Internationale organisaties ontevreden over flexibiliteit van budgetteringsprocessen

Het Financial Planning-onderzoek van Cartesis heeft tot doel de behoeftes, verwachtingen en het gedrag van financiële beslissingnemers in internationale ondernemingen – ten aanzien van planning- en forecastingprocessen – in kaart te brengen. De resultaten zijn tot stand gekomen op basis van interviews met Senior Financial Executives, die betrokken zijn bij het planning-, budgettering- en het forecastingproces in 281 bedrijven in de VS en Europa (1).

Het onderzoek bracht nog een opvallende tegenstelling aan het licht: 76% van de internationale organisaties slaagt er niet in om de operationele uitvoering doelgericht af te stemmen op de bedrijfsstrategie, hoewel ze zich wel degelijk bewust zijn van de noodzaak om dit te doen.

Algemene ontevredenheid over de fundamentele processen
Naast het feit dat slechts 21% van de bedrijven zeer tevreden is met de flexibiliteit van het budgetteringsproces bij veranderende omstandigheden, is slechts 18% van de ondervraagden erg tevreden over hun huidige gebruikersinterface en de mogelijkheden voor het aanmaken van budgetten. Slechts 18% is zeer tevreden over het inzicht dat ze krijgen in aannames en details waarop plannen gebaseerd zijn. Daarnaast is slechts 25% van de executives tevreden met de grip die ze hebben op het hele planningproces.

“Budgetvorming, planning en forecasting zouden de fundamentele elementen moeten vormen van elk performance management initiatief. Zij vormen momenteel het grootste probleem en hebben een invloed op alle gebruikers,” zegt Frank Buytendijk, Research Vice President bij Gartner in een onlangs verschenen onderzoeksrapport (2). “De lancering van een performance management initiatief (CPM) met BP&F biedt de grootste potentiële voordelen en schept de voorwaarden voor een high-performance cultuur.”

Operationele en strategische afstemming
Het grootste pijnpunt waarmee organisaties momenteel worstelen is de afstemming van budgetvorming op de bedrijfsdoelstellingen. Een fundamentele manier om een betere afstemming binnen de organisatie te bereiken is om aansprakelijkheid dieper te laten doordringen binnen de organisatie, maar de bedrijven die meededen aan het onderzoek hadden dit laag op hun prioriteitenlijst staan. Slechts 43% van de ondervraagde bedrijven gaf als primair doel aan “de verantwoordelijkheid te verlagen naar het niveau van de lijnmanagers”. In plaats van een verhoogde betrokkenheid wilden meer dan drie keer zoveel bedrijven juist dat er minder mensen betrokken waren bij het budgetteringsproces.

Een andere manier om er zeker van te zijn dat strategische doelstellingen in een organisatie doordringen is de doelstellingen te meten met behulp van cijfers. Tot nu toe toonde het onderzoek aan dat bedrijven zich hierbij vooral op niet-strategische doelstellingen richten. Het gaan dan bijvoorbeeld over grip houden op kosten in plaats van het nemen van strategische maatregelen.

Bovendien kan een betere afstemming tussen het operationele en het strategische worden bereikt door het opvoeren van de frequentie van planning en forecastupdates. Op dit ogenblik doet het merendeel van de bedrijven dit nog niet op de beste manier:

• Slechts 23% maakt per kwartaal een update van de operationele planning
• Slechts 31% maakt per kwartaal een update van het budget
• Slechts 41% maakt een maandelijkse forecastupdate

“Budgettering-, planning- en forecastingprojecten zouden de fundamentele elementen moeten zijn van alle performance management initiatieven”, aldus Frank Buytendijk, Research Vice President bij Gartner. “Als je kunt vaststellen waar het probleem zit dan is het duidelijk welk plan er moet worden uitgewerkt om dit te verbeteren. Opgeschoonde processen zorgen niet alleen voor kostenbesparingen en kwaliteitsverbetering, maar kunnen eveneens het startpunt zijn voor een breder performancemanagement initiatief. Op die manier kunnen ze ondernemingen helpen bij het eerder doorzien van nieuwe marktprocessen, en dat op een meer diepgaande manier dan hun concurrenten. Daarnaast helpen ze ook bij het behoud van de beste stafmedewerkers, het reduceren van aanpassingsproblemen door externe invloeden en uiteindelijk het bereiken van een hoger niveau van businessperformance.” 

(1) De organisaties hebben een omzet van meer dan 100 miljoen dollar en zijn wereldwijd actief. 64% van de ondervraagde ondernemingen is genoteerd aan één of meerdere beurzen. Het volledige onderzoeksrapport is beschikbaar vanaf januari 2006.

(2)  “Use BP&F to launch High-Performance CPM initiatives”, Frank Buytendijk en Nigel Raynier, September 2005 
 
BERICHT VOOR DE REDACTIE

Over Cartesis
Cartesis is de grootste BPM-softwarespecialist in de wereld die bedrijven betrouwbare oplossingen biedt om hun financiële en operationele prestaties te sturen. Cartesis voorziet zijn klanten van controle en inzicht die zij nodig hebben om te kunnen inspelen op de snel veranderende marktomstandigheden. Met de recente overname van INEA en AIS Corporations, biedt Cartesis de meest geavanceerde planning- en forecasting-mogelijkheden én information delivery. Welke volledig geïntegreerd zijn, met de beste oplossing voor financiële consolidatie en compliance. Hiermee creëert Cartesis een geïntegreerde benadering van business performance management.
 
Cartesis is een van de snelst groeiende software bedrijven in de BPM software. Eén op de vijf bedrijven uit de Fortune Global 100 vertrouwt op Cartesis' krachtige technologie die complexe informatie, processen en mensen samenbrengt in één datamodel, dat snel en consistent over meerdere geografische en business segmenten kan worden toegepast. Het hoofdkantoor van Cartesis is gevestigd in Parijs. Verder heeft het bedrijf en heeft kantoren in Brussel, Frankfurt, Londen, Norwalk (CT), Tokio en Utrecht. Cartesis heeft ruim 1.300 klanten en een uitgebreid partnernetwerk verspreid over 44 landen wereldwijd. Kijk voor meer informatie op: www.cartesis.com.