Ede/Helmond, 9 december 2008 -- De Stichting ORO in Helmond heeft kortgeleden Contempus.Invoice van Simac Datacollect geïmplementeerd. De organisatie heeft een omvangrijke administratie en dus ook boekhouding. Overzicht en efficiëntie zijn voor het effectief verwerken van de inkomende facturen belangrijk.
ORO heeft een groot werkgebied en veel gedecentraliseerde budgethouders. Coördinator van de Economisch Administratieve Dienst (EAD) van Stichting ORO is Charles van Eemeren. “Als zorginstelling met meerdere locaties heb je net als elk bedrijf een uitgebreide administratie te voeren”, vertelt hij, “en onderdeel daarvan is de boekhouding, waarvoor wij het Exact-pakket gebruiken.” ORO verwerkt op jaarbasis ongeveer 20.000 facturen. Naast de eigen administratie verzorgt de EAD van ORO ook de administratie voor een aantal andere instellingen. “De facturenverwerking willen we graag ‘uniform’ afwikkelen; slimmer, efficiënter en kwalitatief hoger”, aldus Van Eemeren. “De keuze is gevallen op Contempus.Invoice, wat voldoet aan onze eisen en wensen en het goed ondersteunt.”
Inzicht in facturenstroomHet traject om Contempus.Invoice te implementeren is binnen twee maanden doorlopen. Het is gekoppeld aan Exact, want bepaalde informatie moet in het boekhoudpakket worden ingevoerd. “We willen bijvoorbeeld op één plek kunnen zien of een factuur betaalbaar of betaald is, zodat er duidelijkheid en inzicht is voor degene die zorgt voor de autorisatie. Daardoor is er breed binnen de organisatie historisch inzicht beschikbaar via Contempus.”
Na het centraal scannen en herkennen bij de administratieve dienst wordt de informatie binnen de systemen verwerkt en doorgestuurd. De boekhoudkundige medewerker koppelt aan de factuur eventuele inkoopdocumenten, die gezamenlijk worden gescand. De boekhouding voegt na de herkenning boekingsgegevens toe, waarna de workflow start voor autorisatie. Degene die een factuur moet goedkeuren krijgt via de mail een signaal en een link waardoor de browser de goed te keuren facturen kan openen. Er zijn diverse autorisatiemogelijkheden zoals inkoper, goedkeurder/budgethouder en uiteindelijk controller. Nadat het autorisatietraject is doorlopen worden de gegevens automatisch in het boekhoudpakket verwerkt en eventuele betalingen worden - met de facturen - teruggemeld.
Voor ORO is het duidelijk dat de factuurverwerking vanaf binnenkomst tot en met betaalbaar stellen veel sneller gaat dan voorheen. Via scannen en herkennen wordt veel tijdwinst geboekt. Direct na binnenkomst zijn facturen te allen tijde traceerbaar en de kwaliteit van de boekingen is duidelijk beter geworden. Van Eemeren: “Tijdens een accountantscontrole is men lovend over de wijze van vastlegging en de traceerbaarheid. Maar ook de budgethouders zien al snel de voordelen. Het goedkeuringstraject is ook inzichtelijker voor de managers.”
Simac Datacollect, Ampèrestraat 36, 6716 BN Ede.
Telefoon: 0318-649699. Website: www.datacollect.nl.Over Simac DatacollectSimac Datacollect, onderdeel van het aan de Euronext genoteerde Simac Techniek NV, is gespecialiseerd in het automatiseren van documenten en documentstromen (documenten in de breedste zin van het woord). Aan de ene kant betreft dat de traditionele insteek: door middel van scannen het papieren document omzetten naar digitale informatie. Aan de andere kant zijn we in staat om bestaande papieren formulieren en documenten beschikbaar te maken via een web browser en/of portal zodat er geen papier meer aan te pas komt. Het dienstenaanbod varieert van relatief eenvoudige standaardoplossingen tot en met complexe maatwerkoplossingen.
Simac Techniek NV, sinds 1986 genoteerd aan de beurs in Amsterdam, is als technologiebedrijf actief in de Benelux en Midden-Europa. De kernactiviteiten zijn systeemintegratie, dienstverlening en ontwikkeling met betrekking tot ICT-infrastructuren, ICT-applicaties en industriële elektronica & automatisering. Het aantal medewerkers binnen de kernactiviteiten bedraagt ruim 800.
Over Stichting OROMet ongeveer zestig locaties in en rond Helmond is Stichting ORO een van de belangrijkste regionale aanbieders van zorg en ondersteuning. ORO stelt mensen zo in staat zelf de richting in hun eigen leven te bepalen. De ongeveer 1.250 medewerkers (800 FTE) en 600 vrijwilligers begeleiden ruim 1.550 mensen met een verstandelijke beperking en kinderen met een ontwikkelingsachterstand.
Voor redactionele informatie of foto:Influx PR - Jakob Brons - Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn.
Tel.: 055 - 366 30 34, e-mail:
jakob@influx-pr.com. (Ref.: PB0508)