De tijd en kosten gemoeid met bestrijden van ongewenste e-mail en de onbeheersbare explosie aan e-mail communicatie, deden Sosform Benelux te Tilburg besluiten uit te zien naar ingrijpende maatregelen. Geattendeerd door een publicatie in de Kamer van Koophandel krant, kwamen zij voor advies terecht bij
eCom-On die claimden specialist te zijn in elektronische communicatie. Na uitvoerig overleg werd besloten tot een tweesporen beleid; de technische aanpak bij binnenkomst van e-mail
en extra training van de medewerkers in e-mail (zelf-) beheer en etiquette.
Installatie van het softwareprogramma InboxMaster zorgde voor een halt aan alle te blokkeren en alle valse adressen (z.g. spoofing en fishing) op de server en het ophouden van alle niet bekende afzenders per eindgebruiker, waarover op gezette tijde een e-mail rapport wordt geproduceerd waaruit met één handeling de gewenste e-mail alsnog kan worden opgehaald en aangemerkt als gewenst in de toekomst. De overige blijkbaar ongewenste e-mail verdwijnt na verloop van een te bepalen periode vanzelf van de server. InboxMaster leert overigens automatisch de te vertrouwen adressen middels ieders uitgaande e-mail gedrag. Door deze leerfunctie enige tijd in te stellen voor het activeren van de overige functionaliteit, was ieders contactenbestand al bijna volledig opgebouwd
Sosform besefte dat een technische aanpak slechts een deel van de oplossing was en training van de medewerkers vaak de ontbrekende schakel is bij het bestrijden van de hoeveelheden, stress veroorzakende e-mailberichten. De workshop e-mail en spam beheer van eCom-On leerde alle medewerkers om een betere balans te vinden in het gebruik van alle communicatie middelen, een beter timemanagement en organisatie en etiquette in gedrag en kwaliteitsaspecten van e-mail in het algemeen. Tevens werden door tientallen tips en trucs direct toepasbare aanwijzingen gegeven om ieders Outlook volledig op maat in te stellen en talloze onnodige handelingen voorkomen.
“Wij denken zo de hoeveelheden en dus de tijd die gemoeid is met e-mail, met meer dan een kwart terug te brengen”, aldus Mirko van Nunen. “Speciaal voor een relatief klein bedrijf als het onze is tijdwinst van het grootste belang om de productiviteit te verhogen zonder extra menskracht, maar ook de positionering in de workshop van alle communicatiemiddelen met hun voor- en nadelen, was voor ons een openbaring en een zeer nuttig gegeven in onze dagelijkse praktijk, we zullen nooit meer gemakshalve maar even e-mailen”.
Over Sosform:
Sosform Benelux B.V. is een gespecialiseerde en succesvolle onderneming die een compleet assortiment stanslijnen en machines levert. Het bedrijf bestaat sinds 1965 en heeft zich ontwikkeld tot een zeer ervaren en gerenommeerde leverancier op internationaal niveau. Afnemers en gebruikers zijn de stansvormindustrie en alle bedrijfstakken die flexibele materialen stansen, rillen en perforeren, zoals papier, karton, kunststof en leder.
www.sosform.com
Tel: 013-4638484
Over eCom-On:
eCom-On is gespecialiseerd in elektronische communicatievormen en geeft workshop voor o.a. e-mail en spam beheer (met Outlook tips & trucs) en is exclusief distributeur voor de Benelux van diverse producten voor werkplek efficiency.
www.ecom-on.nl
Info@ecom-on.nl
Tel: 0348-568108