Ede / Amersfoort, 8 februari 2006 - De centrale administratie op het Hoornbeeck College in Amersfoort heeft de factuurverwerking geautomatiseerd en geoptimaliseerd met Contempus.Invoice, geleverd en geïmplementeerd door Simac Datacollect. Inkomende facturen worden nu gedigitaliseerd en centraal verwerkt. Het goedkeuringsproces is - dankzij de workflow van Contempus en de koppeling met het bestaande administratiepakket - veel efficiënter en effectiever. Niet alleen de hoeveelheid facturen leidde tot deze automatiseringsstap maar vooral de verbetering van het bedrijfsproces; een oplossing waardoor het administratieve proces binnen de scholengemeenschap is verbeterd.
Facturen digitaal en routering via workflow
Alle facturen komen direct binnen bij de centrale administratie. Daar worden de facturen gescand. Door middel van OCR wordt een groot deel van de informatie uit het gedigitaliseerde document herkend en eventueel geoptimaliseerd door kenmerken toe te voegen. Via de workflow-module van Contempus, die qua route ‘gevoed’ wordt door gegevens uit het boekhoudpakket, worden de facturen daarna gerouteerd naar de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het budget.
Het gehele goedkeuringstraject gebeurt volgens een flexibele taakstelling die via internet op de juiste locatie wordt afgehandeld. Voor de gebruikers betekent het vooral gemak; er is zekerheid over de verwerking en het proces verloopt veel efficiënter dan voorheen terwijl ook de informatie beschikbaar blijft. De controller heeft daarnaast zekerheid door de beheermatige aansturing.
Optimalisatie van het proces
In totaal worden ongeveer 11.000 facturen per jaar verwerkt. Het goedkeuringstraject voor die facturen omvat minimaal 22.000 parafen per jaar. Volgens de heer J.N. (Jan) Kleppe, coördinator financiële zaken van de Centrale Administratie Reformatorisch Voortgezet Onderwijs in Amersfoort, gevestigd in het Hoornbeeck College, is het belangrijk dat een ingevoerde automatiseringsstap volledig wordt benut. “Door de directe koppeling tussen het boekhoudpakket/betalingen en Contempus.Invoice is informatie voor budgetbeheer actueler, juister en vollediger en zijn nu betere vergelijkingen mogelijk. Die budgetrapportering is fantastisch.” Medewerkers hebben – doordat de factuur wordt opgenomen in de budgetrapportage – direct inzicht in het eigen budget. Daarbij constateert hij ook dat de acceptatiegraad bij de medewerkers van de scholengemeenschap veel groter is dan verwacht. “Wat vroeger ‘versnipperd werk’ was, is nu via procesoptimalisatie sterk verbeterd.”
Simac Datacollect bv
Postbus 606
6710 BP EDE.
T: 0318 - 649699 -
www.datacollect.nlOver het Hoornbeeck College
Het Hoornbeeck College (opleidingencentrum voor middelbaar beroepsonderwijs) behoort, samen met het Van Lodensteincollege (havo/vwo en vmbo) en de Centrale Administratie, tot de Vereniging voor Voortgezet Onderwijs op Reformatorische Grondslag. Verdeeld over negen locaties volgen zo’n 8.500 leerlingen onderwijs. De locaties zijn te vinden in Amersfoort (2x), Apeldoorn, Barneveld, Goes, Hoevelaken, Kampen, Kesteren en Rotterdam. De vereniging heeft ongeveer 750 mensen (600 fte’s) in dienst. In Amersfoort wordt de centrale administratie beheerd.
Over Simac Datacollect
Simac Datacollect, onderdeel van Simac Techniek NV, is gespecialiseerd in het automatiseren van documenten en documentstromen (documenten in de breedste zin van het woord). Aan de ene kant betreft dat de traditionele insteek: door middel van scannen het papieren document omzetten naar digitale informatie. Aan de andere kant is Simac Datacollect in staat om bestaande papieren formulieren en documenten beschikbaar te maken via een web browser en/of portal zodat er geen papier meer aan te pas komt. Het dienstenaanbod varieert van relatief eenvoudige standaardoplossingen tot en met complexe maatwerkoplossingen.
Simac Techniek NV, sinds 1986 genoteerd aan de beurs in Amsterdam, is als technologiebedrijf actief in de Benelux en Midden-Europa. De kernactiviteiten zijn systeemintegratie, dienstverlening en ontwikkeling met betrekking tot ICT-infrastructuren, ICT-applicaties en industriële elektronica & automatisering. Het aantal medewerkers binnen de kernactiviteiten bedraagt ruim 700.
Voor redactionele informatie:
Influx PR
Jakob Brons
Deventerstraat 81
7322 JL Apeldoorn.
Tel.: 055 - 366 30 34
e-mail:
jakob@influx-pr.com (Ref.: PB0306)