Amsterdam, 11 juni 2008 – ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van Information Access Solutions, heeft voor de secretariaten van de diverse locaties van Zuwe een gebruiksvriendelijke archiverings- en zoekoplossing gerealiseerd. Dankzij de nieuwe digitale archiverings- en terugzoekmogelijkheden zal het ruimtetekort, waar het directiesecretariaat van het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis mee kampt, nu worden opgelost en zijn de omvangrijke archiefsystemen veiliggesteld en gebruiksvriendelijk toegankelijk via ZyLAB’s ZyIMAGE-oplossing.
Zuwe bestaat uit verschillende zorginstellingen en is verspreid over meerdere locaties in en rond Woerden.“Vanwege de decentrale secretariaten en doordat er vaak is verhuisd, was er een enorm ruimtetekort ontstaan en een groot gevaar voor het zoekraken van stukken”, vertelt Audrey van der Meyde van het secretariaat HR van het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis. “Het Hofpoort Ziekenhuis wilde daarom zowel de nieuwe correspondentie als de bestaande archieven digitaliseren. De verschillende locaties zouden dan direct toegang moeten krijgen tot de documenten. Toegankelijkheid en zoekmogelijkheden die de ‘normale’ zoekterminologie overstijgen zijn daarbij cruciaal.”
Voor het Hofpoort Ziekenhuis was na verloop van tijd duidelijk dat de gewenste oplossing de ‘standaard’ postarchiefsystemen oversteeg. Tijdens een kennismaking met ZyLAB op een Management Support Beurs werd echter al snel duidelijk dat de zoeksystemen van ZyLAB en de achterliggende technologie specifiek toepasbaar is voor de problemen van het Hofpoort Ziekenhuis. “Maar ook snel en gebruiksvriendelijk genoeg”, aldus Audrey van der Meyde, “omdat er op veel verschillende onderwerpen en schrijfwijzen kan worden gezocht. We hebben natuurlijk een inventarisatie gedaan van meerdere aanbieders, maar die konden de mogelijkheden qua zoektechnologie niet bieden.”
Vanuit meerdere locaties: Snel zoeken en vinden Voor de diverse secretariaten wordt nu een archiveeroplossing gebruikt die alle fysieke poststukken – zowel de inkomende als uitgaande - scant en archiveert. Deze dagelijkse correspondentie omvat ook notulen, contracten enzovoort. “Voor het archiveren van de poststukken is een protocol opgesteld waarbij het voor de secretariaten duidelijk is welke stukken werkelijk in het archief horen”, stelt Audrey van der Meyde. “Te denken valt dan aan notariële- en juridische stukken; via het directiesecretariaat worden momenteel geen stukken gearchiveerd die gerelateerd zijn aan patiënten. De te scannen stukken worden op basis van het duidelijke protocol verzameld en alles wordt centraal ingevoerd. Eventuele uitzonderingen worden door het management bepaald. Ook de toegankelijkheid is via de protocollen geregeld; zodat niet alle documenten voor iedereen inzichtelijk zijn. Wat erg belangrijk is; we zijn ontzettend blij dat het nu mogelijk is om vanuit diverse locaties met z’n allen binnen hetzelfde archief te werken!”
Digitale toekomst
Naast de mogelijkheid tot het archiveren en het raadplegen van de archieven via de ZyIMAGE webbrowser, heeft ZyLAB ook geadviseerd over de verdere mogelijkheden die er zijn voor het archiveren van bijvoorbeeld projectgerelateerde e-mail. Volgens Audrey van der Meyde zal daar zeker op voortgebouwd worden. “Het secretariaat wordt nu als ‘proeftuin’ gebruikt. Echter, de wijze van invoeren van stukken, de snelheid en de klantvriendelijkheid van de oplossing is ook op andere afdelingen duidelijk doorgedrongen. Meerdere afdelingen zijn al geïnteresseerd en willen aansluiten. Daaronder ook de afdeling Automatisering – vanaf het begin betrokken – die steeds enthousiaster is geworden.”
Over Zuwe Zuwe bestaat uit Zuwe Zorg en het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis (Woerden). Samen bieden zij onder meer ziekenhuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuiszorg, thuiszorg, jeugdgezondheidszorg, maatschappelijk werk, dieetadvisering, cursussen en welzijnsdiensten.
Meer informatie:
www.zuwe.nl Over ZyLAB
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. ZyLAB – opgericht in 1983 – is een toonaangevende leverancier van Document Management software die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina’s gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 200 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 7.500 installaties wereldwijd en meer dan 350.000 gebruikers beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en –applicaties. ZyLAB’s Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie:
www.zylab.com
Voor redactionele informatie: ref.: PB0808
Influx PR, Jakob Brons, Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn. Telefoon: 055-3663034,
fax: 055-3602661, e-mail:
jakob@influx-pr.com, website:
www.influx-pr.com