Exact Globe 2003 is een pakket dat is opgebouwd uit een aantal modules met elk een eigen prijskaartje. Zo zijn er, naast financieel, modules voor: Logistieke administratie, CRM, Project Management, Personeelsmanagement en Salarisadministratie, Productiemanagement en Service management.
Wij hebben alleen aandacht besteed aan de financiële modules van het pakket.
Voor de financiële administratie wordt de basis gevormd door de module E-Account met een aanschafprijs van rond de 2000,- euro. Dat laatste is echter de prijs voor één gebruiker en maximaal vier administraties. Wilt u werken met meer gebruikers of met meer administraties dan moet daarvoor extra betaald worden. Wij vinden dat u met alleen de module E-Account beslist geen compleet financieel pakket in huis heeft. Kolommenbalans, herinneringen, budgettering en toegangsbeveiliging per gebruiker moet bijvoorbeeld nog apart aanschaffen. De aanschafprijs zal dan al snel meer dan verdubbeld worden.
Als u kiest voor Exact Globe 2003 dan kiest u feitelijk ook voor Microsoft Office. Om met het pakket te kunnen werken moet u minimaal beschikken over Microsoft Excel 2000, Excel XP of Microsoft Office 2003.
Over de bediening van het pakket zijn we tevreden. De menu indeling vinden wij duidelijk en het pakket is ook met het toetsenbord te bedienen. Bij het onderhouden van basisgegevens kunnen we kolommen verschuiven, verkleinen en vergroten.
Het pakket voorziet in een uitgebreid aantal basisgegevens (alhoewel dat natuurlijk mede afhankelijk is van de pakketsamenstelling die wordt gekozen). Een handigheidje dat ons in positieve zin opvalt is dat de meeste landen niet op actief staan, hetgeen de selectie van een landcode ten goede komt. Boekstuknummers kunnen we bij dit pakket keurig per jaar vastleggen. En hoewel ook het grootboek met vreemde valuta werkt kunnen we geen default valutacode koppelen aan een grootboekrekening. Het pakket kent geen centraal relatiebestand. Debiteuren en crediteuren moeten afzonderlijk worden ingebracht. Sinds Globe 2003 kan tevens gewerkt worden met een postcodetabel.
Het vastleggen van boekingen levert ons geen problemen op. Boekingen worden direct (real time) bijgewerkt in onze administratie. Bij boekingen kunnen we ook een notitie vastleggen en een bijlage koppelen. Als we werken met de kolom “aantallen” en “kostenplaatsen” dan geldt dat voor elke grootboekmutatie. We kunnen niet per rekening aangeven of ingave van deze kolommen is toegestaan. Wel kunnen we bij een rekening opgeven dat ingave van aantal of kostenplaats verplicht is.
Over de uitvoer van het pakket zijn we wat minder te spreken. Het raadplegen van informatie via “kaarten” (grootboek, debiteuren en crediteuren) gaat wel goed. We kunnen per rekening en relatie de individuele mutaties opvragen en per mutatie inzoomen op de oorspronkelijke boeking. Het afdrukken van rapporten lijkt niet consistent doorgevoerd in dit pakket. Een deel van de rapporten wordt opgemaakt in Excel (dat verklaart de noodzaak van Excel 2000 of Office XP bij dit pakket) en voor een ander deel wordt (achter de schermen) Crystal reports gebruikt. De leverancier laat weten dat ervoor is gekozen om managementrapportages via Excel aan te maken en de overige rapporten via Crystal Reports.
Behoudens onze eerdere opmerking over de uitvoer vinden we de grootboek-, debiteuren en crediteurenadministratie er compleet uitzien. Wel merken wij op dat functies als herinneringen en budgetten als aparte modules aangeschaft moeten worden.
Naast grootboek, debiteuren en crediteuren voorziet het pakket in een behoorlijk aantal modules (al dan niet apart aan te schaffen), zoals: BTW aangifte, Kostenplaatsen, Budgettering, Kostenverdeelstaat, Vaste periodieke journaalposten, Vaste activa, Rekening courant, Vreemde valuta, Facturering, Betalingsverkeer, Verplichtingenadministratie met koppeling aan budgetten, Uitwisseling financiële gegevens en Managementinformatie. Voor accountants kent het pakket een aantal specifieke functies die met name betrekking hebben op het uitwisselen van gegevens tussen accountant en cliënt. De accountant kan ook fiscale correcties opgeven die afzonderlijk zichtbaar zijn.
Wat ontbreekt in het pakket zijn modules voor consolidatie (de leverancier verwijst daarvoor naar de module Excel Add-in), Workflow en Activity Based Costing.
Meer informatie
Voor meer informatie over de test van "Exact Globe 2003: financiële modules" kunt u terecht op onze website
www.softwarepakketten.nl of
www.boekhoudplaza.nl (rubriek "software op de testbank").