Bij het opstellen van documenten kan de gebruiker soms wel de helft van zijn tijd kwijt zijn aan knippen en plakken uit oude documenten. Bovendien sluipen er gemakkelijk fouten in documenten doordat informatie klakkeloos wordt overgenomen. Dat is klantonvriendelijk en kan juridische problemen opleveren, stelt High Concept, ontwikkelaar van SmartDocuments.
Medewerkers besteden onnodig veel tijd aan het opstellen van bedrijfsdocumenten als email, brieven, rapporten, offertes en verslagen. Oude documenten worden geraadpleegd voor benodigde informatie of standaarden voor huisstijl. Deze inefficiënte vorm van documentcreatie leidt tot ergernissen en onnauwkeurigheid bij de eindgebruikers.
Door slechte controle op oude informatie ontstaan er blunders in de documenten. High Concept geeft enkele voorbeelden van veelgemaakte fouten:
- Onjuiste aanschrijving: het aanschrijven van de verkeerde persoon staat slordig en bovendien zeer onvriendelijk;
- Inhoudelijke fouten: zeker uit juridisch oogpunt is dit een zeer gevoelig punt;
- Slecht opgestelde teksten: documenten worden onleesbaar door verkeerde opzet en vorm;
- Onjuist doorgevoerde huisstijl: een wildgroei aan sjablonen en documenten komt de overzichtelijkheid niet ten goede.
“De correspondentie naar klanten is erg gevoelig en nauwkeurigheid hierbij is echt een vereiste. Het belang van efficiënte documentcreatie wordt echter door het management vaak onderschat. Verantwoordelijkheid voor het opstellen van bedrijfsdocumenten vraagt om juridische en taalkundige kennis, maar dit kan het management niet van de eindgebruikers verwachten,” zegt Marco Drost, algemeen directeur van High Concept.
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over High Concept
High Concept is in 1994 opgericht. High Concept is leverancier van SmartDocuments, een slimme en eenvoudige oplossing voor het maken en beheren van sjablonen en het creëren van bedrijfsdocumenten die in eigen beheer is ontwikkeld. SmartDocuments kent een zeer lage leercurve en biedt de unieke mogelijkheid om documenten aan te maken en te beheren zonder te programmeren. High Concept is met SmartDocuments marktleider in Nederland en biedt naast de feitelijke softwaretoepassingen een compleet dienstenpakket; consultancy, support en op maat gemaakte cursussen.
Voor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Maud Geerbex van LEWIS – Global Public Relations:
Tel: 040-235 46 00
Fax: 040-235 46 01
E-mail:
maudg@lewispr.com www.lewispr.comVoor meer informatie over High Concept kunt u contact opnemen met Karen Wessels, High Concept:
Tel: 0570-672464
E-mail:
kwessels@highconcept.nl www.highconcept.nl