Amstelveen, 23 juni 2005 -- Een omvangrijk Europees onderzoek, uitgevoerd door het mediabedrijf VNU in samenwerking met zakelijke dienstverlener en technologiebedrijf Xerox maakt duidelijk, dat de beslissing om document output devices (DOD’s) aan te schaffen, in Europa steeds vaker wordt genomen binnen de directiekamer.
Van de 1238 ondervraagde organisaties, een representatieve dwarsdoorsnede van zowel grote als kleine bedrijven, bevestigde tweederde (61 procent) dat documentbeheer binnen het kantoor ‘essentieel voor het succes’ van de organisatie is. Verrassenderwijs gaf een gelijk aantal ondervraagde bedrijven (61 procent) toe, dat ze geen strategie voor documentbeheer hebben. Hoewel het onderzoek liet zien dat er duidelijk behoefte bestond aan efficiënt documentbeheer binnen de organisatie, zei slechts minder dan eenderde (27 procent) van de bedrijven te beschikken over volledige managementinformatie en -beheersing ten aanzien van de totale kosten, inclusief ondersteuning, van hun DOD’s.
Shaun Pantling, Director en General Manager van Xerox Global Services Europe zegt hierover: “Het onderzoek kent enkele duidelijke en ondubbelzinnige uitkomsten. Ten eerste, dat vooraanstaande bedrijven – bedrijven met een visie en een duidelijke bedrijfsstrategie – inzien hoe belangrijk het is om een duidelijk beleid voor documentbeheer te hebben om succesvol te kunnen opereren als bedrijf. Daarom vragen wij ons bij Xerox af hoe het komt dat zoveel bedrijven wel inzien dat documentbeheer essentieel is om de administratieve handelingen zo efficiënt mogelijk af te wikkelen, maar zo weinig bedrijven ook daadwerkelijk een strategie voor documentbeheer hebben geïmplementeerd.”
Het lijkt erop dat middelgrote tot grote bedrijven het het zwaarst te verduren hebben wat de kosten betreft; één op de vijf (19 procent) bedrijven in deze categorie geeft toe dat ‘de totale kosten van de DOD’s van de organisatie uit de hand dreigen te lopen’.
Ook zegt Pantling: “De oplossingen voor documentbeheer van Xerox zijn afgestemd op de behoeften van individuele bedrijven en zijn daarop ingericht. Terwijl het juist is om te zeggen dat DOD’s een essentiële rol spelen bij het runnen van een bedrijf, is het wel zo dat het aanschafbesluit op de juiste manier moet worden genomen, wil de uitkomst succesvol zijn; om er zeker van te zijn dat de gekozen oplossing op de lange termijn een aanwinst voor het bedrijf is – en geen belasting. Xerox biedt bedrijven oplossingen voor documentbeheer die daadwerkelijk bijdragen tot het terugdringen van de kosten. Wij beschikken over verschillende case studies van klanten waarbij de bereikte besparingen aantoonbaar hoger zijn dan 20%.”
Hoewel de beslissing om een strategie voor documentbeheer te implementeren meestal wordt genomen op directieniveau, maakt het onderzoek duidelijk dat het de IT-managers zijn die daadwerkelijk worden belast met de zorg over de DOD’s. De managers die meededen aan het onderzoek gaven toe dat de zorg voor document output devices een ongewenste extra belasting betekende voor IT, bovenop hun gewone verantwoordelijkheden, en dat hoe groter de organisatie is, hoe waarschijnlijker het is dat dit een echt probleem wordt. In middelgrote tot grote en zeer grote bedrijven gaf 38 procent van de IT-managers toe dat ‘het ondersteunen van document output devices een ongewenste extra belasting voor IT betekende’, vergeleken met 18 procent in microbedrijven. De Italianen vonden het, over het algemeen, nog meer een extra belasting dan de andere landen. 29 procent van de IT-managers in Italië noemde het beheer van DOD’s problematisch, vergeleken met slechts 20 procent in het Verenigd Koninkrijk en 15 procent in Frankrijk.
Het is in toenemende mate de IT-manager die de zaken moet regelen. Bij de vraag of IT- en document output-onderhoud door dezelfde personen werd uitgevoerd, antwoordde 89 procent van de respondenten bevestigend. Bij 84 procent van de bedrijven dat aangaf dat het onderhoud van DOD’s wordt beheerd, en 60 procent wordt ondersteund door de IT-afdeling, vermeldde slechts 6 procent dat het bedrijf het beheer van DOD’s uitbesteedt en 27 procent dat de ondersteuning van DOD’s wordt uitbesteed. Het onderzoek concludeerde dat 85 procent van de IT-afdelingen alle IT-apparatuur beheert, terwijl 65 procent alle IT-apparatuur ondersteunt en onderhoudt, naast hun verantwoordelijkheid voor het onderhoud en de ondersteuning van DOD’s.
“Heel vaak wordt het aan IT-managers overgelaten om te zorgen voor alle onderdelen van de Document Output Devices van het bedrijf, hoewel veel van deze managers dit niet zien als hun primaire taak of aangelegenheid”, aldus Pantling. “Het laat zien dat Xerox een essentiële ondersteuning zou kunnen bieden aan veel bedrijven, maar uitsluitend indien de directie zich realiseert dat hun medewerkers ondersteuning van buiten nodig hebben om hun strategie voor documentbeheer tot een echt succes te maken.”
--- einde persbericht ---
Over dit onderzoek
Het Xerox/VNU onderzoek is uitgevoerd aan de hand van een online-vragenformulier bij 1238 bedrijven in Frankrijk, Italië, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Spanje in, onder andere, de sectoren technologie, overheid (centrale overheid, onderwijs en gezondheidszorg), industrie, retail, financiële dienstverlening en bij nutsbedrijven. Het onderzoek werd uitgevoerd in februari 2005 namens VNU en Xerox.
Voor het onderzoek werden de volgende definities gehanteerd: microbedrijven: bedrijven met minder dan 10 medewerkers; kleine bedrijven: bedrijven met tussen de 10 en 49 medewerkers; middelgrote bedrijven: met tussen de 50 en 249 medewerkers; middelgrote tot grote bedrijven: met tussen de 250 en 1000 medewerkers; en grote bedrijven: met meer dan 1000 medewerkers.
Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum (Xerox Research Centre Europe) in Grenoble, Frankrijk. Voor meer informatie, ga naar www.xerox.com.
Xerox® is het handelsmerk van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.
Klantcontacten
Voor meer informatie over Xerox en de producten: bel 030 – 698 0 698 of kijk op www.xerox.nl.
Mediacontacten
Xerox (Nederland) B.V., Patty de Jong, Communications Manager, tel.: 020 - 656 34 62, email: patty.dejong@xerox.com
VerkroostPR (voor Xerox), Herman Verkroost, tel.: 030 – 229 20 05, email: hav@verkroostpr.nl