Zoetermeer, 3 maart 2008 – Provincie Zeeland (
www.zeeland.nl) kampt met een wildgroei aan e-mails waardoor de e-mailserver dichtslibt. MDES HotColdFrozenData (
www.mdes.nl) deed daarop onderzoek naar de provinciale opslagbehoefte. “Onze e-mailberg blijkt jaarlijks met 416 procent te groeien, maar nu weten we precies welke informatie wel en niet meer bewaard hoeft te worden.”
In totaal zijn op dit moment 1.250.000 e-mailberichten terug te vinden in het operationele systeem van de provincie Zeeland. Van deze e-mails heeft 440.000 een attachment, waaronder tevens omvangrijke provinciale besluiten en grafische bouwtekeningen. Sommige van deze e-mails moet bewaard blijven, andere e-mails kunnen worden weggegooid. Jaarlijks gaat het om ongeveer 7 miljoen e-mails die in- en uitgaand, en intern worden verstuurd, waarvan ongeveer 15 procent verplicht bewaard moet worden uit hoofde van de Archiefwet. Bijvoorbeeld bepaalde besluiten van het provinciaal bestuur, het College van Gedeputeerde Staten. Met de uitkomsten van het onderzoek kan de provincie Zeeland gerichte functionele eisen stellen aan een nieuw digitaal archiefsysteem.
Van 40 naar 100 Gigabyte in 2 jaar
“Op dit moment legt de wildgroei aan e-mails beslag op 40 Gigabit van onze opslagcapaciteit,” zegt André Roelse, Hoofd ICT bij Provincie Zeeland. “Onze e-mailberg blijkt jaarlijks met 416 procent te groeien. Dit zorgt inmiddels voor een dichtslibbende Exchange-server die zowat uit zijn voegen barst. Het onderzoek van MDES wijst uit dat de opslagbehoefte binnen 2 jaar verder zal groeien naar 100 Gigabyte als we niet op zoek gaan naar een slimme opslagmethode. Het bijplaatsen van een extra e-mailserver is geen optie, want daarmee vergroot je de complexiteit van het beheer. Wij willen naar een voorziening toe om onze email-server via een slimme oplossing te ontlasten, waarmee e-mails die bewaard moeten blijven worden weggeschreven naar een andere omgeving. Naar een plek waar de e-mails het operationele systeem niet meer belasten, maar ze nog wel opgeroepen kunnen worden als dat nodig is.”
Hot, cold en frozen data
Voor de provincie Zeeland was het daarom belangrijk om inzage te krijgen in het soort documenten dat in de organisatie aanwezig is. Roelse: “Via het onderzoek weten we nu precies welke informatie op welke manier bewaard kan worden. MDES heeft dit mooi omschreven als Hot, Cold en Frozen data, waarin je verschillende typeringen voor verschillende soorten data aanbrengt. Hot data kan nog wijzigen. Een nota waar bijvoorbeeld nog aan gewerkt wordt. Cold data heeft een definitieve status. Er vinden geen mutaties meer plaats, maar het wordt nog wel vaak geraadpleegd. Een uitvoeringsplan bijvoorbeeld dat voortvloeit uit een nota. Frozen data staat nog ergens op het netwerk, maar er wordt niets meer mee gedaan. Bij frozen data kun je je afvragen of je het wel op dure netwerkschijven moet laten staan, of dat je het naar een ander en minder kostenintensief medium kunt wegschrijven dat online eventueel alsnog opgevraagd kan worden.”
Diepte-analyse
MDES heeft voor het onderzoek tijdelijk specifieke software geïnstalleerd op het netwerk van de Provincie Zeeland. “Daarmee scannen wij alle documenten gedurende een bepaalde periode,” zegt Frank Bertram, directeur van MDES HotColdFrozenData. “Aan de hand van de uitkomsten en een diepteanalyse zijn wij in staat om te analyseren wat hot, cold, en wat frozen data is. De provincie heeft hiermee antwoorden gekregen op een aantal vragen. Om wat voor soort e-mails gaat het? Gaat het om memo’s of officiële documenten? Hoe oud zijn die e-mails? En waar bevinden die e-mails zich? Dat soort vragen.”
Resultaten onderzoek
De provincie Zeeland kan met de inzichten in de verschillende soorten informatie een aantal voordelen realiseren bij aanschaf van een nieuw digitaal archiefsysteem. Bertram: “Het beheer wordt eenvoudiger, er wordt bespaard op back-up media, de back-up en restore zal sneller verlopen, er is meer controle over de bestanden, en de provincie weet zeker dat er voldaan wordt aan regelgeving ten aanzien van opslagbeheer.”
Over MDES HotColdFrozenData
MDES is een onderzoek- en consultancyorganisatie, gevestigd in Zoetermeer. Het bedrijf heeft zes medewerkers en is gespecialiseerd in onderzoek en advies op het gebied van storage en security. MDES heeft een onderzoeksmodel ontwikkeld waarmee organisaties onderscheid kunnen maken tussen Hot, Cold en Frozen data. Uitkomsten van een dergelijk onderzoek geven inzicht in de soorten informatie binnen een organisatie, met indicaties voor benodigde oplossingen om deze informatie op een slimmere manier te beheren.
MDES HotColdFrozenData
Koen Stegeman
koen@kinxx.nl 31 (0)6 30491407