- Onderscheidend, integraal raamwerk door Xerox,
Koninklijke Van der Most en OSAGE
- CO2-impact van opdrachten inzichtelijk
De Rijksoverheid heeft de
rijksbrede Europese aanbesteding voor Grafische Dienstverlening gegund
aan Xerox. De keuze is gebaseerd op een geïntegreerde aanpak waarin
centrale regie, nauwe samenwerking met gespecialiseerde partners en de
ontwikkeling van een digitaal bestelportaal samenkomen. Met deze
geïntegreerde aanpak ondersteunt Xerox, samen met Koninklijke Van der
Most en OSAGE, ruim 110 overheidsorganisaties bij het
professionaliseren, digitaliseren en verduurzamen van Grafische
Dienstverlening.
Xerox wist te overtuigen
met een integrale aanpak waarin regie, digitalisering en samenwerking
centraal staan. In plaats van losse oplossingen biedt deze aanpak één
integraal raamwerk dat zich richt op het optimaal inrichten van
processen, technologie en expertise met als doel een schaalbare,
veilige en toekomstgerichte grafische dienstverlening.
De raamovereenkomst heeft
een geraamde maximale waarde van circa € 50 miljoen over een looptijd
van vier jaar en biedt integrale Grafische Dienstverlening voor alle
kerndepartementen en een groot aantal uitvoeringsorganisaties. Binnen
de overeenkomst is Xerox hoofdaannemer, centraal aanspreekpunt en
verantwoordelijk voor de coördinatie van de volledige keten: van
aanvraag en opmaak tot productie en levering.
Op
de foto het kernteam met van
links naar rechts Robert Blankenstijn (Ministerie van
Financiën), Marriel van der Most (Koninklijke Van der Most),
Laura Siecker (OSAGE), Judith Vermeer (Xerox), Siobhán Morrin
(Ministerie van Financiën) en Patrick Krijnen (Xerox)
Digitaal
bestelportaal als motor
Communicatie in druk en pdf binnen de overheid raakt
veel verschillende gebruikers en processen. Omdat dit geen
kernactiviteit is, is de benodigde kennis vaak versnipperd. Het nieuwe
centrale digitale bestelportaal is het fundament van de nieuwe aanpak. Via
één digitaal loket kunnen gebruikers grafische producten aanvragen en
bestellen, inclusief advies en begeleiding op maat.
Het portaal, dat is
ontwikkeld in samenwerking met Prindustry, ondersteunt de verdere
digitalisering van Grafische Dienstverlening en helpt processen te
vereenvoudigen en te standaardiseren. Tegelijkertijd biedt het inzicht
in keuzes, kosten en voortgang, waardoor organisaties bewuster kunnen
sturen op kwaliteit, efficiëntie en duurzaamheid.
OSAGE heeft in het
ontwerpproces gezorgd voor een intuïtieve en effectieve klantreis
binnen het bestelproces. Daarmee ondersteunt het portaal niet alleen op
intuïtieve wijze de dagelijkse praktijk van medewerkers, maar draagt
ook bij aan de bredere overheidsstrategie om efficiënter, transparanter
en meer datagedreven te werken.
“De doelstelling van de
Rijksoverheid was om het proces rond drukwerk en reprografie verregaand
te digitaliseren en vereenvoudigen, met hoge kwaliteit en duurzaamheid
als uitgangspunt,” zegt Robert Blankenstijn, Strategisch
Contractmanager Categorie Logistiek van het Ministerie van
Financiën. “Het centrale digitale bestelportaal helpt grafische
processen te stroomlijnen en biedt waardevolle managementinformatie. Zo
creëren we beter inzicht in kosten en impact, en kan iedereen bewuste
keuzes maken, bijvoorbeeld voor materiaalgebruik en CO2-uitstoot. Dat
past goed bij onze ambitie om dienstverlening te vereenvoudigen en
beter inzicht te krijgen in kosten, kwaliteit en CO2-voetafdruk.”
Regie en
samenwerking in de grafische keten
Xerox voert de regie over de Grafische Dienstverlening
en borgt kwaliteit, continuïteit en veiligheid. De uitvoering vindt
plaats in nauwe samenwerking met vaste partners Koninklijke Van der
Most en OSAGE. Koninklijke Van der Most verzorgt de grafische productie
en het drukwerk. OSAGE is verantwoordelijk voor DTP en het bewaken van
de rijksbrede huisstijl. Door deze duidelijke rolverdeling en
intensieve samenwerking sluiten de verschillende disciplines naadloos
op elkaar aan. De partijen werken al langere tijd samen binnen
Grafische Dienstverlening voor de overheid. Dat is een stevige basis
onder de nieuwe raamovereenkomst en maakt het mogelijk om de
dienstverlening verder te ontwikkelen en te innoveren.
Oog voor
duurzaamheid, veiligheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid
Binnen de raamovereenkomst is nadrukkelijk aandacht voor
duurzaamheid en maatschappelijke impact. De dienstverlening ondersteunt
bewuste materiaalkeuzes en biedt de basis om de CO2-impact van
opdrachten inzichtelijk te maken. Ook social return on investment
(SROI) is onderdeel van de aanpak, onder andere door de inzet van
mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast gelden strenge
eisen op het gebied van informatiebeveiliging en continuïteit.
Processen en systemen zijn ingericht om ook bij grootschalige
opdrachten of in situaties van verhoogde druk betrouwbare en veilige
dienstverlening te blijven bieden.
Gezamenlijke prestatie
“Deze aanbesteding laat zien wat mogelijk is als regie,
digitalisering en samenwerking samenkomen,” zegt Patrick Krijnen,
Directeur Publieke Sector bij Xerox. “Dankzij de combinatie van een
centraal aanspreekpunt met de specialistische kennis van Koninklijke
Van der Most en OSAGE ondersteunen we de overheid met een aanpak die
schaalbaar, betrouwbaar en toekomstgericht is.”
Over Xerox
Holdings Corporation (NASDAQ: XRX)
Al meer dan 100 jaar herdefinieert Xerox de werkplekervaring. Vanuit
een leidende positie in kantoor- en productieprinttechnologie heeft het
bedrijf zich ontwikkeld tot een servicegerichte organisatie met een
sterke focus op software en duurzaamheid. Met een breed portfolio van
oplossingen – van geavanceerde AI-gestuurde technologie tot
workflowoptimalisatie en digitale transformatie – ondersteunt Xerox
organisaties wereldwijd bij het realiseren van operationele
uitmuntendheid. Vandaag de dag bouwt Xerox voort op zijn rijke
innovatiegeschiedenis om klantgerichte, digitaal gedreven technologieën
te leveren die inspelen op de behoeften van het wereldwijde, hybride
personeelsbestand. Van kantoor tot klaslokaal en ziekenhuis: Xerox
helpt organisaties succesvol te opereren in een steeds veranderend
werklandschap. Meer informatie:
www.xerox.com.