Zorggroep Noorderbreedte digitaliseert facturatieproces met Swets Farrington

Medio 2004 werd een beter georganiseerde factuurstroom binnen ZNB en KCL wenselijk. "We hebben gekozen voor digitalisering, met name vanwege de omvang van onze organisatie. Maar ook het samengaan van de financiële administraties van ZNB en KCL in het nog op te richten Shared Service Centrum (SSC) is bepalend geweest. Om de klanten van dit SSC optimaal te kunnen bedienen is een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van inkomende facturen onontbeerlijk", vertelt Sipko de Groot, Projectleider en Hoofd Financiële Administratie bij Zorggroep Noorderbreedte. Aanvankelijk draait het systeem binnen KCL en wordt vervolgens uitgerold binnen ZNB.

Voordelen gedigitaliseerd systeem

Een volledig geautomatiseerd systeem biedt een sneller fiateringsproces en beter inzicht in de factuurstatus. De Groot: "Facturen zijn nu nog geruime tijd onderweg, zeker van en naar onze vestiging op Terschelling. Daarnaast ontstaan er soms tijdens het fiateringsproces problemen met de factuur of de factuur raakt zoek. BasWare IP ondervangt dit soort problemen, want eenmaal in het systeem ingevoerd, kan een factuur niet meer verdwijnen en zijn eventuele problemen in één oogopslag duidelijk en inzichtelijk." Een ander voordeel is een meer stringente organisatie van de Administratieve Organisatie (AO). Zo is er automatische controle op de tekeningsbevoegdheid van een medewerker, worden tekeningsbevoegden per e-mail gewezen op facturen die te lang blijven liggen en zijn administratieve factuurwerkzaamheden voor zorgmanagers aanzienlijk verminderd. Ook krijgen bijvoorbeeld bedrijfskundigen en controllers sneller en beter overzicht over de afgehandelde facturen.

"Onze keuze voor Swets Farrington is gebaseerd op hun marktleiderschap op het gebied van scanning én onze positieve ervaringen met hen binnen andere organisatieonderdelen. Bovendien draait deze gebruiksvriendelijke oplossing bij veel grote bedrijven in Nederland; voor ons een garantie van een goede doorontwikkeling en voldoende flexibiliteit om ook bij complexere organisaties zoals ZNB, te draaien."

Koppeling met VILA

BasWare IP scant en indexeert alle binnenkomende rekeningen, waardoor het kopiëren en rondsturen van papieren documenten overbodig wordt. Van de facturen wordt het te betalen bedrag, de crediteur en overige essentiële gegevens automatisch vastgelegd, bovendien vindt in BasWare de codering van de factuur plaats. Vervolgens worden de facturen digitaal aangeboden aan de verschillende budgethouders die in hetzelfde programma hun fiat geven om een factuur te betalen. Vervolgens worden de gegevens doorgesluisd naar VILA - een financieel logistieke oplossing van PinkRoccade - en worden ze betaalbaar gesteld. Volgens De Groot was de koppeling met VILA een absolute vereiste van de te implementeren oplossing. In VILA worden alle geregistreerde en gecodeerde facturen vastgelegd. Binnen ZNB maken de inkoopafdeling en de magazijnen (waar orderbewaking en voorraadregistratie plaatsvinden) hier gebruik van. Vanuit VILA worden de financiële gegevens rechtstreeks doorgestuurd naar de grootboekadministratie.

Swets Farrington Document Systems, Schipholpoort 2, 2034 MA HAARLEM

Telefoon: 023 - 536 83 84, fax: 023 - 536 81 84, www.swets-farrington.nl

Over Swets Farrington Document Systems
Swets Farrington Document Systems is gespecialiseerd in Document Automatisering en biedt geavanceerde oplossingen voor het beheersen van informatie- en documentstromen. De unieke, door de organisatie zelf ontwikkelde bedrijfsfilosofie - Invoermatica® - staat binnen de gehele dienstverlening centraal. De oplossingen van Swets Farrington zijn gericht op drie kerngebieden: Document Management, Elektronische Factuurverwerking en Elektronische Formulierverwerking. De afgelopen jaren heeft de organisatie binnen tal van toonaangevende bedrijven en instellingen - onder meer in de financiële sector, handel, industrie, overheid en gezondheidszorg - de interne processen op zeer succesvolle wijze gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Swets Farrington Document Systems is een volledige dochteronderneming van Swets & Zeitlinger, een internationaal opererend bedrijf dat gespecialiseerd is in de wereldwijde distributie van wetenschappelijke informatie aan bibliotheken en documentatiecentra. Swets & Zeitlinger is tevens nauw betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van elektronische uitgaven. Er zijn vestigingen in 19 landen met in totaal ruim 1200 medewerkers, die samen zorgen voor een jaaromzet van bijna 1 miljard euro. Voor meer informatie: www.swets-farrington.nl.

Over Zorggroep Noorderbreedte
Zorggroep Noorderbreedte (ZNB) bestaat uit: Medisch Centrum Leeuwarden, elf centra voor ouderenzorg, een zorg- en behandelcentrum, Thuiszorg Noorderbreedte, kleinschalige woonvormen, wijk- en dorpssteunpunten en een serviceorganisatie. Klinisch Chemisch Laboratorium (KCL) is een dochterorganisatie van Zorggroep Noorderbreedte. De zorggroep biedt kwalitatief hoogwaardige zorg op zowel het gebied van ziekenhuiszorg als ouderenzorg en staat voor vernieuwing en verbetering van de dienstverlening. Om een zo breed en gevarieerd mogelijk zorgpakket te kunnen leveren, werkt Zorggroep Noorderbreedte samen met zorgpartners en zorgverzekeraars binnen en buiten Friesland. De zorggroep is een zorgzame, toegankelijke en krachtige organisatie die uiteindelijk maar één doel heeft: haar patiënten en bewoners het beste geven op het gebied van zorg. Met circa 5000 medewerkers is Zorggroep Noorderbreedte één van de grootste zorgaanbieders van Nederland.

_____________

Voor redactionele informatie: (Ref: Pb0105)

Influx PR - Margienke Bos

tel.: 055 -366 30 34, e-mail: margienke@influx-pr.com