Oss, 3 april 2003 – ORCAvoice bv, gespecialiseerd in het ontwikkelen en implementeren van Computer Telephony oplossingen, heeft haar productportfolio uitgebreid met het Telefonisch Afspraken Centrum (TAC). Dit product is speciaal ontwikkeld voor afsprakenbureaus en poliklinieken binnen ziekenhuizen waar telefonisch afspraken worden gemaakt tussen patiënten en specialisten.
De directe aanleiding voor het ontwikkelen van TAC is tweeledig. In een recente radio-uitzending op Radio1 kwam naar voren dat gemiddeld 10% van de patiënten de gemaakte afspraak vergeet. Het probleem dat werd geschetst, is dat de kosten op niemand zijn te verhalen en tegelijkertijd meer patiënten in dezelfde periode zijn te behandelen. Korte tijd later kreeg één van de adviseurs van ORCAvoice van een facility manager bij een ziekenhuis te horen dat er per maand gemiddeld 35.000 tot 40.000 telefoongesprekken binnenkomen op het algemene telefoonnummer. Daarnaast ontvangt het afsprakenbureau van dit ziekenhuis maandelijks nog eens rond de 5000 telefoongesprekken op een rechtstreeks telefoonnummer. De medewerkers die het telefoonverkeer dienen op te vangen staan onder grote druk; 37% van alle gesprekken worden niet beantwoord.
“Vrijwel direct na deze constatering hebben we nadere research gedaan en bleek de behoefte aan kwaliteitsverbetering binnen ziekenhuisinstellingen op het gebied van telecommunicatie groot. We zijn op dit probleem ingesprongen door TAC te ontwikkelen.
Uiteraard kan TAC ook ingezet worden in andere organisaties waar telefonisch veel afspraken worden ingepland”, aldus Eric Reuser, Algemeen Directeur bij ORCAvoice.
Werking Telefonisch Afspraken Centrum (TAC)
Patiënten bellen naar de ziekenhuisinstelling en worden opgevangen door het Telefonisch Afspraken Systeem. Een vooraf opgenomen stem begroet de beller en vraagt deze om het patiëntnummer in te toetsen. Aan de hand van dit nummer weet TAC wie de beller is en wat de voorgeschiedenis is van deze persoon. Aan de hand van deze gegevens wordt er automatisch een vervolgafspraak gemaakt met de betreffende afdeling. Eén dag voor de gemaakte afspraak worden patiënten automatisch gebeld om hen te herinneren aan de afspraak.
Wanneer patiënten twee keer een ongeldig nummer hebben ingetoetst, worden zij doorverbonden met een medewerker. Dit wordt vooraf aangekondigd.
Als patiënten voor de eerste keer bellen en geen patiëntnummer hebben, wordt er op basis van het telefoonnummer een tijdelijk registratienummer uitgegeven zodat de afspraak toch geautomatiseerd gemaakt kan worden. Omdat de medische geschiedenis niet bekend is, noemt TAC de verschillende afdelingen op. Wanneer de patiënt de juiste afdeling hoort, bevestigt hij dit met de telefoontoetsen. Het tijdelijke nummer wordt omgezet in een definitief patiëntnummer zodra de patiënt zich meldt in het ziekenhuis.
Over ORCAvoice bv:
ORCAvoice is opgericht in 1991 en is binnen en buiten Nederland één van de belangrijkste spelers op het gebied van Computer Telephony. ORCAvoice ontwikkelt en implementeert geavanceerde communicatietoepassingen zoals voice response systemen en oplossingen voor Tele Centers. Er wordt gebruik gemaakt van de modernste technieken, zoals bijvoorbeeld spraakherkenning of text-to-speech.
Voor meer informatie:
ORCAvoice bv
Shera Williams
0412 – 695100
Shera.Williams@orcavoice.nl