GGZ inGeest heeft ervoor gekozen om de gehele administratieve keten te automatiseren rondom de inzet van flexmedewerkers met behulp van ORTEC Harmony.
Door naast ORTEC’s personeelsplanningsysteem ORTEC Harmony ook de Harmony modules Flexpool, Shiftbidding en WebAccess te implementeren, wil GGz inGeest besparen op zowel de plantijd voor de centrale flexpoolplanners en de administratieve handelingen.
“Het moest efficiënter allemaal”, aldus stafmedewerker bedrijfsvoering Gert Martens. Omdat GGZ inGeest een koppeling heeft tussen ORTEC Harmony en het HR systeem Beaufort van Raet wordt de meerwaarde nog groter. Medewerkers worden vanuit Beaufort ingelezen in Harmony. Vervolgens wordt de beschikbaarheid van de medewerkers ingepland in het rooster.
Door vacatures en ziekte ontstaan er in het gepubliceerde rooster tekorten (uitgevallen diensten). De uitgevallen diensten worden door de afdelingen uitbesteed aan de Flexpool. De planners van de Flexpool kunnen de diensten c.q. tekorten zelf oplossen door het inplannen van flexmedewerkers of de diensten vanuit ORTEC Harmony met Shiftbidding uitzetten op het internet. De flexmedewerkers zien thuis alleen de diensten waarvoor ze bevoegd zijn en kunnen hierop boeken. De afdeling met de tekorten ziet meteen na het boeken dat de aangevraagde dienst is opgelost en welke flexmedewerker deze gaat uitvoeren. Aan het einde van de maand wordt het rooster geaccordeerd en via de salariskoppeling worden de (flex)medewerkers uitbetaald. Het betreft zogezegd één gesloten circuit!
Transparantie
“Voorheen werkten we met een aan Shiftbidding gelijke applicatie, waar we erg tevreden over waren”, zegt Gert Martens. “Het enige nadeel aan deze applicatie was dat het een losstaande oplossing was, waardoor de administratie van alle geplande diensten achteraf met de hand verwerkt moest worden. Met Shiftbidding hoeft dat niet meer; de administratie wordt in een keer doorgekoppeld. Hierdoor is het proces transparanter, is het beter te controleren en is de kans dat er fouten gemaakt worden enorm verkleind.”
Flexibel
Met de Flexpool module kunnen medewerkers flexibel ingepland worden. Oproepkrachten kunnen via internet hun beschikbaarheid opgeven, wat volgens Gert Martens “zeeën van tijd scheelt, doordat het Flexbureau al die medewerkers niet meer hoeft te bellen. Wel zijn er ten aanzien van dit onderdeel nog wel verbeteringen in het systeem te behalen.”
Over Shiftbidding, Flexpool en WebAccess
Flexpool
De module Flexpool van ORTEC Harmony is sterk verbeterd en uitgebreid. Optimale inzet van de medewerkers is hierbij het uitgangspunt. Flexmedewerkers kunnen hun voorkeuren uitspreken voor de afdeling(en) waar ze graag ingezet willen worden en hiermee wordt in de planning dan rekening gehouden. Als een medewerker niet de juiste kwalificaties voor een afdeling heeft en daarom niet op die betreffende afdeling mag werken, dan kan dat eveneens in het systeem worden aangegeven. De betreffende medewerker krijgt dan via Shiftbidding van een dergelijke afdeling ook geen diensten aangeboden.
WebAccess (in combinatie met Shiftbidding)
ORTEC Harmony WebAccess is via intranet en internet voor de medewerkers beschikbaar. Hiermee kunnen medewerkers op het werk of vanaf huis, of in feite vanaf elke willekeurige plek en op elk moment, hun rooster opvragen. Daarin kunnen zij zien wanneer ze een dienst hebben en met welke collega’s de dienst gedeeld wordt. Ook is het mogelijk om een ruiling aan te vragen bij een collega of kunnen gewerkte uren worden doorgegeven.
Daarnaast is het mogelijk de verschillende verlofkaarten te bekijken om het actuele saldo in te zien. Of kan men een aanvraag voor vakantie of een vrije dag indienen.
De flexmedewerkers kunnen daarnaast via WebAccess hun beschikbaarheid opgeven en meteen openstaande diensten boeken op hun 'voorkeursafdeling'.
Over GGz inGeest
Sinds 1 januari 2007 fuseerden de GGZ-instellingen GGZ Buitenamstel en De Geestgronden tot Stichting Buitenamstel Geestgronden. Hiermee is een nieuwe organisatie ontstaan die werkt voor mensen met psychische problemen vanuit 27 locaties in en om Amsterdam, Haarlem, Amstelveen en Hoofddorp. Later is de naam gewijzigd in GGZ inGeest. GGZ inGeest biedt hulp aan mensen van alle leeftijden en (culturele) achtergronden. GGZ inGeest is partner van het Vumc.
ORTEC in de gezondheidszorg
ORTEC is de grootste gespecialiseerde aanbieder van geavanceerde softwareoplossingen en consultancydiensten voor planning in de zorg. De ORTEC producten en adviezen geven zorginstellingen meer grip op hun planning en leiden tot een optimale afstemming van vraag en aanbod. Meer dan de helft van de 100 grootste zorginstellingen in Nederland en België maakt gebruik van de producten en diensten van ORTEC om de efficiëntie én kwaliteit van hun personeelsinzet en zorglogistiek te verhogen.
ORTEC biedt zowel stand-alone, als ook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners (op gebied van HR, ERP, ZIS, ECD, EPD). De personeelsplanningoplossing ORTEC Harmony, belangrijk onderdeel van onze integrale planningsaanpak, wordt inmiddels gebruikt voor het opstellen van de dienstroosters van ruim 250.000 medewerkers bij meer dan 150 zorginstellingen. ORTEC heeft in totaal meer dan 1000 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Azië en Noord-Amerika.
NOOT VOOR DE REDACTIE
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Sjoukje Dijkstra, afdeling Marketing & PR van ORTEC, telefoon +31 (0)182 540 500, mobiel +31 (0)6 145 464 24 e-mail:
sjoukje.dijkstra@ortec.com,
www.ortec.com