De krapte op de arbeidsmarkt houdt aan. UWV meldt dat 6 op de 10 werkgevers last hebben van de hoge spanning op de arbeidsmarkt en dat ruim de helft van de vacatures (53%) moeilijk vervulbaar is. Tegelijk groeit het gebruik van AI in het bedrijfsleven. In 2024 gebruikte 22,7% van de bedrijven met 10 of meer medewerkers één of meer AI-technologieën, blijkt uit cijfers van het CBS.
In die combinatie zoeken mkb-bedrijven vooral winst in het schrappen van repetitief werk. HR-administratie is daarbij een logische plek om te beginnen. Elke verlofaanvraag, declaratie, dossieractie of onboardingstap die nog via mailtjes en losse bestanden loopt, kost tijd en vergroot de kans op fouten. In kleinere teams merk je dat direct, omdat dezelfde mensen ook de rest van de operatie draaiend houden.
Toch blijft de vertaalslag naar HR-beleid achter. In het HR-Trendonderzoek 2024-2025 van Berenschot krijgt het beleidsthema ‘Impact van AI, robotisering en digitalisering op het personeelsbeleid’ weinig prioriteit.
Minder dan 10% van de respondenten zegt te weten wat deze veranderingen concreet betekenen voor het personeel.
“De behoefte is duidelijk. Minder losse lijstjes, minder terugkerende controles en meer overzicht,” zegt Theo Schroen van
HoorayHR. “Alleen werkt dat in het mkb het best als je het behapbaar houdt. Kies één centrale HR-omgeving en rol die gefaseerd uit. Begin met processen die wekelijks terugkomen, zoals verlof en declaraties. Als de basis staat, breid je uit met onboarding en het personeelsdossier. Dan wordt het werk echt eenvoudiger en blijft informatie op één plek.”
Die gefaseerde aanpak maakt de softwarekeuze extra belangrijk. Niet omdat je het ‘meest uitgebreide pakket’ nodig hebt, maar omdat je een platform zoekt dat in het dagelijks gebruik werkt, aansluit op de praktijk van je team en meegroeit zonder dat je na een jaar opnieuw moet beginnen.
Zo kies je HR-software die je werk echt lichter maakt
Bij de keuze voor HR-software kijken mkb-bedrijven meestal naar waar het meeste herhaalwerk zit, hoe goed de oplossing aansluit op bestaande administratie en hoeveel controle je houdt over data en rechten. Vooral processen als verlof, declaraties, onboarding en dossierbeheer lijken eenvoudig, maar zorgen snel voor ruis als gegevens op meerdere plekken staan of wijzigingen niet goed zijn vastgelegd. Naarmate teams groeien, worden autorisaties en inzicht in mutaties vaak bepalend voor de hoeveelheid handwerk die overblijft.
In de praktijk komt het neer op een simpele selectievolgorde. Eerst breng je in kaart welke drie tot vijf HR-handelingen wekelijks terugkomen en waar de meeste correcties of vragen ontstaan. Daarna toets je of de software die stap echt vereenvoudigt en of de gegevens op één plek blijven, ook richting salarisverwerking of planning. Tot slot kijk je of rollen, autorisaties en het vastleggen van wijzigingen voldoende zijn ingericht voor groei, zodat dezelfde processen ook werken als er meer teams en managers bij komen.