Ease Agency, een bureau gespecialiseerd in het koppelen van (flexibele) Personal- en Executive Assistants aan ondernemers en leidinggevenden, voerde de afgelopen maanden een onderzoek uit naar de ontwikkelingen en toekomst van het vakgebied van de Personal Assistant (PA). Hieruit blijkt dat Nederlandse bedrijven steeds vaker kiezen voor een PA en deze trend naar verwachting zal doorzetten. Redenen hiervoor zijn de verhoogde efficiëntie, flexibiliteit en de persoonlijke en sociale vaardigheden die moeilijk door technologie vervangen kunnen worden.
De groeiende vraag naar PA’s
De trend is duidelijk zichtbaar: de vraag naar administratief personeel, waaronder personal assistants, is in de lift. De afgelopen jaren steeg het aantal geplaatste vacatures van 83.400 in 2020 tot 155.300 in 2022, zo blijkt uit cijfers van het CBS.
Respondenten van het onderzoek van Ease bevestigen deze trend. Ruim 83% van de PA’s zag de afgelopen jaren een toename in de vraag naar professionals in het vakgebied en ruim driekwart verwacht dat dit de komende jaren zal doorzetten. Ook de opdrachtgevers beamen dit; bijna 90% verwacht dat de vraag naar PA’s de komende jaren gelijk blijft of verder groeit.
De PA als brug tussen strategie en uitvoering
Opdrachtgevers noemen als redenen voor deze (verwachte) groei dat het vakgebied beter bekend raakt in het bedrijfsleven en dat PA’s managers en leidinggevenden helpen efficiënter te werken en zich te richten op hun kerntaken. Zo beschreef een van de respondenten de PA als ‘de brug tussen enerzijds het voornemen, idee of de strategie en anderzijds de uitvoering’.
Voor 60% van de opdrachtgevers is verbeterde efficiëntie de hoofdreden om een PA in te schakelen. Ook worden specialistische kennis in administratieve taken, de brede inzetbaarheid, het flexibele dienstverband en objectiviteit genoemd.
Hoewel 22% van de opdrachtgevers aangeeft dat hun verwachtingen van een PA overeenkomen met de realiteit, worden de verwachtingen bij 88% van hen zelfs overtroffen. Alle opdrachtgevers (100%) zouden dan ook een PA aanbevelen, voornamelijk aan personen in leidinggevende functies op C-level (89%).
Naast taken die gericht zijn op efficiëntie, zoals het prioriteren van activiteiten, agendabeheer, organiseren en plannen, coördineren en delegeren en projectmanagement, wordt de PA door ruim 55% van de opdrachtgevers ook gezien als een partner voor advies en om mee te sparren. De hoogopgeleide PA’s in Nederland – ruim driekwart heeft een hbo- of universitaire studie afgerond – worden gezien als waardevolle gesprekspartners. Onder de PA’s zelf ziet 68% zichzelf regelmatig in een adviserende rol en ruim 84% beschouwt zichzelf als sparringpartner.
Vaardigheden die van belang worden geacht
Vaardigheden die het meest van belang worden geacht door opdrachtgevers zijn communicatief-, probleemoplossend- en organisatorisch vermogen, en het behouden van overzicht. Ook discretie wordt door ruim 55% heel belangrijk gevonden, vooral omdat PA’s ook worden ingezet voor privétaken. Slechts bij 11% van de opdrachtgevers is dit niet het geval.
Vak is niet te vervangen door technologie
Zowel PA’s als opdrachtgevers zien een toekomst voor het vakgebied en geloven niet dat technologie PA’s overbodig zal maken. Dit geldt voor bijna 95% van de PA’s en 67% van de opdrachtgevers. Slechts 11% van deze laatste groep denkt dat technologie de rol volledig kan overnemen in de toekomst.
Voor enkele specifieke taken, zoals documentbeheer (90%), technisch beheer (84%), systeembeheer (79%) en agendabeheer (68%), geldt dit wel. Bij organisatorische en op persoonlijk contact gerichte taken, zoals sparren en adviseren, blijft het menselijke aspect echter cruciaal. Zowel PA’s als opdrachtgevers geven aan dat deze taken niet door technologie kunnen worden nagebootst.
Flexibiliteit als must voor opdrachtgevers en PA’s
Flexibiliteit is kenmerkend voor het vak van de PA. Bijna 78% van de opdrachtgevers ziet dit als een groot voordeel. Ook geeft 79% van de PA’s de voorkeur aan een zzp-dienstverband, waarbij ruim 68% voor meer dan één opdrachtgever tegelijk werkt. Slechts 5% verkiest een vast dienstverband.
De flexibiliteit blijkt ook uit de manier van werken. Een combinatie van op kantoor- en op afstand werken heeft voor bijna 69% van de PA’s de voorkeur. Daarnaast werkt de ruime meerderheid (63%) voor 80%-100% van hun werkuren op afstand. Ongeveer 31% geeft aan het liefst volledig op afstand te werken als Virtual Assistant (VA). Opdrachtgevers geven de voorkeur aan een balans van 80% remote en 20% op kantoor. Slechts een enkeling geeft de voorkeur aan meer kantooruren.
Over Ease Agency
Ease Agency, opgericht in 2018 door Sanne Wiesman (30) en Fleur van Asbeck (32), koppelt jonge en enthousiaste Personal Assistants (PA’s) en Executive Assistants (EA’s) aan ondernemers en leidinggevenden. De assistants nemen alle randzaken en organisatorische taken over, zodat er bij de klant rust ontstaat om zich goed te kunnen concentreren op wat echt belangrijk is. De assistants kunnen zowel op zakelijk als privégebied verschillende taken overnemen, afgestemd op de behoefte van de klant. Een Virtual Assistant (VA) behoort ook tot de mogelijkheden. Ease Agency werkt met assistants en ondernemers in heel Nederland en daarbuiten.