Den Haag, 15 april 2004 –Doxis lanceert het eerste Documentair Structuurplan (DSP) in de gemeente Valkenburg aan de Geul. Het DSP beschrijft 99,9% van de gemeentelijke werkprocessen en de documenten of bestanden die daaruit voortkomen. Doxis is het eerste bedrijf dat een DSP-database implementeert. Een dergelijke database is belangrijk voor gemeenten, omdat ze verplicht zijn hun informatie structureel te ordenen en te bewaren. Na Valkenburg krijgen de komende maanden nog tientallen gemeenten het systeem.
Gemeenten zijn volgens de ‘Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’ verplicht hun informatie structureel te ordenen en te bewaren. Het DSP is een voorgeschreven onderdeel van de regeling. De DSP-database van Doxis voldoet aan alle wettelijke eisen.
De DSP-database bestaat uit meer dan 900 generieke werkprocessen die bij gemeenten voorkomen. Per individuele gemeente wordt het DSP vervolgens op maat gemaakt: specifieke kenmerken worden toegevoegd, relevante werkprocessen worden geactiveerd. Het resultaat is een op maat gemaakte Access-database die binnen een kort tijdsbestek gebruiksklaar is.
In de DSP-database zijn alle werkprocessen gekoppeld aan de BAC (Basis Archief Code) en aan de producten uit de VIND-catalogus. De gegevens zijn te converteren naar andere softwareprogramma’s.
Valkenburg aan de Geul is de eerste gemeente in Nederland waar de DSP-database is opgeleverd. Bij tientallen andere gemeenten heeft Doxis de implementatie ook bijna voltooid.
Voor meer informatie en een demonstratie van de DSP-database van Doxis kunt u contact opnemen met:
Yvonne Groothuis
Tel: 070 – 317 71 72
E-mail: sales.overheid@doxis.nl