Een Europese aanbesteding met betrekking tot een eenmalige levering is achteraf relatief eenvoudig te controleren door externe accountants, interne controllers en of andere belanghebbenden. Raamovereenkomsten welke op basis van Europese aanbestedingsprocedures zijn gesloten, zijn voor in- en externe betrokkenen gedurende de looptijd lastiger te managen en te doorgronden.
Voor het leveren, implementeren en onderhouden van haar ICT infrastructuur contracteert een aanbestedende dienst, één leverancier voor een periode van 24 maanden met een mogelijke verlenging van tweemaal 12 maanden. De Europese aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en er wordt na definitieve gunning in eerste instantie aan alle eisen van doel- en rechtmatigheid voldaan.
De condities zijn contractueel geborgd en de leverancier gedraagt zich als betrouwbare partner binnen de grenzen van de raamovereenkomst. In de beginfase werd door de leverancier waargemaakt wat beloofd werd. De leverancier verkreeg hierdoor meer en meer vertrouwen. Leveranciers- en contractmanagement werden door de aanbestedende dienst op een beperkte manier uitgevoerd, immers de vertrouwde en strategische leverancier werd beschouwd als trusted partner.
Door ziekte, verlof en functieroulatie van de oorspronkelijke contractmanager werd aan Wierda & Entius gevraagd een ICT-inkoop audit uit te voeren. Wat bleek? De oorspronkelijke condities op basis waarvan de Europese aanbesteding aan de “economisch meest voordelige” leverancier was gegund werden niet meer (volledig) toegepast. De contractueel overeengekomen levertijden en financiële condities werden onvoldoende nageleefd. De aanbestedende dienst had moeten waken dat er geen sprake was van wezenlijke wijziging van de opdracht, echter had dit onbewust nagelaten! Hierdoor liep de aanbestedende dienst het risico dat, afgewezen partijen, dit juridisch aanhangig maakten en een nieuwe aanbesteding eisten.
De gevolgen, in dit geval, waren dat de aanbestedende dienst tegen mindere en niet conforme condities geleverd heeft gekregen met alle consequenties van dien. Doordat de toenmalig afgewezen inschrijvers bij de Europese aanbesteding geen inzicht hadden in de naleving van de raamovereenkomst konden zij het adequate rechtsmiddel(eisen van heraanbesteding) niet toepassen. De eventuele “sancties” van externe accountants en interne controllers en de daaruit voortvloeiende gevolgen werden onbedoeld voor lief genomen.
Over Wierda Entius ICT inkoop en adviesWierda Entius ICT inkoop en advies neemt samen met de opdrachtgever, de specifieke zorg van het ICT inkoopproces voor bedrijven en overheden geheel of gedeeltelijk uit handen. Deze werkwijze garandeert een onafhankelijke advisering. Het kan hierbij gaan om uiteenlopende zaken als het (Europees) aanbesteden van hardware, software of dienstverlening, in de verkennende inventarisatiefase tot en met de periodieke begeleiding van de controle op de uitvoering en de mogelijke bijsturing hiervan.
Tjerk Wierda en Paul Entius hebben een zeer brede en diepe ervaring op het gebied van in- en verkoop van bedrijfskritische ICT toepassingen. Voor specifieke kennisgebieden welke buiten de deskundigheid van Wierda & Entius vallen, wordt samengewerkt met een zorgvuldig opgebouwd netwerk van specialisten.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:Wierda Entius ICT inkoop en advies
Tjerk Wierda
Goudstraat 8
8211 AP LELYSTAD
T. 06-43859696
E.
tjerk@weadvies.nl I.
www.weadvies.nl