Amstelveen, 11 november 2003 -- De huidige document-processen en een inefficiënt beheer van documenten dreigen de veranderingsprocessen te vertragen die veel Europese bedrijven noodzakelijk achten om efficiënter te kunnen werken. Dat zijn conclusies die getrokken kunnen worden uit een nieuw onderzoek van de industriële analisten van International Data Corporation (IDC). Het rapport van IDC, geïnitieerd door Xerox, geeft aan dat 82% van de Europese managers (in Nederland 84%) documenten beschouwen als kritische factoren voor hun zakelijk succes. Ondanks dat grote belang is slecht beheer van die documenten er de oorzaak van dat 90% (Nederland 87%) van de onderzochte organisaties geen idee heeft van de kosten van documenten. Tegelijkertijd is er een vrij groot aantal managers dat niet volledig begrijpt wat effectief documentbeheer inhoudt en wat het kan bieden.
Veel Europese bedrijven geloven dat een effectieve strategie voor documentbeheer de productiviteit, efficiency en kostenbeheersing zullen verbeteren. Managers zeggen dat hun document beheerstrategie effectief is of veel bijdraagt aan verbetering van de efficiency (Europa 62%, Nederland 65%), productiviteit (56%) en kostenbeheersing (51%, Nederland 50%) binnen hun organisatie. Maar het feit dat managers nog steeds zo'n 45% van hun tijd kwijt zijn aan documenten, geeft de indruk dat de meeste van deze strategieën toe zijn aan herziening.
De bevindingen van IDC tonen ook aan dat, hoewel de meeste Europese bedrijven (71%, Nederland 76%) gedurende de laatste 12 maanden grote veranderingen hebben doorgevoerd in hun organisaties, bijna de helft (49%, Nederland 57%) ervan overtuigd is dat hun organisaties verder moeten veranderen om efficiënt te worden. Het document, of dat nu digitaal is of op papier, is voor organisaties vaak de belangrijkste bron van kennis en communicatie, intern, met hun klanten en met hun leveranciers. Hoe documenten - en de daarin opgesloten informatie - worden opgeslagen, veranderd en gebruikt is van kritiek belang. De meeste bedrijven kunnen belangrijke voordelen behalen in productiviteit, efficiency en klantencontact door het stroomlijnen van hun document-intensieve bedrijfsprocessen als onderdeel van een veranderingsstrategie.
Meer dan de helft van alle respondenten zet toenemende productiviteit en winstgevendheid in hun top drie van zakelijke uitdagingen. En 57% van deze bedrijven vindt dat zakelijke veranderingen productiviteitstoename als belangrijkste doel moet hebben.
Het veranderen van bedrijfsprocessen om meer efficiency en productiviteit te bereiken is een normale zakelijke doelstelling. Wat op dit moment buiten beeld blijft is de overgang van traditioneel documentbeheer naar innovatieve en meetbare strategieën voor het verbeteren van bedrijfsprocessen, om daarmee organisaties de flexibiliteit te bieden om op de toenemende druk van veranderingen in de markt te kunnen reageren. Bijvoorbeeld: een Franse telecom-aanbieder verbeterde de document- en informatiestroom binnen het callcenter, met een geschatte ROI van 12 maanden. Een deel ervan werd uitbesteed aan Xerox. Resultaat: een verbetering van de klantentevredenheid met 30%.
Het herzien van bedrijfsprocessen die al in eerdere organisatieveranderingen werden aangepast, kan nog wat verdere besparingen opleveren, maar de opbrengst daarvan zal gering zijn. Maar als, zoals Europese organisaties aangeven, verdere veranderingen nodig zijn om efficiënter te kunnen opereren, dan moeten ze serieus aandacht gaan besteden aan het beheer van documentprocessen. Want dat is een bron voor potentiële verbeteringen in productiviteit, kostenbesparingen en dienstbaarheid aan hun klanten. Dit onderwerp zou op de agenda moeten staan van de leiding van die bedrijven.
In het in opdracht van Xerox uitgevoerde IDC-onderzoek, getiteld: ‘Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003’, zijn bijna 1.000 directeuren en topmanagers in 14 Europese landen ondervraagd.
Noot voor de redactie:
Case studies
Xerox Europe heeft een aantal case studies die weergeven hoe effectief beheer van documenten kosten kan besparen, productiviteit kan verhogen en bedrijven kan helpen de dienstverlening aan hun klanten te verbeteren. Voor meer informatie of voor een kopie van de bedoelde case studies kunt u contact opnemen met Kevin Perlmutter, Xerox Europe, tel. +44 (0) 1895 845219, of mail naar kevin.perlmutter@gbr.xerox.com.
IDC Onderzoeksmethodiek
Het onderzoek bestond uit interviews met 956 topmanagers die betrokken zijn bij besluiten over document- en informatie-intensieve activiteiten binnen hun organisaties. Het onderzoek werd in september 2003 gehouden door heel Europa bij organisaties met meer dan 500 werknemers. Het onderzoek vond plaats in Engeland, Frankrijk, Duitsland, Italië, Oostenrijk, Zwitserland, België, Nederland, de Scandinavische landen (Zweden, Denemarken, Finland), Spanje, Polen en Tsjechië.
Over Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum in Grenoble (Frankrijk).
Meer informatie over Xerox Europe is te vinden op www.xerox.com.
Xerox®, The Document Company® en het digitale X® zijn handelsmerken van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.
Over IDC
IDC is het belangrijkste marktonderzoek- en adviesbureau dat wereldwijd klanten helpt om inzicht te verkrijgen in technologische en e-business trends, om daarmee goed onderbouwde zakelijke strategieën te ontwikkelen. Door een combinatie van gedegen basisonderzoek, diepte-analyses en overleg met klanten, voorspelt IDC markten en ontwikkelingen. Meer dan 700 analisten in 43 landen combineren wereldomspannende onderzoeken met lokale gegevens.
Onder de klanten van IDC bevinden zich wereldwijd leidende IT-leveranciers, IT-organisaties, e-business bedrijven en de financiële wereld. Meer informatie is te vinden op www.idc.com.