De gemeente Heerhugowaard (49.000 inwoners) heeft na een Europese aanbestedingsprocedure voor een documentair informatie- en procesbewakingssysteem gekozen voor The Document Store van het Nederlandse bedrijf BCT uit Amstenrade. De gemeente Heerhugowaard was niet alleen op zoek naar een systeem voor de digitalisering en archivering van documenten, maar ook naar een systeem dat de werkprocessen, die samenhangen met de afhandeling daarvan, ondersteunt. Het systeem zal een belangrijke bijdrage leveren aan de verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven.
De keuze voor The Document Store van BCT is de eerste mijlpaal in het project 'Digitalisering Documentaire Informatievoorziening' -kortweg DDI- van de gemeente Heerhugowaard. Dat project is onderdeel van een serie projecten, gericht op verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. In de visie van de gemeente Heerhugowaard is in dat verband een snelle en zorgvuldige afhandeling van documenten als brieven en faxberichten, maar ook van e-mail, internetformulieren en notities van baliebezoeken, van groot belang. Omdat het afhandelen van documenten in de regel ook het doorlopen van bepaalde werkprocessen betekent, moest het systeem ook in staat zijn de procesbewaking te ondersteunen en te automatiseren.
"We zullen dit jaar beginnen met het leggen van de basis, waartoe ook de vervanging van het oude postregistratie- en archiveringssysteem behoort", zegt Rob Heimering, ICT-beleidsadviseur van de concernstaf van de gemeente. "Alle papieren of digitale documenten en formulieren, maar ook gespreksverslagen en nota's worden in digitale vorm opgeslagen en voor onze medewerkers toegankelijk gemaakt. In 2006 zullen we voor elke afdeling een aantal belangrijke processen zoals bijvoorbeeld vergunningaanvragen automatiseren. Daarvoor kunnen medewerkers direct gegevens uit adressenbestanden en databases halen of standaardbrieven en -formulieren aanmaken. Het systeem zal bovendien de procesondersteuning verzorgen. Eind 2007 zal het systeem helemaal operationeel zijn. Dan kunnen bijvoorbeeld aanvragen van burgers en bedrijven via een digitaal loket en met behulp van digitale formulieren direct in het werkproces gebracht en afgehandeld worden."
De keuze voor BCT komt met name voort uit het feit, dat The Document Store het best voldeed aan het programma van eisen van de gemeente en aan de specificaties van ReMANO (Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid). Dat BCT de nodige ervaring heeft met de implementatie van document management systemen bij gemeenten, gaf de doorslag. "Wij zijn wat ICT betreft geen voorloper, maar maken bij voorkeur gebruik van technologie, die zich al ruimschoots bewezen heeft", verduidelijkt Heimering. The Document Store is in gebruik bij meer dan honderd andere Nederlandse gemeenten en gemeentelijke instellingen en kent inmiddels ook specifieke oplossingen voor de verwerking en afhandeling van facturen, bouw- en milieuvergunningen.
-----------------------
Noot voor de pers:
Meer informatie over BCT - The Document Store is te vinden op www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Dimitri Palmen, account manager Heerhugowaard, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: dimitri.palmen@bct.nl
Perscontact: Theo Snijders, Wisse Kommunikatie, telefoon: 026-4431523 of per e-mail: theo.snijders@wisse-worldcom.nl.
Over BCT - The Document Store
BCT - The Document Store ontwikkelt al sinds 1989 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging, content management en workflow. Vanuit de ervaring met het automatiseren van de kantoorlogistiek ontwikkelde BCT het kennisconcept 'The Document Store'. Het modulair opgebouwde document management systeem Corsa is in dat concept de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Corsa 7.1 voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 400 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 70 personen. In 2004 behaalde BCT een omzet van zo'n 10 miljoen euro.