Amsterdam, 26 februari 2008 – Te laat aanschuiven of geen verstand hebben van de technologie: ook bij online vergaderen kunnen deelnemers blunders maken. WebEx Communications, marktleider in on-demand collaboration-oplossingen, brengt de etiquette voor online communicatie in kaart.
Ook wanneer medewerkers puur virtueel met elkaar communiceren, is het mogelijk een slechte indruk achter te laten. Veel mensen staan volgens WebEx niet stil bij de etiquette voor online communicatie. Maar of medewerkers nu online vergaderen, een webpresentatie houden of een internettraining volgen, er zijn wel degelijk zaken waarmee ze rekening moeten houden.
Dit is de top 5-etiquette voor webmeetings van WebEx.
- Wees op tijd – Net als in het dagelijkse zakenleven heeft op tijd zijn een hoge prioriteit. Door te laat te komen, neemt de betreffende deelnemer een zakenpartner namelijk iets kostbaars af: tijd. Mocht te laat komen onvermijdelijk zijn, meld het dan van tevoren. In dat geval kan de andere partij de wachttijd in ieder geval nuttig besteden.
- Wees bekend met de technologie – Het is voor participanten erg storend wanneer iemand de techniek niet onder de knie heeft en daardoor de vergadering vertraagt. Volg eventueel van tevoren een training.
- Geen webcam? Dan draait het om de stem – Zonder webcam komt alles aan op wat iemand zegt en de toon waarop het gezegd wordt. Goed nadenken alvorens te spreken is dus erg belangrijk. En lachen mag, ook door de telefoon.
- Wel een webcam? Denk aan kleding en gebaren – Kijk recht in de lens, draag nette kleding en maak geen gebaren die deelnemers verkeerd kunnen opvatten. Ook een passende achtergrond en de juiste belichting zijn belangrijk.
- Noem namen – Noem altijd eerst uw naam voordat u begint te praten in een webvergadering. Dit schept duidelijkheid.
Naast deze vijf gedragsregels is er nog een aantal andere belangrijke aandachtspunten voor online communicatie. Het is overal ter wereld een ongeschreven regel om elkaar te laten uitpraten. Mocht een monoloog te langdradig worden, dan is het mogelijk deze te onderbreken met een gesloten vraag over het betreffende onderwerp. Via een geïntegreerd chatpanel kunnen tijdens de meeting vragen gesteld worden. Is er echt geen tijd meer voor vragen, stel dan voor deze schriftelijk, na de meeting, te behandelen. In de microfoon zuchten of zwaar ademen wordt niet op prijs gesteld. Let hierop, met name wanneer er met headsets wordt gewerkt. Uitkomst is om de muteknop in te drukken als iemand anders aan het woord is. Daarnaast is het netjes om gesprekspartners aan het begin van het gesprek kort te introduceren. Tot slot is bij de les blijven ook van belang. Hosts kunnen vaak zien wanneer iemand met iets anders bezig is op zijn of haar desktop .
Met de oplossingen van WebEx is webconferentie met een onbeperkt aantal deelnemers over de gehele wereld mogelijk. Hier is alleen een pc met internetverbinding voor nodig. Zo kunnen gebruikers gezamenlijk real-time aan documenten werken, applicaties gebruiken en presentaties houden. Gesprekken zijn te voeren via teleconferentie waarbij webcamgebruikers elkaar kunnen zien.
# # #
Over WebEx
WebEx, nu onderdeel van Cisco (Nasdaq: CSCO), is marktleider op het gebied van on-demand collaboratietoepassingen. WebEx-applicaties worden gebruikt door de gehele organisatie, binnen sales, support, training, marketing, engineering en productontwikkeling. WebEx levert zijn applicaties via het eigen WebEx MediaTone Network, een wereldomspannend netwerk speciaal voor het veilig beschikbaar stellen van on-demand toepassingen. WebEx Communications is gevestigd in Santa Clara, Californië (VS), en heeft regionale hoofdkantoren in Europa (Amsterdam), Azië en Australië. Voor meer informatie:
www.webex.nl of +31 (0)20 – 410 8700.
Over Cisco Systems
Cisco (Nasdaq: CSCO) is wereldwijd marktleider op het gebied van netwerkoplossingen. Deze veranderen de manier waarop mensen met elkaar verbonden zijn, communiceren en samenwerken.
Meer informatie over Cisco is beschikbaar via
www.cisco.com. Nieuws, achtergronden en foto’s vindt u in de Cisco Newsroom: newsroom.cisco.com.
Cisco-apparatuur wordt in Europa geleverd door Cisco Systems International BV, een volledige dochteronderneming van Cisco Systems, Inc.
Voor meer informatie:
Lammers van Toorenburg Benelux PR
Anja Breunis / Kirsten van de Groep
Tel.: +31 (0)30 – 65 65 070
E-mail:
webex@lvtpr.nl