BCT Guiding Documents legt accent op ‘zaaksgewijs’ werken

BCT Guiding Documents is uiteraard ook dit jaar aanwezig op de vakbeurs Overheid & ICT, die van dinsdag 21 tot en met donderdag 23 april a.s. in de Jaarbeurs te Utrecht wordt gehouden. BCT Guiding Documents is te vinden in hal 1, stand D086.

BCT laat op de stand verschillende, nieuwe oplossingen voor bestuurlijke besluitvorming, digitale verwerking van inkoopfacturen, automatische documentregistratie en de digitale handtekening zien. Het centrale thema van BCT Guiding Documents tijdens Overheid & ICT is ‘zaaksgewijs’ werken. Onder het motto ‘Rond uw zaken af met Corsa’ worden op de stand verschillende voorbeelden getoond van de toepassing van zaaksgewijs werken, waarmee overheidsorganisaties hun dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd hebben.

Zaaksgewijs werken is een duidelijke trend bij de overheid. Met een ‘zaak’ wordt een samenhangende hoeveelheid werk bedoeld, die via een bepaald proces tot een duidelijk gedefinieerd product leidt. In dat proces zijn kwaliteit en doorlooptijd erg belangrijk. Deze nieuwe manier van werken maakt werkprocessen heel transparant en overzichtelijk -zowel intern als voor de burger- en kan prima ondersteund worden met Corsa ECM en het zakenmagazijn.

Zaaksgewijs werken
Bij zaaksgewijs werken wordt een zaak gestart door een document, dat via het digitale loket, e-mail, fax of post binnenkomt. Zodra een document binnenkomt, dat een zaak kan starten, wordt het in Corsa geregistreerd en opent Corsa automatisch een zaakdossier. Ook andere documenten, die gedurende de afhandeling van de zaak worden gegenereerd (zoals de ontvangstbevestiging en de vergunning) worden automatisch aan het zaakdossier gekoppeld. Elke zaak heeft een uniek zaaknummer, dat tijdens het hele proces de ingang tot de zaak en alle zaakgerelateerde objecten (bijvoorbeeld documenten, dossiers, personen) vormt. Corsa ondersteunt ook bij het ontwerp van specifieke procedures, die nodig kunnen zijn voor de afhandeling van een zaak. Die processen kunnen flexibel en naar eigen inzicht worden ingericht. Bovendien kan Corsa gekoppeld worden aan vrijwel alle bestaande back-office applicaties, die de processen afhandelen. Daarbij kan Corsa de rol van centraal document management systeem overnemen, waarin alle documenten en dossiers opgeslagen en beheerd worden. Ze zijn dan ook vanuit de back-office direct opvraagbaar. Na afhandeling van de zaak is er een compleet digitaal (zaak)dossier beschikbaar.

Het zaaksgewijs werken is een prima middel om informatie over de status van (lopende) zaken aan burgers te geven. Met behulp van DigiD kan de klant 24 uur per dag op de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) of via de Mijn Gemeente Pagina inloggen en toegang krijgen tot het zakenmagazijn. De statusinformatie is ook beschikbaar voor eigen medewerkers en managers, die bovendien managementrapportages over het aantal zaken en hun doorlooptijden kunnen opvragen.

Presentatie
BCT Guiding Documents verzorgt tijdens Overheid & ICT 2009 elke dag van 12:30 tot 13:15 uur samen met de gemeente Rijswijk een presentatie in inlooptheater Blauw. Tijdens de presentatie, die de titel ‘Gemeentebreed mid-office concept: goede zaak om mee te werken’ gekregen heeft, laat de gemeente Rijswijk de enorme voordelen van de invoering van het mid-office concept zien. Dankzij de combinatie van het organisatiebrede document management systeem Corsa en het zakenmagazijn van BCT is de dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd. De implementatie van de oplossing nam slechts drie maanden in beslag. Inmiddels zijn zo´n twaalf producten via het gemeenteportaal beschikbaar. Dat aantal zal de komende tijd snel toenemen. Dankzij de snellere afhandeling van digitale aanvragen en het statusinzicht, dat 24 uur per dag via de website toegankelijk is, steeg de gemeente Rijswijk op de ranglijst van de dienstverleningsmonitor van AndereOverheid.nl in korte tijd van de 273e naar de 15de plaats.

Wij willen u langs deze weg van harte uitnodigen om tijdens de beurs Overheid & ICT 2009 een bezoek te brengen aan onze stand D086 in hal 1, zodat we u wat meer over de ontwikkelingen bij BCT en de samenwerking met onze overheidsklanten kunnen vertellen.