeling, waarbij de planningsinspanning natuurlijk groter is op klinische afdelingen. “Rivierduinen heeft 14 verschillende centra die grote zelfstandigheid hebben. De manieren van plannen zijn dan ook heel verschillend. Het kan goed zijn dat een centrum er in de toekomst voor kiest om naar een meer centrale planning toe te gaan. Vandaar ook dat het voor ons essentieel is dat we met ORTEC Harmony zowel decentraal als centraal kunnen plannen. Ook omdat we regionaal onze services leveren en het liefst zo dicht mogelijk bij de klant blijven.”
Rivierduinen beschikt over een eigen flexpool en plant deze flexmedewerkers nu nog in een apart planningspakket. “Alle communicatie loopt via het flexbureau, mail, telefoontjes, etc. Momenteel is het nog zo dat als een afdeling een flexkracht inhuurt deze persoon bijgeschreven moet worden op het papieren rooster. In ORTEC Harmony is dat verleden tijd. Doordat de Flexpoolmodule in het roostersysteem geïntegreerd is, komen de flexkrachten na toewijzing aan een afdeling ook direct in het rooster terecht. Hiermee wordt dit proces gestroomlijnd en ontstaat er meer inzicht in de beschikbare capaciteit”, vertelt Projectmanager Van Ketel.
De Flexpoolmodule zal in samenwerking met Rivierduinen door ORTEC nog verder worden ontwikkeld en aangepast aan de wensen van Rivierduinen. Zo komt er functionaliteit bij en zal de gebruiksvriendelijkheid verbeterd worden. “Dit is goed voor ons allebei”, meent Van Ketel. “Wij krijgen hiermee een module die we graag willen en ORTEC is hiermee in de gelegenheid het product te verbeteren, wat weer ten goede komt aan de toekomstige en bestaande ORTEC-klanten.”
ORTEC Harmony zal bij Rivierduinen gekoppeld worden aan HR-administratiesysteem Raet HR Beaufort. “Nieuwe medewerkers of mutaties worden tot nog toe altijd apart ingevoerd. Dit gaat nu rechtstreeks vanuit Raet HR Beaufort naar ORTEC Harmony. Dubbele invoer is hiermee verleden tijd en invoerfouten ook. Het kost minder werk, minder tijd, dus een aardige efficiëntieslag voor ons!”
Gebaseerd op de business case die Rivierduinen maakte, blijkt dat de instelling winst kan boeken met ORTEC Harmony. “We hebben hierbij gekeken naar wat we in de huidige situatie kwijt zijn aan de pakketten en in de toekomst. Daaruit kwam naar voren dat ORTEC’s planningsoplossing zich in verhouding terugverdient.”
Over Rivierduinen
Onder het motto ‘beter binnen bereik’ biedt Rivierduinen - met 2800 medewerkers - geestelijke gezondheidszorg aan de inwoners van het noorden en midden van Zuid-Holland. De organisatie telt zeven regionale centra en een centrum voor de zorg aan kinderen en jeugd. Ook beschikt Rivierduinen over vijf specialistische centra die in de hele regio en zelfs daarbuiten zorg bieden en een Servicebedrijf dat de centra ondersteunt op onder andere facilitair en administratief gebied. Rivierduinen is op 1 januari 2005 ontstaan door een fusie tussen de Rijngeest Groep en de Robert-Fleury Stichting.
ORTEC in de gezondheidszorg
ORTEC is de grootste gespecialiseerde aanbieder van geavanceerde softwareoplossingen en consultancydiensten voor planning in de zorg. De ORTEC producten en adviezen geven zorginstellingen meer grip op hun planning en leiden tot een optimale afstemming van vraag en aanbod. Meer dan de helft van de 100 grootste zorginstellingen in Nederland en België maakt gebruik van de producten en diensten van ORTEC om de efficiëntie én kwaliteit van hun personeelsinzet en zorglogistiek te verhogen.
ORTEC biedt zowel stand-alone, als ook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners (op gebied van HR, ERP, ZIS, ECD, EPD). De personeelsplanningoplossing ORTEC Harmony, belangrijk onderdeel van onze integrale planningsaanpak, wordt inmiddels gebruikt voor het opstellen van de dienstroosters van ruim 250.000 medewerkers bij meer dan 150 zorginstellingen. ORTEC heeft in totaal meer dan 1250 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Azië en Noord-Amerika.
NOOT VOOR DE REDACTIE
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Sjoukje Dijkstra, afdeling Marketing & PR van ORTEC, telefoon +31 (0)182 540 500, mobiel +31 (0)6 145 464 24 e-mail:
sjoukje.dijkstra@ortec.com,
www.ortec.com. Volg ons ook op Twitter:
www.twitter.com/ortec_logistics