Als antwoord op een steeds strenger corporate governance beleid en onderzoek naar regulering heeft FileNet Corporation (Nasdaq: FILE), de toonaangevende leverancier van Enterprise Content Management oplossingen, FileNet Records Manager aangekondigd. Deze nieuwe records management suite maakt het mogelijk om de complete levenscyclus van archiefbescheiden te beheren, van creatie tot aan rangschikking.
FileNet’s Record Manager is gebaseerd op één enkele, geïntegreerde en schaalbare repository en biedt de mogelijkheid om bestandsbeheersplannen samen te stellen, vernietigingscriteria aan te leggen en de veiligheid te waarborgen. Bovendien biedt FileNet Record Manager ook rapportage- en onderzoeksinstrumenten waarmee organisaties kunnen voldoen aan elke mogelijke rapportageverplichting.
Het product biedt een naadloze integratie met de FileNet P8 architectuur, zodat de hierin beschikbare content en proces management capaciteiten benut kunnen worden.
De nieuwe oplossing helpt organisaties te voldoen aan nieuw geïntroduceerde en veranderende overheids- en industriële regelgeving. Daarnaast kunnen bedrijven met de oplossing ook inspelen op de explosieve groei in het aantal elektronische documenten en archiefstukken. Deze groei is het resultaat van een sterke toename in het gebruik van internet en e-mail. De FileNet Records Manager suite is ontworpen om zowel de eisen die door de Sarbanes-Oxley wet gesteld worden aan rapportage, de regels in de 'records management standards requirements' van het Amerikaanse Ministerie van Defensie 5015.2 als de Engelse 'National Archives 2002 revised functional requirements'-richtlijnen, na te komen.
Recente bedrijfsschandalen, nieuwe wetgeving en het toezicht van de Securities & Exchange Commissie hebben record management en naleving van de regels hoog op de prioriteitenlijst van bedrijven geplaatst. Forrester Research voorspelt zelfs dat de record management markt in 2006 zal groeien naar 1.1 miljard dollar*.
"Wij geloven dat bedrijven alleen door een geïntegreerde benadering van record management kunnen omgaan met het continu veranderende klimaat en de risico's die de nieuwe regelgeving met zich meebrengen. Bedrijven moeten records snel kunnen archiveren en terug kunnen vinden," aldus Lee Roberts, voorzitter en CEO bij FileNet. "Met FileNet Records Manager willen we inspelen op de hedendaagse problematiek door content in de gehele organisatie te beheren met slechts één enkele geïntegreerde oplossing. Organisaties kunnen FileNet’s record management oplossing gebruiken om snel en tegen lagere kosten risico’s te minimaliseren en ingewikkelde regels en processen te implementeren zonder hiervoor processen opnieuw in te richten. Dit is wat bedrijven eisen van nieuwe generatie content management systemen."
ECM proces management: essentieel voor het vereenvoudigen van records management
FileNet is ervan overtuigd dat proces management noodzakelijk is voor het juist naleven van regels en procedures voor records management, omdat het de mogelijkheid biedt records vast te leggen, zichtbaar te maken en te classificeren op een manier die transparant is voor de zakelijke gebruiker. Processen kunnen nu op de voet gevolgd worden met een minimale interventie van de gebruiker. Dit maakt het mogelijk de regels na te leven en toch de kosten te verlagen. Daarnaast kunnen managers, door gebruik te maken van proces management technologie, inzicht krijgen in alle record management regels om er zeker van te zijn dat hun opdrachten worden uitgevoerd.
FileNet’s Record Manager software suite is ontworpen om één centraal plan te ontwikkelen voor de administratieve verwerking van elektronische en hard-copy documenten en het automatisch zichtbaar maken en classificeren van elektronische documenten. Door gebruik te maken van FileNet’s monitoring-, rapportage- en analytische mogelijkheden, kan Records Manager organisaties inzicht geven in wat er nodig is om te begrijpen wanneer, hoe, waarom en waar documenten worden gebruikt in hun bedrijf. Hiermee kunnen bedrijven pro-actief hun activiteiten optimaliseren en voldoen aan specifieke behoeften. Daarnaast kunnen bedrijven het records vernietigingsbeleid en bestandsplannen aanpassen om te voldoen aan nieuwe regelgeving.
FileNet ECM-technologie geeft organisaties de controle over belangrijke bedrijfsinformatie door een combinatie van content, processen en connectiviteit. Terwijl content management inzicht kan geven in en controle kan geven over data, ondersteunt Business Process Management records management gedurende het gehele bestaan van belangrijke records. Wanneer het gebruikt wordt in combinatie met specifieke records management mogelijkheden kan ECM-technologie een effectief en schaalbaar platform bieden voor het naleven van regels.
FileNet Records Manager zal tijdens het tweede kwartaal van 2004 beschikbaar zijn.
* Connie Moore en Robert Markham, "Market Leaders Emerging in Enterprise Content Management," Giga Information Group Inc., 15 augustus 2003