Amstelveen, 11 november 2003 -- Technische expertise is het belangrijkste criterium voor Europese organisaties bij de keuze van een bedrijf om werk aan uit te besteden (outsourcing). Maar die kennis moet dan wel worden geleverd tegen redelijke kosten. Dit blijkt uit een nieuw onderzoek, verricht door International Data Corporation (IDC) in opdracht van Xerox. In dit onderzoek geven Europese organisaties, die zoeken naar outsourcing, aan dat technische expertise (85%) en de kosten voor de diensten (83%) de twee belangrijkste selectiecriteria zijn bij de keuze van potentiële aanbieders. In Nederland liggen deze percentages met 68% en respectievelijk 66% duidelijk onder het Europees gemiddelde. Van de ondervraagde bedrijven geeft 90% (Nederland 87%) aan geen schatting te kunnen geven van wat ze uitgeven aan documenten. En 25% stelt als belangrijkste reden tot uitbesteding het feit, dat de productiemiddelen niet intern voorhanden zijn. In zulke gevallen wordt het hoog tijd om externe specialisten in te schakelen.
IDC heeft geconstateerd dat bijna 60% van de Europese organisaties sommige bedrijfsprocessen nu reeds uitbesteden of daar plannen toe hebben. In Nederland ligt dit percentage beduidend lager; in ons land is outsourcing slechts bij zo’n 40% van de ondervraagden een actueel onderwerp. Belangrijke afwegingen bij outsourcing zijn, blijkens het onderzoek, geheimhouding en bewaking van zakelijke informatie, kostenbesparing en flexibiliteit in af te sluiten contracten. Bedrijven blijken bereid om meer te betalen voor de juiste kennis en kunde. Een 'referentielijst van geslaagde projecten' en 'innovatie' staan daarbij in de top vijf van selectiecriteria voor aanbieders van outsourcing.
Met de groei van uitbesteding ontstaat er een toenemende behoefte aan beheersing van document-processen. Het gebrek aan gegevens over de kosten van document-processen onderstrepen het belang om het huidige kostenniveau en de waarde van documenten te leren ontdekken en begrijpen. Een groot deel van deze kosten is te berekenen. Veel strategieën om te komen tot beheersing van document-processen lijken te leiden tot verdere ineffectiviteit of gemiste kansen tot kostenbesparing. Bedrijven moeten gaan beslissen of iets behoort tot hun core business of dat ze een derde partij zouden moeten inschakelen.
Naast kostenbesparing werden als potentiële voordelen van outsourcing genoemd:
- Meer aandacht voor de core business
- Vrijmaken van middelen voor andere doeleinden
- Toegang verkrijgen tot middelen die intern niet aanwezig zijn
- Versnelde reorganisatie-mogelijkheden
- Toegang tot de nieuwste technologie
- Risicospreiding.
Van alle ondervraagde topmanagers gaf 62% aan dat outsourcing gebruikelijk is in hun land en 52% zegt dat dit ook het geval is voor het outsourcen van bedrijfsprocessen. Ook hier ligt Nederland met percentages van 48% en respectievelijk 34% duidelijk onder de Europese trend. Het percentage mensen dat beide als normale zakelijke praktijk zagen varieerde echter per land tussen 70% en 14%. Dit geeft aan dat de acceptatie van outsourcing nog maar aan het begin staat in bijvoorbeeld gebieden als Oost-Europa.
Het rapport geeft duidelijk aan wat Europese bedrijven verwachten van partners waaraan ze willen uitbesteden. Het is duidelijk dat men de voordelen inziet, maar dat kosten niet het belangrijkste criterium vormen bij de keuze van een outsourcing-partner. Europese bedrijven willen samenwerken met betrouwbare en kundige organisaties, die zich flexibel opstellen gedurende de looptijd van het contract. Het voornaamste is dat ze resultaten willen zien.
Xerox is marktleider in document outsourcing. Xerox heeft haar diensten ingezet in meer dan 1.500 uitbestedingscontracten verspreid over heel Europa, en heeft daarin bewezen dat uitbesteding van documentbeheer kan leiden tot besparingen tot wel 40%. Een bekend autoverhuurbedrijf wilde bijvoorbeeld besparen op de operationele kosten. Xerox vond de sleutel tot succes door 1,7 miljoen belangrijke documenten per maand via hun intranet te verspreiden.
Wat duidelijk wordt uit het onderzoek: organisaties staan onder forse druk om hun bedrijfsprocessen te verbeteren en de sleutelfactoren te zoeken tot verbeterde winstgevendheid en productiviteit. Die sleutelfactoren zijn kostenbesparingen en betere dienstverlening aan hun klanten. De huidige zakelijke omgeving in combinatie met de bewezen diensten en productontwikkelingen, mogelijk gemaakt door de ervaring en investeringen van specialisten als Xerox, maken veel duidelijk over de verborgen kosten van documenten en wijzen in de richting van outsourcing.
In het in opdracht van Xerox uitgevoerde IDC-onderzoek, getiteld: ‘Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003’, zijn bijna 1.000 directeuren en topmanagers in 14 Europese landen ondervraagd.
Noot voor de redactie:
Case studies
Xerox Europe heeft een aantal case studies die weergeven hoe effectief beheer van documenten kosten kan besparen, productiviteit kan verhogen en bedrijven kan helpen de dienstverlening aan hun klanten te verbeteren. Voor meer informatie of voor een kopie van de bedoelde case studies kunt u contact opnemen met Kevin Perlmutter, Xerox Europe, tel. +44 (0) 1895 845219, of mail naar kevin.perlmutter@gbr.xerox.com.
IDC Onderzoeksmethodiek
Het onderzoek bestond uit interviews met 956 topmanagers die betrokken zijn bij besluiten over document- en informatie-intensieve activiteiten binnen hun organisaties. Het onderzoek werd in september 2003 gehouden door heel Europa bij organisaties met meer dan 500 werknemers. Het onderzoek vond plaats in Engeland, Frankrijk, Duitsland, Italië, Oostenrijk, Zwitserland, België, Nederland, de Scandinavische landen (Zweden, Denemarken, Finland), Spanje, Polen en Tsjechië.
Over Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum in Grenoble (Frankrijk).
Meer informatie over Xerox Europe is te vinden op www.xerox.com.
Xerox®, The Document Company® en het digitale X® zijn handelsmerken van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.
Over IDC
IDC is het belangrijkste marktonderzoek- en adviesbureau dat wereldwijd klanten helpt om inzicht te verkrijgen in technologische en e-business trends, om daarmee goed onderbouwde zakelijke strategieën te ontwikkelen. Door een combinatie van gedegen basisonderzoek, diepte-analyses en overleg met klanten, voorspelt IDC markten en ontwikkelingen. Meer dan 700 analisten in 43 landen combineren wereldomspannende onderzoeken met lokale gegevens.
Onder de klanten van IDC bevinden zich wereldwijd leidende IT-leveranciers, IT-organisaties, e-business bedrijven en de financiële wereld. Meer informatie is te vinden op www.idc.com.