Kampen / Amersfoort, 15 december 2006 - - De Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten (RACM) digitaliseert het complete archief en maakt het elektronisch doorzoekbaar. Daardoor wordt het mogelijk de dienstverlening naar een veel hoger plan te trekken. Niet alleen de beschikbaarheid en doorzoekbaarheid van de archiefinformatie wordt sterk verbeterd, ook is een kwaliteitsslag gemaakt waardoor alles nu op de juiste wijze is gedocumenteerd. Het archief representeert een enorme hoeveelheid informatie waar de archeologische wereld maar ook een breder publiek sterk in is geïnteresseerd. Informatie die - vanwege de kwetsbaarheid van de unieke, voornamelijk papieren bronnen - beperkt toegankelijk was. De digitalisering van het archief wordt verzorgd door M&R micro-imaging BV uit Kampen.
“Deze archieven geven ontzettend veel inzicht in de historie en cultuur van Nederland en zijn eigenlijk het bewijs van wat er eens was”, zegt Theo Geurtsen, archivaris bij de dienst. “De informatie is niet meer reproduceerbaar, omdat er bijvoorbeeld een nieuwe woonwijk is gebouwd op de plek van een opgraving, maar er zijn nog wel gedetailleerde tekeningen en uitgebreide rapporten. De archeologische gemeenschap is daarin natuurlijk erg geïnteresseerd.”
In het verleden werd een bepaald deel van de informatie op microfilm vastgelegd, maar dat was vooral bedoeld als een beperkt back-upbestand. “Daarnaast zijn de beschrijvingen van bijvoorbeeld de opgravingstekeningen al opgenomen in het document managementsysteem Livelink dat door de dienst wordt gebruikt”, aldus Geurtsen. “We zijn tot de conclusie gekomen dat digitalisering van het totale archief de beste toekomstgerichte oplossing is.” Daardoor is het mogelijk om de digitale bestanden direct te koppelen aan Livelink, het archief op een goede manier te beheren en de dienstverlening te verbeteren.
Geurtsen: “M&R kan zo’n intensief project op de juiste wijze invullen en begeleiden. Niet alleen hebben ze daarvoor de capaciteit maar ook de bewezen deskundigheid. Dat is erg belangrijk.”
Het archief dat wordt gedigitaliseerd en beter toegankelijk gemaakt, omvat zo’n 40 grote archiefkasten en 50 strekkende meter dossierdozen. Meer gedetailleerd: 50.000 tekeningen in formaat variërend van A4 tot en met A0 en 3.000 opgravingsdossiers met rapporten, verslagen, lijsten en andere documentatie. Voordat het bij M&R wordt aangeleverd, worden alle tekeningen nog een keer gecontroleerd, bijeengezocht en genummerd. Dat betekent een interne kwaliteitsslag - een intensief proces. De tekeningen worden hangend vervoerd naar M&R in Kampen waar ze worden gescand. Naast de ‘grote’ scans op 300 dpi-formaat als tif-bestand en jpg-formaat wordt ook een thumbnail gemaakt die gebruikt wordt binnen Livelink, zodat bij documentpresentaties ook direct een ‘klein’ plaatje gepresenteerd kan worden. Uiteindelijk ontstaat een volledig doorzoekbaar archiefsysteem. Het plan is om dit in de toekomst ook via Archis2 voor de buitenwereld beschikbaar te maken.
“De digitalisering van het archeologisch archief van de RACM is een zeer intensief project binnen een korte periode en met een hoge output”, zegt L.C. (Louis) van Erven, Algemeen Directeur M & R micro-imaging. “Door dit proces goed te doorlopen, kan de dienst de komende jaren via de eigen archiefafdeling verder bouwen aan een archief- en documentatiecentrum dat volledig doorzoekbaar is en efficiënt dienstverlening kan bieden aan archeologen en andere doelgroepen. De nauwkeurige digitalisering van het archief en de manier waarop alles uiteindelijk gedocumenteerd is, zullen er voor zorgen dat de dienstverlening steeds beter wordt.”
M & R micro-imaging bv, Postbus 360, 8260 AJ KAMPEN.
Telefoon 038 – 332 6918, fax 038 – 331 1761. Website www.mr.nlOver M & R micro-imaging bv
M & R scant, microverfilmt, archiveert en beheert voor opdrachtgevers documenten, tekeningen, aansluitschetsen, kranten, tijdschriften, boeken en andere informatiedragers. In het verleden gemaakte microfilmvormen worden volautomatisch omgezet naar hedendaagse digitale bestanden; in elk gewenst bestandsformaat. Daarvoor beschikt M & R over een van de grootste en modernste machineparken van de Benelux.
Het archiveren en beheren van archieven heeft de laatste jaren een grote vlucht genomen. De succesvolle aanpak van deze materie heeft onder andere geleid tot de bouw van een nieuw bedrijfspand dat voldoet aan alle door de overheid gestelde eisen ten aanzien van archiefopslag en beheer. De klantenkring van M & R omvat een breed spectrum organisaties zoals:
- Overheid: ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen;
- Financiële sector: banken & verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen;
- Technische sector: petrochemische industrie, vervoersbedrijven;
- Zorgsector: ziekenhuizen, arbodiensten;
- Culturele sector: musea, bibliotheken, culturele onderzoeksinstellingen.
De kracht van M & R is vele jaren knowhow en partnerschap. Voor meer informatie:
www.mr.nl.
Over de Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten
De RACM (Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten) is, in samenwerking met anderen, verantwoordelijk voor de zorg voor het Nederlandse erfgoed boven en onder de grond en onder water. Deze dienst is eind 2006 ontstaan door samenvoeging van de Rijksdienst voor de Monumentenzorg en de Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek, waaronder het Nederlands Instituut voor Scheeps- en onderwaterArcheologie. De afdeling Archieven en Collecties heeft onder meer het beheer over tekeningen, foto’s, dia’s en dossiers betreffende archeologisch onderzoek dat in de loop der jaren (vanaf 1947) is uitgevoerd. Voor meer informatie:
www.racm.nlVoor informatie bij de RACM:
De heer T.J. Geurtsen (informatiespecialist) - Postbus 1600, 3800 BP Amersfoort.
Tel.: 033 - 422 75 07, e-mail: t.geurtsen@racm.nl.
Voor redactionele informatie of illustratie:
Influx PR - Jakob Brons - Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn.
Tel.: 055 - 366 30 34, e-mail:
jakob@influx-pr.com.
www.influx-pr.com