Amsterdam, 29 oktober 2008 - ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van Information Access Solutions, presenteert een nieuwe informatieve whitepaper. Deze whitepaper wordt gepubliceerd in het november/december nummer van KMWorld Magazine. Het adviseert organisaties die behoefte hebben om hun Elektronisch Opgeslagen Informatie (Electronically Stored Information; ESI) - inclusief al het e-mailverkeer - beter te beheren.
Situatie AnalyseHoewel de opslag van 250 GB aan data minder dan € 200,- kost, is het inhuren van een extern bedrijf die deze data verwerkt en doorzoekbaar maakt voor e-discovery, erg duur. Dit kan meer dan € 700.000,- kosten, zeker als je als bedrijf direct of indirect zaken doet in de Verenigde Staten of als je te maken kunt krijgen met Europese wetgevers en toezichthouders. De impact van deze kosten is vooral te merken bij de juridische en ondersteunende stafafdelingen binnen de organisatie. Deze groepen bevinden zich vaak op de eerste linie bij e-discovery activiteiten die binnen de organisatie voorkomen. Hoewel er veel geavanceerde informatie toegang technologieën verkrijgbaar zijn om deze kosten te reduceren, zijn er niet veel juridische professionals die hier gebruik van maken. En voor degene die dat wel doen, is het moeilijk om de e-discovery kosten effectief te beheren: dit komt door de voortdurende verslaving van organisaties om te veel elektronische data te behouden en op te slaan.
Regelgevende autoriteiten hebben duidelijke richtlijnen gesteld over welke data moet worden opgeslagen en gedurende welke termijn. Alleen in bepaalde uitzonderingen moet bijvoorbeeld alle e-mail opgeslagen en behouden worden. Vaak zijn er geen praktische of wettelijke eisen voor het behouden van grote hoeveelheden organisatorische gegevens. Deze hoeveelheden zijn met name zo omvangrijk doordat elektronische informatie vaak meerdere keren binnen een organisatie wordt opgeslagen.
Voordat ‘data cq. informatie’ verandert in ‘kennis’ moet de data worden gestructureerd en georganiseerd. Tevens moet er begrip zijn voor de impact van de data.
E-mail zorgt voornamelijk voor de hoge kosten en risico’s van e-discovery. Mensen bewaren hun e-mails omdat het gemakkelijk is. Maar de e-mailarchieven (PST’s) groeien snel uit tot GigaBites aan informatie. Problemen blijven bestaan doordat de informatie in deze PST-mappen vaak niet is gestructureerd.
Belangrijkste onderdelen van de WhitepaperDe nieuwe whitepaper van ZyLAB gaat in op zaken als de behoefte aan het verwijderen van e-mail, de ontwikkeling van een documentatieplan en het implementeren van een Records Management Systeem. Ook de aanpak van het e-mail probleem en het trainen en het afdwingen van de Record Management Application (RMA) oplossing komen aan bod, net als ZyLAB’s universele benadering van Records Management, e-Discovery en Kennis Management.
“De opslagkosten zelf zijn zo laag dat het constante groeien van capaciteit een erg logische en doordachte oplossing lijkt om data te kunnen beheren. Toch blijkt dat in sommige situaties problemen ontstaan wanneer informatie gevonden moet worden binnen de informatieopslag. De juiste opslag oplossing zorgt ervoor dat organisaties de verwerkingskosten in de hand kunnen houden, het werk effectiever kunnen uitvoeren en dat de wettelijke risico’s verminderen”, aldus Dr. ir. Jan Scholtes, algemeen directeur van ZyLAB. “De e-discovery markt groeit met meer dan 30% per jaar. De kosten voor bedrijven stijgen even hard mee en soms zelfs sneller! Enerzijds kan efficiëntere e-discovery technologie helpen bij het verminderen van deze groei, maar uiteindelijk kunnen alleen goede records management en het opleggen en handhaven van, de door de organisatie, opgelegde bewaar- en vernietigingstermijnen dit probleem oplossen. Wanneer we deze acties niet implementeren, zal de rekening voor de juridische afdeling de wet van Moore volgen: het zal iedere achttien maanden verdubbelen.”
ZyLAB’s whitepaper: “An Overlooked Key to Records Management and e-Discovery” is te vinden op:
hier.
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. ZyLAB - opgericht in 1983 - is een toonaangevende leverancier van Document Management software die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina's gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 200 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 7.500 installaties wereldwijd en meer dan 350.000 gebruikers beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en -applicaties. ZyLAB's Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie:
www.zylab.com
Voor redactionele informatie: ref.: PB1308 Influx PR, Jakob Brons, Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn. Telefoon: 055-3663034, fax: 055-3602661, e-mail:
jakob@influx-pr.com, Website:
www.influx-pr.com