BCT is partner in e-facturatie project van de gemeente Ede
De gemeente Ede en het ministerie van Economische Zaken hebben vandaag een intentieverklaring ondertekend voor de implementatie van e-factureren in de gemeente Ede. De intentieverklaring sluit aan op het actieplan Elektronisch Factureren van het ministerie van Economische Zaken, dat het gebruik van e-facturen in overheidsorganisaties gaat stimuleren. E-facturen maken niet alleen het betalingsproces sneller en betrouwbaarder, maar op termijn kunnen ze zelfs een besparing van zo’n 600 miljoen euro opleveren, zo heeft Economische Zaken berekend. Het systeem voor e-facturatie van de gemeente Ede is geleverd door BCT Guiding Documents.
De intentieverklaring tussen de gemeente Ede en het ministerie van Economische Zaken werd vandaag om 16.00 uur ondertekend tijdens een feestelijke bijeenkomst in jachthut De Pampel in Park De Hoge Veluwe. Namens de gemeente Ede zette wethouder Evert van Milligen van Financiën zijn handtekening en namens EZ ondertekende Marco Pastors het document. Pastors werd vorig jaar door het ministerie benoemd tot ambassadeur e-factureren. Een van zijn taken is met zoveel mogelijk partijen tot concrete afspraken te komen over de invoering van e-factureren. De overheid geeft natuurlijk zelf het goede voorbeeld. Vorig jaar zijn de Belastingdienst, het CWI en enkele andere overheidsinstellingen al met de invoering van elektronische facturen begonnen. Doelstelling is om in 2010 tien procent van de facturen in elektronische vorm te ontvangen en te versturen.
De ambities van de gemeente Ede reiken verder. In de intentieverklaring staat dat de gemeente Ede dit jaar al 5% van de facturen in elektronische vorm wil verwerken. In 2010 moet dat al de helft van de 81.000 facturen worden, die jaarlijks door de gemeente ontvangen en verstuurd worden.
Voor de digitalisering en verwerking van elektronische facturen heeft de gemeente Ede het systeem Corsa/Invoice van de Nederlandse leverancier BCT Guiding Documents aangeschaft. Het systeem bestaat uit software voor de digitale verwerking van inkomende facturen en de bijhorende workflow. Die zorgt ervoor, dat de facturen in digitale vorm naar de juiste medewerkers gestuurd worden, die de facturen moeten controleren of goedkeuren. Pas als dat proces is afgerond worden de facturen betaald. Het voordeel van e-facturering is, dat de facturen automatisch door het systeem herkend worden, zodat de gegevens niet meer handmatig ingetypt hoeven worden. Dat voorkomt fouten. Dankzij de digitalisering zwerven er ook geen papieren documenten meer door de organisatie, zodat ze ook niet meer kunnen zoekraken. Het systeem houdt bovendien actief in de gaten wie zijn goedkeuring nog moet geven en of het proces niet te lang duurt. Dat verhoogt de klantvriendelijkheid van de gemeente.
De elektronische facturen worden in het document management systeem van de gemeente opgeslagen, waar medewerkers en bestuurders de facturen en de status van net goedkeuringsproces altijd kunnen inzien. Daarnaast beschikt Corsa/Invoice over integratiemogelijkheden met de meeste financiële systemen, die bij overheden in gebruik zijn. Voor de uitwisseling van digitale facturen gebruikt BCT de UBL 2.0 standaard, die door Economische Zaken speciaal voor e-facturen ontwikkeld is.