Ede/Veenendaal, 12 december 2007 - - Vallei Auto Groep laat digitale facturen binnen de organisatie rondgaan en goedkeuren. Binnen de organisatie met meerdere vestigingen en veel units zoals magazijn, schade en lease komen veel facturen binnen. Voor de administratie betekende dit dat er regelmatig facturen zoek raakten of niet goed gecontroleerd of tijdig getekend werden. De oplossing werd aangedragen door Simac Datacollect met Contempus.Invoice; als Software as a Service (SaaS) via
www.facturenservice.nl.
De facturen van Vallei Auto Groep worden nu centraal gescand, verstuurd naar ‘de facturenservice’ van Simac Datacollect, gecontroleerd, van kenmerken voorzien en digitaal klaargezet voor de administratie. De eerste stap binnen een efficiënt verwerkingsproces.
Het grootste deel van de facturenverwerking gebeurt ‘in service’ (SaaS) en er wordt per verwerkte factuur betaald. “Een overzichtelijk kostenplaatje met een snellere terugverdientijd dan het implementeren van een eigen toepassing”, stelt Klaas Koopman, Hoofd automatisering Vallei Auto Groep. Daarnaast speelt het gemak voor de organisatie en de gebruikers een grote rol. “We hebben uitgerekend dat er een omslag is bij ongeveer 20.000 facturen per jaar; wij zitten op zo’n 10.000 facturen.
Snelle autorisatie dankzij goede workflow
Alle facturen voor Vallei Auto Groep worden centraal op de administratie in Ede ontvangen. Daar worden de facturen gescand en de scanner zorgt via de ‘scan to mail’ functie dat de gedigitaliseerde facturen automatisch naar een mailadres van Simac Datacollect worden gestuurd. De originele facturen worden gearchiveerd en na het scannen wordt alleen nog van de digitale facturen gebruik gemaakt. Bij Simac worden de wezenlijke kenmerken zoals leveranciersnaam, factuurnummer en boekdatum van de factuur herkend en zijn daarna via de webportal met eigen inlognaam en wachtwoord in Contempus.Invoice beschikbaar voor de administratie. Door grootboeknummers toe te voegen, wordt ook automatisch de tekenbevoegde toegekend. Zodra de administratie dat heeft gedaan wordt de workflow gestart en de nieuwe facturen automatisch via de mail gemeld bij een tekenbevoegde. Die kan dan vanuit een link in het mailtje met een eigen code inloggen en de factuur controleren en goedkeuren of met een opmerking terugsturen of ‘parkeren’ om nog iets uit te zoeken. Daarna volgt de factuur automatisch de workflow die officieel – afhankelijk van de budgethouder – voor autorisatie moet worden gevolgd. De gehele goedkeuringsslag wordt vastgelegd en meegestuurd volgens de AO/IC-regels (Administratieve Organisatie en Interne Controle).
“De facturenservice zoals wij die leveren is voor de gebruikers een eenvoudig proces dat snel wordt opgepakt”, aldus Peter Bouwmans, directeur van Simac Datacollect. “Na de start was de toepassing binnen Vallei Auto Groep al snel ingeburgerd. Ze hebben de nieuwe manier van werken na een korte instructie van tien minuten per persoon direct ingevoerd. En het werkt prima!”
Simac Datacollect, Ampèrestraat 36, 6716 BN Ede.
Telefoon: 0318-649699. Website: www.datacollect.nl.
Over Simac Datacollect
Simac Datacollect, onderdeel van het aan de Euronext genoteerde Simac Techniek NV, is gespecialiseerd in het automatiseren van documenten en documentstromen (documenten in de breedste zin van het woord). Aan de ene kant betreft dat de traditionele insteek: door middel van scannen het papieren document omzetten naar digitale informatie. Aan de andere kant zijn we in staat om bestaande papieren formulieren en documenten beschikbaar te maken via een web browser en/of portal zodat er geen papier meer aan te pas komt. Het dienstenaanbod varieert van relatief eenvoudige standaardoplossingen tot en met complexe maatwerkoplossingen.
Simac Techniek NV, sinds 1986 genoteerd aan de beurs in Amsterdam, is als technologiebedrijf actief in de Benelux en Midden-Europa. De kernactiviteiten zijn systeemintegratie, dienstverlening en ontwikkeling met betrekking tot ICT-infrastructuren, ICT-applicaties en industriële elektronica & automatisering. Het aantal medewerkers binnen de kernactiviteiten bedraagt ruim 800.
Over Vallei Auto Groep
Vallei Auto Groep is binnen de automotiv-branche één van de grotere dealerorganisaties in Nederland. De vestigingen in Veenendaal, Scherpenzeel, Ede en Wageningen – dus de regio Gelderse Vallei – voeren de merken VW (ook bedrijfswagens), Audi en Seat. Naast onderhoud voor deze merken heeft de groep ook een groeiende lease tak – Vallei Autolease – en in Veenendaal een eigen schadebedrijf. In totaal zijn er zo’n 200 medewerkers.
Voor redactionele informatie of uitgebreide case:
Influx PR - Jakob Brons - Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn.
Tel.: 055 - 366 30 34, e-mail: jakob@influx-pr.com. (Ref.: PB0707)