Nova College, met diverse locaties in Noord-Holland, heeft onlangs de overstap gemaakt naar Facilitor als nieuw facilitair management- en Purchase to Pay-systeem (P2P). Herman Schouten, projectmanager bij Nova College, deelt in dit interview de achtergrond van de keuze voor
Facilitor en licht toe waarom het aanbestedingstraject bewust in twee kavels is opgesplitst.
Een strategische keuze voor Facilitor als FMIS en P2P-systeem
Nova College werkte meer dan tien jaar met het vorige systeem, maar de tijd was gekomen om nieuwe mogelijkheden te verkennen. “We wilden zowel voor het facilitair management als voor het
Purchase to Pay-proces (P2P) een oplossing die echt voldoet aan de behoeften van onze organisatie,” vertelt Herman. “Daarom kozen we voor een aanbesteding in twee kavels, zodat leveranciers zich specifiek konden richten op één van beide componenten. Dit gaf ons meer flexibiliteit en de kans om de beste partijen voor elke kavel te selecteren.”
Uiteindelijk viel de keuze op Facilitor, dat beide kavels het beste kon invullen met een integrale oplossing die eenvoudig en gebruiksvriendelijk is.
Intensieve samenwerking en implementatie in fases
Na de keuze voor Facilitor werd een plan opgezet in samenwerking met Facilitor-consultant Maarten van der Heide, die het project bij Nova College nauw begeleidde. “We hebben diverse werkgroepen opgezet om specifieke onderdelen, zoals meldingen en reserveringen, stap voor stap te optimaliseren,” licht Herman toe. “Hierdoor konden medewerkers direct meedenken en hebben we processen ingericht die echt passen bij onze werkvloer.”
Het implementatietraject is in twee fases opgedeeld: de eerste fase omvatte alle basisfunctionaliteiten die al in het vorige systeem aanwezig waren, aangevuld met enkele nieuwe mogelijkheden. “Op 30 september gingen we live, en we werken nu aan fase twee, waarin we rapportages configureren en extra functies toevoegen,” aldus Herman.
Positieve eerste reacties en een efficiënter werkproces
De overstap naar Facilitor bracht direct voordelen met zich mee. “Vooral de koppeling met onze bestaande tools, zoals de agendafunctie, biedt veel gebruiksgemak. Medewerkers kunnen nu eenvoudig afspraken plannen binnen het systeem, wat zorgt voor blije gebruikers,” zegt Herman. Ook is de communicatie aanzienlijk verbeterd: “Voorheen verliep veel communicatie via e-mail, maar nu gebeurt alles binnen Facilitor. Dit geeft meer overzicht en zorgt ervoor dat alle meldingen en reserveringen centraal beheerd worden.”
Toekomstplannen: datagestuurd werken en controle over facilitaire processen
Met de basis goed ingeregeld, kijkt Nova College vooruit naar verdere uitbreidingen. “We werken aan een ‘gebouwpaspoort’ waarin alle locatiegegevens zijn opgenomen,” legt Herman uit. “Bovendien gaan we meer gerichte rapportages ontwikkelen op basis van input van gebruikers, zodat we nóg meer sturing kunnen geven.”
Conclusie
Nova College heeft een zorgvuldige route gevolgd van onderzoek en aanbesteding naar implementatie. “We zijn tevreden met de resultaten tot nu toe en kijken uit naar de volgende stappen,” besluit Herman. Nova College laat zien dat investeren in gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossingen bijdraagt aan een soepel werkproces en tevreden medewerkers.