Voor kleinere organisaties is het vaak een lastige afweging; investeren in nieuwe software of toch nog even wachten. Het budget voor automatisering is vaak beperkt en het is voor ondernemers vaak onduidelijk wat de meerwaarde is van software-investeringen. Dit geldt ook voor documentmanagement.
Een document managementsysteem kan een MKB-bedrijf vele voordelen bieden. Zoals bijvoorbeeld het digitaliseren van informatiestromen binnen de organisatie, het beheren van contracten en het snel toegankelijk maken van digitale documenten. Dit draagt bij aan een betere kennisdeling en een betere toegankelijkheid van informatie. In de praktijk blijkt dat veel ondernemers echter niet tijdig nadenken over hoe zij hun documenten het beste kunnen beheren. Met als gevolg dat er problemen ontstaan met versiebeheer en het terugvinden van documenten. Decos adviseert MKB’ers om deze problemen te voorkomen door in een vroeg stadium na te denken over het beheren en archiveren van documenten.
Er bestaat geen standaardformule waarmee kan worden vastgesteld of een investering in een document managementsysteem gerechtvaardigd is. Wel zijn er verschillende aspecten van belang bij de afweging om al dan niet een document managementsysteem te implementeren.
Een document managementsysteem kan al rendabel zijn voor bedrijven met slechts een beperkt aantal medewerkers. Bovendien geldt dat wanneer een bedrijf sterk groeit, de toegevoegde waarde van een document managementsysteem toeneemt. Hoe meer documenten er binnen een organisatie circuleren, hoe belangrijker het wordt om het documentbeheer te optimaliseren. In de praktijk komt het echter vaak voor dat informatie lokaal opgeslagen wordt, waardoor het niet toegankelijk is voor anderen. Dit geldt bijvoorbeeld vaak voor e-mail. Ook wordt er vaak geen back-up van de gegevens gemaakt wat de continuïteit van de organisatie in gevaar brengt.
Ook geografische spreiding kan een belangrijke reden zijn om te kiezen voor een (web-based) document managementsysteem. Indien er meerdere vestigingen zijn of als er vanaf verschillende locaties gewerkt wordt, neemt het belang van centraal documentbeheer toe. Dit geldt ook voor organisaties waar thuiswerken wordt toegestaan. Het werken vanuit verschillende locaties leidt er vaak toe dat bestanden ook op verschillende plaatsen worden opgeslagen, waardoor informatie niet goed wordt gedeeld.
Tot slot is het type organisatie een aandachtspunt. Er zijn organisaties die meer baat hebben bij documentbeheer dan anderen. Kennisintensieve organisaties zijn bijvoorbeeld afhankelijker van informatie dan de gemiddelde organisatie. Een goede toegankelijkheid van informatie is bij deze organisaties cruciaal voor een efficiënt werkproces.
MKB’ers twijfelen soms over de noodzaak van een document managementsysteem en de mogelijkheden die een dergelijk systeem biedt. In de praktijk blijkt echter dat het implementeren van een document managementsysteem naast een kostenbesparing ook een tijdsbesparing oplevert. Door de hogere productiviteit worden de implementatiekosten van een document managementsysteem relatief snel terugverdiend. Ook kan er een besparing worden gerealiseerd door het reduceren van de benodigde opslagcapaciteit.
Decos Software biedt voor het MKB een document managementsysteem met standaardinrichtingen die hierdoor snel kan worden geïmplementeerd. Bovendien is deze oplossing van Decos beschikbaar via internet voor een vast bedrag per maand, waardoor uitbreiding van het aantal gebruikers eenvoudig is en de kosten inzichtelijk zijn.
“Er bestaat nog veel onduidelijkheid bij kleinere organisaties ten aanzien van documentbeheer”, aldus Alrik van Kuijk, marketing manager bij Decos. “Men ziet wel dat de hoeveelheid documenten sterk toeneemt, maar weet niet goed hoe zij informatie het beste digitaal kunnen vastleggen, beschikbaar stellen en archiveren. Een document managementsysteem kan voor iedere organisatie rendabel zijn. Wij raden MKB’ers daarom zeker aan om zich tijdig in documentbeheer te verdiepen.”
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over Decos Software Engineering
Decos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting op 1 december 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Sinds de introductie van het volledige web-based document managementsysteem Decos Document – web edition in 1999 geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Decos Software biedt een flexibele, betrouwbare en complete oplossing voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie:
www.decos.nl Voor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Rogier Heemskerk van LEWIS, Global Public Relations:
Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rogierh@lewispr.com www.lewispr.com Voor verdere algemene informatie kunt u contact opnemen met Alrik van Kuijk van Decos Software Engineering
Tel: +31 (0)71 364 0700
E-mail:
a.vankuijk@decos.com