Steeds meer multinationals werken vanuit Nederland met
buitenlandse dochterondernemingen, leveranciers en andere belanghebbenden. Er
worden dagelijks keuzes gemaakt over kosten, diensten, leningen en
winstverdeling. Dan wordt vooral één vraag het belangrijkste: kun je later nog
uitleggen waarom die keuzes kloppen? De Belastingdienst kijkt bij multinationals
steeds nauwkeuriger naar de afspraken achter geldstromen. Dat gebeurt vooral
wanneer activiteiten over meerdere landen zijn verdeeld. Dan moeten interne
bedrijfsafspraken wel helder op papier staan. Het is in Nederland een plicht;
een bewijs dat jouw organisatie bewust en zorgvuldig handelt.
Internationale bedrijfsstructuren vragen om meer transparantie
Veel bedrijven werken niet meer alleen vanuit Nederland.
Zo hebben ze vaal kantoren, dochterbedrijven of leveranciers in andere landen. Hierdoor
lopen er vaak kosten en opbrengsten tussen verschillende onderdelen van
hetzelfde bedrijf. Voor de Belastingdienst moet duidelijk zijn waarom die
bedragen kloppen. Een bedrijf mag namelijk winst niet zomaar verschuiven naar
een land waar minder belasting wordt betaald. Daarom moeten interne
bedrijfsafspraken goed op papier staan. Je moet kunnen laten zien wie wat doet,
wie waarvoor betaalt en hoe bedragen zijn bepaald.
Fiscale documentatie wordt steeds belangrijker voor Nederlandse entiteiten
Veel Nederlandse bedrijven zijn onderdeel van een
internationale groep. Zij doen dus zaken met andere bedrijven binnen dezelfde
groep. Dat kan gaan over van alles: diensten, leningen, software, advies of
verkoop van producten. De prijs voor zulke onderlinge afspraken moet dan logisch
zijn opgebouwd. De Belastingdienst wil duidelijk kunnen zien hoe die prijs is
bepaald. Daarom wordt goede fiscale documentatie steeds belangrijker. Bij
grotere groepen gaat het vaak om een algemeen groepsdossier en een dossier voor
het Nederlandse bedrijf. Daarin staat wat het bedrijf doet, welke kosten er
zijn en waarom bedragen kloppen. Soms is ook rapportage per land nodig bij zeer
grote organisaties. Deze stukken hoef je niet altijd direct op te sturen. Je
moet ze wel kunnen laten zien wanneer er vragen komen. Daarom horen interne
bedrijfsafspraken in één duidelijk dossier te staan.
Transfer pricing blijft een aandachtspunt bij grensoverschrijdende
activiteiten
Transfer pricing gaat over de prijzen die bedrijven
binnen dezelfde groep aan elkaar rekenen. Als dit over landsgrenzen heen
gebeurt, kijkt de Belastingdienst extra goed mee. Het moet namelijk duidelijk
zijn waar de winst terechtkomt en waarom dat logisch is. Een bedrijf moet
kunnen uitleggen welke werkzaamheden het uitvoert en welke kosten daarbij
horen. Daarbij helpt een goede master file.
Daarin staat hoe de internationale groep is opgebouwd en hoe onderlinge
afspraken zijn vastgelegd. Dit maakt interne bedrijfsafspraken beter te
controleren. Zonder duidelijke uitleg kunnen er sneller vragen ontstaan, vooral
bij diensten, leningen en software.
Bedrijven moeten interne afspraken duidelijker kunnen onderbouwen
Een afspraak op papier is niet genoeg. Je moet ook kunnen
uitleggen waarom die afspraak past bij wat er echt gebeurt. Staat er in een
contract dat een Nederlands bedrijf advies krijgt? Dan moet je kunnen laten
zien welk advies is gegeven. Ook moet duidelijk zijn hoe de prijs is berekend.
Denk aan facturen, jaarcijfers, werkzaamheden en besluiten binnen het bedrijf;
alles moet er in staan. Al gaat dit in de praktijk nog soms mis. Afspraken
veranderen, maar het dossier wordt dan niet aangepast. Hierdoor klopt de uitleg
later niet meer met de werkelijkheid. Controleer interne bedrijfsafspraken
daarom regelmatig. Verandert de omzet, taakverdeling of manier van werken? Werk
het dossier dan bij. Daarmee voorkom je dat oude afspraken later voor vragen
zorgen.
Goede voorbereiding verkleint risico’s bij vragen van de Belastingdienst
Vragen van de Belastingdienst komen vaak op een moment
dat je er niet op zit te wachten. Dan wil je niet eerst moeten zoeken naar
contracten, berekeningen en oude mails. Zorg daarom dat alle afspraken, cijfers
en uitleg op één plek staan. Bij grotere internationale bedrijven komt daar
vaak een master file en een local file bij. Soms is zelfs ook rapportage per
land nodig. Deze stukken hoeven meestal niet direct meegestuurd te worden, maar
je moet ze wel kunnen laten zien als er vragen komen. Schrijf de uitleg
duidelijk op, zonder moeilijke interne termen. Werk het dossier ook bij als er
iets verandert binnen de groep. Zo zijn interne bedrijfsafspraken later
makkelijker te onderbouwen.