Amsterdam, 27 juni – ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van content management- en compliance oplossingen voor papierintensieve organisaties, biedt per direct geavanceerde mogelijkheden om documenten te anonimiseren standaard aan in de XML Wrapper Module, een belangrijk onderdeel van ZyLAB's ZyIMAGE Legal-oplossingen. ZyIMAGE Legal bevatte al mogelijkheden voor case management, geavanceerde herkenning, e-disclosure en andere hulpmiddelen ter ondersteuning van belangrijke activiteiten voor hogere juridische productiviteit.
Met de nieuwe mogelijkheden om documenten te anonimiseren kunnen bepaalde details in documenten (zoals namen, data en adressen) onleesbaar worden gemaakt om anonimiteit in een bewijslast te waarborgen. Wanneer informatie in een rechtszaak wordt overgedragen aan een derde mag - volgens strenge regelgeving zoals de Freedom of Information Act (FOIA) - de partij die de informatie overdraagt bepaalde informatie onleesbaar maken. Het gaat dan met name om informatie die niet relevant is in de context waarbinnen de informatie wordt geëvalueerd, zoals namen van medewerkers en getuigen of andere vertrouwelijke informatie. Dit proces vindt normaalgesproken handmatig plaats met zwarte markeerstiften; een dure en onnauwkeurige werkwijze.
Brede reeks mogelijkheden
Met de nieuwe hulpmiddelen van ZyLAB om documenten te anonimiseren kunnen de meest voorkomende taken op het gebied van anonimiteitswaarborging worden uitgevoerd, zoals het onleesbaar maken van tekst in gescande documenten, click-and-drag mogelijkheden, meerkleurige anonimiseringsmarkeringen, synoniemen (vervangen van een naam door een code) en versiecontrole. Daarnaast kan aan elke anonimiseringsmarkering belangrijke informatie worden gekoppeld zoals datum en tijd, opmerkingen, relevante juridische informatie en bijvoorbeeld de naam van degene die de wijziging doorvoert.
Meer veiligheid dan met PDF of MS-Word
Documenten waarin dergelijke wijzigingen zijn doorgevoerd kunnen als XML worden geëxporteerd via multi-page TIFFs of image PDFs. In tegenstelling tot standaard PDF of Word-bestanden - waarbij de bewerkte tekst niet altijd 100 procent anonimiteit garandeert - bevat een PDF die in ZyIMAGE is gemaakt geen verborgen pad of verwijzingen naar de originele tekst. De 'zwarte balken' zijn als het ware in de PDF of afbeelding 'gebrand', waardoor de anonimiteit niet ongedaan kan worden gemaakt.
Voorkomen van blunders
Met deze nieuwe mogelijkheden voor anonimiteitswaarborging worden de wijzigingen direct toegevoegd aan de XML-structuur van de documenten. Doordat de wijzigingen een vaste koppeling met de documenten hebben, zijn eerdere wijzigingen onmiddellijk beschikbaar wanneer later nieuwe wijzigingen worden aangebracht. Hierdoor kunnen gevoelige onderdelen van de originele documenten niet openbaar worden gemaakt, zelfs niet als het document op verschillende momenten, in verschillende omstandigheden en met verschillende anonimiseringsmarkeringen wordt gebruikt.
Functionaliteit ontwikkeld in samenwerking met gebruikers
ZyLAB heeft de nieuwe software ontwikkeld op basis van de input van vele ZyIMAGE-gebruikers, zoals de oorlogstribunalen van Rwanda en Joegoslavië, verschillende Amerikaanse en Engelse juridische en overheidsinstanties en ZyLAB-partners in zeer gespecialiseerde sectoren van de juridische dienstverlening.
Met de nieuwe mogelijkheden om anonimiteit te waarborgen als onderdeel van de geavanceerde en schaalbare ZyIMAGE Legal-oplossingen, onderstreept ZyLAB de positionering als voorkeursleverancier voor de meest relevante en betaalbare hulpmiddelen op het gebied juridische productiviteit.
Over ZyLAB
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. Twintig jaar geleden ontwikkelde ZyLAB het product ZyINDEX, dat al snel de meest gebruikte oplossing werd voor het doorzoeken van grote hoeveelheden elektronische files in PC-omgevingen. In 1991 kwam ZyLAB's belangrijkste product ZyIMAGE op de markt, de beste zoekmachine voor grote collecties gedigitaliseerde papieren en elektronische bestanden. De evolutie van ZyLAB gaat door met ZyIMAGE 5.0, dat een volledig open-source XML framework bevat en geschikt is voor papier, elektronische bestanden, e-mail en bijna alle vormen van multimedia. ZyIMAGE 5.0 vormt de kern van ZyLAB's complete oplossingen voor het archiveren, doorzoeken, vinden, ordenen, delen en reproduceren van documenten, die onder andere worden toegepast bij juridische-, financiële- en overheidsinstellingen. ZyLAB heeft wereldwijd installaties op meer dan 7.000 locaties met ruim 300.000 gebruikers. Vanuit haar kantoren in de Verenigde Staten, Europa en Azië kan ZyLAB haar klanten ter plekke een snelle dienstverlening bieden. Meer informatie kan worden gevonden op: www.zylab.com