Purmerend, 17 juli 2003 – VluchtelingenWerk Nederland gaat deze week live met de relatiebeheersoftware Archie CRM. Doel van de implementatie is de relaties met de regionale afdelingen van VluchtelingenWerk, overheid en politieke partijen, asieladvocaten en aanvragers van informatie beter te beheren.
Archie CRM vervangt een DOS-applicatie die gebruikmaakt van verschillende adresbestanden. Omdat het met het oude systeem lastig was om een integraal beeld van een relatie te krijgen, heeft VluchtelingenWerk Nederland besloten tot de aanschaf van een CRM-systeem. De keus is gevallen op Archie CRM vanwege de open opzet van het systeem, waardoor het breed toepasbaar is in de organisatie. Daarnaast vormden de koppelingsmogelijkheden met Exact en het donateursprogramma, en het werken vanuit één centrale database belangrijke selectiecriteria.
Het systeem gaat deze week live met de opgeschoonde adressen van alle vrijwilligers (circa 9.000 mensen) en betaalde krachten (circa 600 mensen) van de 29 regionale afdelingen, 2200 landelijke, regionale en lokale ambtenaren en politici, 400 asieladvocaten, abonnees op de nieuwsbrief Asiel- en Vluchtelingenrecht en mensen die informatie opvragen. Donateurs zijn op dit moment nog niet in het systeem ingevoerd; VluchtelingenWerk Nederland heeft het relatiebeheer met deze groep mensen uitbesteed aan een daarin gespecialiseerde organisatie.
Manager Informatieve Diensten Ignace van der Steen is initiatiefnemer van de aanschaf van de CRM-software: “Wij nemen onze relaties serieus, maar werden steeds gehinderd door het feit dat we op verschillende plaatsen adresgegevens bijhielden en dat verschillende afdelingen hun eigen contacten onderhielden met onze stakeholders. We wisten soms van elkaar niet wat we met een bepaalde persoon hadden afgesproken. Met Archie CRM zijn we in staat om van iedere relatie een integraal beeld te krijgen, compleet met een historie. Behalve dat we relaties daarmee beter van dienst zijn, besparen we daarmee behoorlijk op onze kosten doordat we geen post meer sturen naar een verouderd adres en campagnes beter kunnen plannen.”
ComputerPlan begeleidde de pakketselectie en implementatie. Consultant Hedi Wassink: “VluchtelingenWerk had al veel voorwerk gedaan door met een gedegen eisen- en wensenlijst te komen. Binnen de financiële mogelijkheden bood Archie CRM de beste oplossing. Een half jaar geleden zijn we begonnen met de implementatie. Daarbij hebben we actief een groep kerngebruikers betrokken, de zogenaamde super user group. Deze groep heeft de gebruikershandleiding op maat van VluchtelingenWerk gemaakt en traint de andere medewerkers in het gebruik van het systeem. Daarnaast heeft de super user group de autorisatie om aanpassingen aan het systeem te doen en fungeert ze intern als helpdesk.”
De afgelopen drie maanden werkte Archie CRM naast de oude werkwijze. Deze periode is gebruikt om het systeem te testen en mensen te trainen. Vanaf heden lopen alle contacten met zowel interne als externe relaties alleen nog via Archie CRM.
-------------------------------------------
Over VluchtelingenWerk Nederland
VluchtelingenWerk Nederland is onafhankelijke organisatie die de belangen behartigt van vluchtelingen en asielzoekers in Nederland, vanaf het moment van binnenkomst tot en met de integratie in de Nederlandse samenleving. Zo'n 9.000 vrijwilligers zetten zich dagelijks in voor vluchtelingen en asielzoekers die in Nederland een veilige toekomst hopen te vinden. De ondersteuning die zij bieden varieert van persoonlijke steun in de asielprocedure tot praktische begeleiding bij het opbouwen van een eigen bestaan in de Nederlandse samenleving. In negentig procent van alle gemeenten in Nederland is een stichting van VluchtelingenWerk actief. Betaalde medewerkers van de plaatselijke stichtingen én van de landelijke werkorganisatie ondersteunen de vrijwilligers, onder meer door voortdurende scholing, telefonische en schriftelijke adviezen en voorlichtingsactiviteiten. Kijk voor meer informatie op www.vluchtelingenwerk.nl.
Over Archie Europe
Sinds 1985 maakt Archie Europe de sales- en marketingsoftware Archie CRM. Archie CRM is een flexibele en op de gebruiker gerichte CRM-software voor middelgrote bedrijven in de B2B-markt. De software ondersteunt en structureert relatiebeheer op operationeel en strategisch niveau. De filosofie van Archie loopt gelijk met de visie van CRM waarbij het aangaan, ontwikkelen en behouden van rendabele relaties met klanten en partners centraal staat. Om die relaties optimaal te kunnen beheren, voorziet Archie CRM in integratiemogelijkheden met MS-Office, ERP-systemen, financiële systemen, PDA en internet. Voor meer informatie: http://www.archie.nl.
Voor meer informatie:
VluchtelingenWerk Nederland
Ignace van der Steen
tel. O20-3467200
ivandersteen@vluchtelingenwerk.nl
Archie Europe
Milko Steenmeijer
tel. 0299-411800
archie@archie.nl
Whizpr
Mirjam Hulsebos
tel. 0317-410483
archie@whizpr.nl