In eerste instantie werd de inkoop van informatie- en communicatietechnologie (ICT), hardware, software en dienstverlening, gedaan door het management, later werden deze taken intern verschoven naar automatiseerders en nu veelal uitgevoerd door inkopers.
Het ICT inkoopproces is in beginsel niet anders dan het reguliere inkoopproces, waarbij inkoop zorgt voor tijdige levering van goederen en diensten om de voortgang van het bedrijfsproces zeker te stellen.
De simpelste en smalste definitie van inkoop is alles waar een factuur tegenover staat. Inkoop bevindt zich in het prille proces om te worden erkend als strategische bedrijfsfunctie.
Inmiddels is echter breed erkend dat inkoop veel meer is dan het doorlopen van het inkoopproces.
De cyclische en opeenvolgende 7 stappen van het inkoopproces zijn: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Er is een scala aan onderzoeken en modellen te noemen die ingaan op de verschillende aspecten die relevant zijn voor inkoop en de professionalisering daarvan.
Deze professionalisering van inkoop die de bedrijfsvoering beïnvloedt, is vooral van toepassing op het gebied van ICT inkoop in verband met de bedrijfskritische toepassing van ICT. Inkopers zien zich dan ook in toenemende mate geconfronteerd met de vraag om ondersteuning bij de inkoop of de uitvoering van inkoop van ICT producten en diensten. Men wordt zich langzamerhand bewust dat juist bij de inkoop van ICT enorme voordelen zijn te behalen met het toepassen van een gestructureerde aanpak(de 7 voornoemde inkoop stappen) en gespecialiseerde ICT kennis.
Het inkopen van ICT behoort binnen het inkoopvakgebied tot een specialisme wat analogieën bevat van de Ansoff matrix. In dit voorbeeld, het vierde kwadrant van Ansoff; de diversificatie, een nieuwe markt gecombineerd met een nieuw product, is uiterst risicovol voor zowel de verkoper als de inkoper.
Veel organisaties onderkennen de benodigde deskundigheid, echter ze hebben deze specifieke kennis meestal niet voldoende in huis. Binnen de ICT branche is er een groeiende tendens om de activiteiten die niet tot de eigenlijke kerntaken behoren geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan externe deskundigen.
De inkoop van ICT is veelal geen doorlopend proces in een steeds veranderende markt. Dit eist te veel up to date kennis en kunde van de eigen inkoper om efficiënt en effectief te kunnen zijn. Outsourcing van bepaalde activiteiten uit het ICT inkoopproces is hierbij het middel om tot effectieve en efficiënte inkoop te komen.
Cruciaal uitgangspunt bij het ICT inkoopproces is de ‘behoefte vraag’. De ICT behoefte wordt ingekocht tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden. Inkopers zorgen voor het ‘rationaliseren’ van het inkoopproces. Zij doen dit door middel van een complete functionele specificatie, het analyseren van de markt en de leveranciers en het maken van een gedegen besluitvorming. De inkoper werkt nauw samen met de automatiseerder en het management samengesteld in een decision making unit, DMU. Deze bedrijfsvertegenwoordigers nemen beslissingen op basis van zakelijke rationele argumenten, los van persoonlijke en emotionele argumenten. In het ICT inkoopproces zien we met de komst van aanbestedingen en Europese Aanbestedingen binnen overheden en niet overheden, dat de zakelijke rationele argumenten de oneigenlijke argumenten verslaan. Het is een beweging waarbij de oorspronkelijke verschillen in overheidsinkopen en niet overheidsinkopen kleiner worden door onder andere de Code Tabaksblat, de Sarbanes-Oxley Act, accountantscontrole en interne of externe duurzaamheids codes.
Wierda Entius ICT inkoop en advies neemt samen met en op rekening en risico van de opdrachtgever, de specifieke zorg van het ICT inkoopproces voor bedrijven en overheden geheel of gedeeltelijk uit handen. Deze werkwijze garandeert een onafhankelijke advisering. Het kan hierbij gaan om uiteenlopende zaken als het (Europees) aanbesteden van hardware, software of dienstverlening in de verkennende inventarisatie fase tot en met de begeleiding van de controle op de uitvoering en de mogelijke bijsturing hiervan.
Tjerk Wierda en Paul Entius hebben een zeer brede en diepe ervaring op het gebied van in- en verkoop van bedrijfskritische ICT toepassingen. Voor specifieke kennisgebieden welke buiten de deskundigheid van Wierda Entius vallen, wordt samengewerkt met een zorgvuldig opgebouwd netwerk van specialisten.
Meer informatie over ICT inkoop: Wierda Entius ICT inkoop en advies:
info@weadvies.nl of
www.weadvies.nl
Tjerk Wierda tel. 06 - 43859695 |
Paul Entius tel. 06 – 43859696
 |