Tien omstandigheden waaronder een database veel beter werkt
Utrecht, 22 februari 2005 – Gebruikers van werk- of rekenbladen zoals Excel, gebruiken die toepassing vaak voor ronduit de verkeerde doeleinden. Werkbladen zijn uitstekend geschikt voor het verwerken van numerieke informatie, in het bijzonder van financiële informatie, dus van cijfers, getallen en bedragen, maar zijn helemaal niet geschikt voor de verwerking van niet-numerieke informatie. Klant- en productinformatie, voorraadgegevens, werklijsten, roosters, agenda’s en het stroomlijnen van werkstromen schreeuwen om een goede database!
FileMaker reikt gebruikers van Excel-werkbladen de helpende hand door Excel-bladen allereenvoudigst om te zetten naar een heuse database, door het werkblad eenvoudigweg naar het FileMaker-icoontje op het werkblad te verslepen, en, voilá: werkblad werd database met een internetgebaseerde oplossing waar Excel-gebruikers kunnen zien of ze hun werkbladen op dit moment overbelasten met niet-numerieke informatie en over zouden moeten gaan op een database-oplossing.
De website
www.filemaker.nl/technologies/excel.html laat zien wat er aan de hand is, wat de remedie is en hoe dat werkt. De website geeft ook een aantal adviezen om gegevens tussen Excel en FileMaker Pro-toepassingen beter en makkelijk uit te wisselen. In een demonstratie is te zien hoe een Excel-werkblad eenvoudig wordt omgezet naar een functionele FileMaker-database toepassing. Daarnaast is een gratis handleiding op te halen over het beste gebruik van FileMaker Pro in combinatie met Excel, geschreven door Maria Langer, auteur van diverse boeken over Microsoft Excel en FileMaker Pro.
“Excel is de standaard voor financiële werkbladen, maar niet geschikt om niet-numerieke informatie in op te slaan, zoals het bijhouden van contactpersonen”, zegt Maria Langer. “FileMaker is de perfecte aanvulling om Excel over te zetten naar een krachtige database, aangezien men eenvoudig het Excel-werkblad kan verslepen naar een FileMaker-database en zo direct de voordelen van het werken met een database kan ervaren.”
“FileMaker Pro 7 biedt een snelle, zorgeloze oplossing in geval van overbelaste werkbladen”, zegt Ryan Rosenberg, vice president marketing & services van FileMaker. “Werkbladen blijven eerste keuze voor financiële gegevens van individuele gebruikers, maar overige informatie kan beter naar een database worden omgezet.”
Tien omstandigheden die schreeuwen om een database:
1. Als er automatische e-mails naar relaties worden verstuurd of geëtiketteerde, persoonlijke brieven worden verstuurd.
2. Als er binnen de gegevens moet worden gezocht .
3. Als gegevens met anderen worden gedeeld.
4. Als data-integriteit van groot belang is, en gegevens dus beschermd moeten worden tegen wijzigingen.
5. Als gegevens moeten worden gesorteerd, zonder dat de gegevens veranderen.
6. Toegang tot (deel-) bestanden beperkt moet zijn.
7. Als gegevens op het internet worden gepubliceerd.
8. Als gegevens meer relaties betreffen.
9. Als meer personen dezelfde informatie beheren.
10. Als grote hoeveelheden gegevens moeten worden beheerd.
De combinatie van FileMaker Pro met Excel biedt werkgroepen, afdelingen en het MKB de keuze om het juiste gereedschap te kiezen voor het juiste werk. Door de Excel-gegevens naar een databaseformaat om te zetten, is het voor deze gebruikers onder andere mogelijk om zoekopdrachten uit te voeren, gegevens toegankelijk te maken via het web, beeld en geluid te importeren en op te slaan en rapporten af te drukken.
FileMaker
FileMaker is de toonaangevende leverancier van werkgroepdatabases. Bedrijven, overheden, scholen en universiteiten, gebruiken FileMaker voor het beheren van relaties, projecten, beeldmateriaal en ander informatie. De veelbekroonde FileMaker-software combineert de kracht van een relationele database met snelle en pasklare mogelijkheden voor web-publishing en een legendarisch gebruiksgemak. FileMaker is de databasesoftwaredivisie van Apple Computer. Meer informatie: www.filemaker.nl .
Meer informatie:
FileMaker Nederland
Ive Defaix
e: ive@smp.nl
t: 00 31 (30) 241 33 23
PublieksWerk B.V.
Marije Verdouw
marije@publiekswerk.nl
t: 00 31 (20) 486 21 39