Amstelveen, 11 november 2003 -- De kosten van het produceren en beheer van documenten bedragen gemiddeld tussen de 5 en 15% van de omzet van Europese bedrijven en 45% van de kostbare tijd van managers. Ondanks deze percentages hebben slechts weinig bedrijven een effectieve documentstrategie en hebben slechts enkele managers enig begrip van de werkelijke, zeer hoge kosten die samenhangen met documenten. Dit zijn een paar van de conclusies die gebaseerd zijn op nieuw onderzoek, geïnitieerd door Xerox, van het onafhankelijke analysebureau International Data Corporation (IDC).
Het IDC-onderzoek onder Europese bedrijven, waarvan de uitkomsten vandaag werden vrijgegeven, onthult dat bijna tweederde (65%) van de Europese organisaties geen kosten van documenten bijhouden. In Nederland geldt dat zelfs voor 85% van de ondervraagde bedrijven!
Slechts 10% (in Nederland 13%) van de managers is in staat de kosten daarvan in te schatten. Hoewel de meeste organisaties de documentgerelateerde kosten niet specifiek bijhouden, zegt het merendeel van de managers die door IDC werden ondervraagd dat ze aan documentbeheer doen. Meer dan de helft vindt dat hun strategie effectief is, of uiterst effectief, bij het verbeteren van de efficiency, productiviteit of kostenbeheersing. Hoewel slechts een minderheid effectiviteit op alle drie gebieden tegelijk claimde. Het onderzoek bracht bepaalde zwakheden aan het licht in het beheer van content, workflow en het gebruik van print-on-demand.
Het onderzoek van IDC gaf ook een grote verspilling op het gebied van geprinte documenten te zien. Van de respondenten meldde 31% dat meer dan 10% van alle geprinte documenten verspilling was vanwege foutieve informatie of verkeerd gebruik, terwijl meer dan 10% schatte dat de verspilling van prints opliep tot boven de 30%.
In het vandaag gepubliceerde white paper doet IDC de suggestie dat bedrijven stappen zouden moeten nemen om hun werkelijke kosten te achterhalen en hun document beheersprocessen te gaan herzien. En nog belangrijker: via effectieve implementatie deze kostenbesparingen en efficiency-verbeteringen daadwerkelijk te gaan realiseren.
De assessment-service van Xerox is de eerste stap om te ontdekken waar mogelijkheden liggen om kosten te besparen en processen te verbeteren. Samen met de klant wordt een strategie voor het beheer van documentprocessen afgesproken. Xerox houdt zich aan de afgesproken strategie en implementeert deze. Daarmee realiseren zij besparingen in tijd en geld en verbeteren bedrijfsprocessen.
Het assessment-proces brengt soms onverwachte aandachtsgebieden aan het licht. Besparingen in die gebieden zijn dikwijls enorm, vooral wanneer de organisatie bereid is haar manier van werken te herzien en over te stappen van zelfdoen naar outsourcing. Zo werden de printkosten op het kantoor van een wereldwijd opererende IT-dienstverlener met meer dan een miljoen euro per jaar gereduceerd. Bijkomende belangrijke voordelen voor dat bedrijf waren de mogelijkheid tot verandering naar meer effectieve bedrijfsprocessen en verbetering in de productiviteit van het personeel.
Meer dan de helft van de door IDC ondervraagde managers noemt als meest negatieve aspecten van de huidige zakelijke situatie het economisch klimaat, de toegenomen concurrentie en een gebrek aan financiële middelen. Als grootste zakelijke uitdaging werd toenemende winst en productiviteit genoemd, met betere dienstverlening aan de klant als tweede. Geen enkel gebied van zakendoen, waarmee zulke hoge kosten zijn gemoeid en met zo'n grote potentie voor besparingen en betere dienstverlening aan de klant, als documentbeheer, zou mogen ontsnappen aan de aandacht van de leiding.
In het in opdracht van Xerox uitgevoerde IDC-onderzoek, getiteld: ‘Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003’, zijn bijna 1.000 directeuren en topmanagers in 14 Europese landen ondervraagd.
Noot voor de redactie:
Case studies
Xerox Europe heeft een aantal case studies die weergeven hoe effectief beheer van documenten kosten kan besparen, productiviteit kan verhogen en bedrijven kan helpen de dienstverlening aan hun klanten te verbeteren. Voor meer informatie of voor een kopie van de bedoelde case studies kunt u contact opnemen met Kevin Perlmutter, Xerox Europe, tel. +44 (0) 1895 845219, of mail naar kevin.perlmutter@gbr.xerox.com.
IDC Onderzoeksmethodiek
Het onderzoek bestond uit interviews met 956 topmanagers die betrokken zijn bij besluiten over document- en informatie-intensieve activiteiten binnen hun organisaties. Het onderzoek werd in september 2003 gehouden door heel Europa bij organisaties met meer dan 500 werknemers. Het onderzoek vond plaats in Engeland, Frankrijk, Duitsland, Italië, Oostenrijk, Zwitserland, België, Nederland, de Scandinavische landen (Zweden, Denemarken, Finland), Spanje, Polen en Tsjechië.
Over Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum in Grenoble (Frankrijk).
Meer informatie over Xerox Europe is te vinden op www.xerox.com.
Xerox®, The Document Company® en het digitale X® zijn handelsmerken van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.
Over IDC
IDC is het belangrijkste marktonderzoek- en adviesbureau dat wereldwijd klanten helpt om inzicht te verkrijgen in technologische en e-business trends, om daarmee goed onderbouwde zakelijke strategieën te ontwikkelen. Door een combinatie van gedegen basisonderzoek, diepte-analyses en overleg met klanten, voorspelt IDC markten en ontwikkelingen. Meer dan 700 analisten in 43 landen combineren wereldomspannende onderzoeken met lokale gegevens.
Onder de klanten van IDC bevinden zich wereldwijd leidende IT-leveranciers, IT-organisaties, e-business bedrijven en de financiële wereld. Meer informatie is te vinden op www.idc.com.