Amsterdam –
Onguard, specialist in creditmanagementsoftware, lanceert vandaag
Onguard e-invoicing. De software verbindt het ERP- of facturatiesysteem van een organisatie rechtstreeks met het Peppol-netwerk (het internationale netwerk voor het uitwisselen van e-facturen) en lokale belastingdiensten in meer dan dertig landen, zonder het bestaande systeem te vervangen. Die twee zijn afzonderlijke vraagstukken, die organisaties nu meestal via verschillende leveranciers regelen. Met Onguard e-invoicing kunnen zij facturen via één koppeling en één contract versturen en ontvangen, in het formaat dat het betreffende land voorschrijft. Nu steeds meer landen e-facturatie verplicht stellen, elk met eigen regels en tijdlijn, is de oplossing ontwikkeld voor organisaties die in meerdere Europese landen factureren.
Wat de verplichting betekent voor Nederlandse bedrijven
Nederlandse organisaties krijgen op twee manieren te maken met e-facturatieverplichtingen: via buitenlandse vestigingen die zelf onder een lokale verplichting vallen en via klanten in die landen die hun facturatiestroom inrichten op elektronische ontvangst. Daarnaast is e-facturatie naar de Nederlandse overheid al verplicht. Tussen Nederlandse bedrijven onderling geldt nog geen verplichting. Binnen ViDA, het Europese plan om de btw-regels te digitaliseren, gaat vanaf juli 2030 wel een verplichting gelden voor facturen aan zakelijke klanten in andere EU-landen. Ook aan de inkomende kant speelt dit: leveranciers in landen met een verplichting stappen over op elektronisch factureren, waardoor Nederlandse organisaties die facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
In omringende landen gaat het sneller. In België en Polen is e-facturatie tussen bedrijven al verplicht en in Frankrijk gaat de verplichting per 1 september in; Duitsland en Spanje volgen de komende jaren. Elk land stelt daarbij eigen eisen aan het bestandsformaat, het netwerk, de rapportage aan de belastingdienst en de omzetgrens vanaf wanneer de verplichting geldt. Bedrijven die in meerdere landen factureren, krijgen te maken met verschillen in wet- en regelgeving en bestandsformaten, die bovendien periodiek wijzigen. Daar komt bij dat het uitwisselen van facturen en het rapporteren aan de belastingdienst twee verschillende vraagstukken zijn, die in de praktijk vaak bij verschillende leveranciers en in aparte contracten belanden. Onguard e-invoicing brengt beide samen in één aansluiting, voor alle gedekte landen, en houdt de koppeling bij zodra regelgeving wijzigt.
Statusinformatie per factuur
Naast de koppeling met het Peppol-netwerk geeft Onguard e-invoicing per factuur inzicht in wat er na verzending gebeurt. Veel e-invoicingoplossingen bevestigen alleen dat een factuur is verzonden. Een technische afwijzing of een beginnend geschil wordt daarmee zichtbaar vóór de vervaldatum van de factuur.
Verder biedt Onguard e-invoicing:
- Verzenden en ontvangen. Eén koppeling voor uitgaande en inkomende facturen, zodat organisaties ook voldoen aan de ontvangstplicht die in verschillende landen al geldt.
- Dekking in ruim 30 landen. Toegang tot het Peppol-netwerk én rapportage aan de lokale belastingdiensten in alle gedekte landen, in één contract.
- Validatie vooraf. Facturen worden vóór verzending gecontroleerd op de eisen van het ontvangende land, waardoor afwijzingen worden beperkt.
- Statusinformatie in realtime. Direct zicht op de vervolgstappen na verzending: ontvangen, geaccepteerd of afgewezen in je ERP.
- Compliant archiveren. Facturen worden tien jaar bewaard conform de geldende eisen.
Dennis Kromhout van der Meer, managing director bij Onguard: "Voor veel organisaties is e-facturatie vooral een kwestie van de regels volgen in elk land waar zij factureren. Dat speelveld is de komende jaren niet stabiel: formaten, termijnen en drempels verschillen per land en veranderen tussentijds. Wij komen uit creditmanagement en daar weten we dat een factuur versturen nog geen factuur betaald krijgen is. Als je niet weet of een factuur is aangekomen en geaccepteerd, merk je pas na de vervaldatum dat er iets is misgegaan. Soms ben je dan weken verder. Facturatie is het begin van het betaalproces en daar hoort dezelfde aandacht bij als aan de rest van dat proces."