Vos Groep uit Oldenzaal en Van Meijel Automatisering uit Emmeloord hebben overeenstemming bereikt over de implementatie van het bedrijfsinformatiesysteem Metacom bij de Twentse onderneming. De implementatie van Metacom maakt onderdeel uit van een omvangrijk project, dat de toepasselijke naam 'Metamorfose' kreeg. Het project is opgezet om de werkprocessen binnen Vos Groep te stroomlijnen en met behulp van Metacom beter te ondersteunen.
"Vier jaar geleden hebben we geconstateerd dat we het bedrijfsproces, vanaf het eerste contact met de klant tot en met de nazorg, niet optimaal beheersten", zegt financieel directeur Jan Snijders van Vos Groep. "Dat had te maken met de organisatie van ons bedrijf, maar ook met onvoldoende ondersteuning van die werkprocessen. We hebben toen besloten, de werkprocessen efficiënter in te richten en een ERP-systeem te implementeren in twee onderdelen van ons bedrijf: de bouwdivisie en de divisie Vos Mechanical Contracting."
De bouwdivisie houdt zich vooral bezig met woning- en utiliteitsbouw, terwijl Vos Mechanical Contracting het onderhoud verzorgt van installaties in de olie- en gassector, de petrochemische industrie en de procesindustrie. De bouwdivisie telt 600 medewerkers en heeft een omzet van circa 140 miljoen Euro. Bij Vos Mechanical Contracting, dat een omzet heeft van ongeveer 50 miljoen Euro, werken afhankelijk van het seizoen zo'n 300 tot 450 mensen. Daarnaast heeft Vos Groep een afdeling met 120 medewerkers voor milieu-advies en bodemonderzoek, maar daar wordt Metacom niet geïmplementeerd.
Hoewel de bedrijfsprocessen in de beide betrokken divisies niet identiek zijn, wilde Vos Groep uit efficiency-overwegingen toch graag één systeem voor de beide bedrijfsonderdelen. Daarbij ging de voorkeur uit naar een specifiek branchepakket in plaats van een algemeen ERP-systeem. Het bedrijf startte een intensief traject, dat begon met het "herdefiniëren" van de bedrijfsprocessen in de beide divisies en daaraan gekoppeld het opstellen van een programma van eisen voor het ERP-systeem. "Dat was geen topdown proces", benadrukt Snijders, "maar we hebben heel veel sessies gehouden, waaraan heel veel mensen uit de organisatie hebben deelgenomen. Het eindresultaat bestond uit twee dikke rapporten, die we naar twaalf aanbieders gestuurd hebben. Met behulp van een extern adviseur hebben we daaruit vier ICT-bedrijven geselecteerd, die demonstraties verzorgd hebben en waarmee we uitgebreid gesproken hebben."
De keuze voor VanMeijel was onder meer gebaseerd op het feit, dat Metacom speciaal voor de bouw is ontwikkeld, maar daarnaast ook duidelijke raakvlakken had met het programma van eisen, dat Vos Groep voor de divisie Vos Mechanical Contracting op papier had gezet. Omdat veel bouwbedrijven actief zijn in de industriële dienstverlening, die zich met name op de olie- en gassector en de petrochemische industrie richt, had VanMeijel voor deze bedrijfstak de afgelopen jaren al een aantal specifieke functionaliteiten ontwikkeld. "VanMeijel was bovendien de enige aanbieder, die bereid was standaard modules voor de divisie Vos Mechanical Contracting te ontwikkelen. Dan moet je denken aan modules voor de uitvoering van laswerkzaamheden (afrekening op basis van zogenaamde 'unit rates'), voor het toezicht op de hoge veiligheidseisen in de petrochemische industrie en voor de planning en registratie van de werkzaamheden van derden. Dat werkt bij het onderhoud van technische installaties heel anders
Nadat de overeenkomst op 19 januari 2004 werd ondertekend is de implementatie van Metacom inmiddels van start gegaan. Momenteel wordt er gewerkt aan een blauwdruk van het systeem voor de bouwdivisie. Na een testfase zal Metacom in de herfst in zijn volle omvang in gebruik genomen worden bij het grootste B&U-bedrijf van Vos Groep, Plegt-Vos Stoffels in Bemmel. Daarna wordt Metacom bij de andere bouwbedrijven uitgerold. Vos Mechanical Contracting volgt later. De nieuwe modules voor deze divisie zullen naar verwachting in de zomer klaar zijn, waarna de blauwdruk ontwikkeld kan worden. De implementatie start begin 2005 bij Genius Vos, de grootste werkmaatschappij van Vos Mechanical Contracting in IJmuiden. Eind 2005 moet Metacom in de hele organisatie operationeel zijn.
Net als bij de formulering van het programma van eisen en de selectie van het ERP-systeem, zullen de medewerkers van Vos Groep prominent bij de implementatie betrokken worden. "We hebben het project 'Metamorfose' genoemd, omdat het niet alleen om de implementatie van Metacom gaat, maar ook om een verandering van de werkprocessen en om een gedragsverandering. We streven naar een andere manier van denken en een andere manier van omgaan met de klant. Die willen we veel beter informeren en eerder bij onze werkprocessen betrekken. Die veranderingen vergen een intensieve begeleiding, coaching en training van onze medewerkers. We hebben voor het project een eigen logo en briefpapier ontwikkeld. De officiële aftrap voor het project hebben we tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst gegeven, maar ook de komende maanden zullen we onze medewerkers onder meer via een nieuwsbrief continu van de vorderingen op de hoogte houden."