Het Nederlandse bedrijfsleven zou jaarlijks 7,6 miljard euro kunnen besparen als het haar document-automatisering op orde had. Dat stelt IT-pionier Jack Kuijper, de huidige directeur van Documizers. In zijn berekening gaat hij uit van het feit dat Nederland 1,2 miljoen administratieve medewerkers telt die gemiddeld zo’n 50 procent van hun werktijd besteden aan document-verwerking. Ook consultancy bedrijven als McKinsey wijzen al langer op document-automatisering als een ‘hidden source of value.’
Kuijper zit inmiddels zo’n dertig jaar in het vak, werkte onder andere voor Technosoft en zette Vossebelt & Kuijper en later ook Documizers op. Hoe verklaart hij deze blinde vlek? Kuijper: ‘’Veel bedrijven of organisaties denken dat ze goed geautomatiseerd zijn, maar hebben eigenlijk maar een of twee stappen van hun document-flow op orde. Ze hebben bijvoorbeeld een digitaal archief of een signing-service, maar vergetenhet maken en versturen van contracten te automatiseren of het verstrekken van overeenkomsten aan de ondertekenaars. Als ik ze wijs op de mogelijkheden van document-automatisering zeggen ze vaak: ‘maar we kunnen dat nu toch ook al handmatig’, zich niet realiserende hoeveel tijd er daardoor verloren gaat.’’
Tijdrovend en foutkans
Kuijper: ‘’Leidinggevenden denken bijvoorbeeld dat ze goed af zijn omdat ze beschikken over sjablonen die automatisch gevuld kunnen worden, maar het maken van de begeleidende e-mail, het PDF-en van het document en deze toevoegen aan de e-mail is nog steeds handwerk. Dat is niet alleen tijdrovend, maar zorgt ook voor een grotere kans op fouten. Of ze hebben wel een digitaal archief, maar de documenten en e-mails worden handmatig in het DMS-archief (Document Management Systeem, red.) opgeslagen. Veel tik- en klikwerk, soms op de verkeerde plek opgeslagen, met een foute bestandnaam en ga zo maar door.’’ Een ander voorbeeld: ‘’Bedrijven hebben de natte handtekening vervangen door een digitale handtekening, maar het plaatsen van documenten in deze signing-service en het toevoegen van de gegevens van de personen die moeten ondertekenen, is nog steeds handwerk. Net als het uploaden en archiveren. Allemaal tijdsverlies plus een verhoogd-foutrisico.’’
Winst en efficiency
Volgens Kuijper zijn veel instellingen en bedrijven niet op de hoogte van het bestaan van document-automatisering. ‘’Dat je gegevens goed moet beheren en van hieruit je processen kan sturen, is voor bijna iedereen inmiddels wel duidelijk. CRM of ERP-systemen (Customer Relationship Management en Enterprise Resource Planning, red.)bestaan al meer dan dertig jaar en daar wordt veel geld aan uitgegeven door het bedrijfsleven (circa honderd euro per gebruiker per maand). Document-automatisering (24 euro per gebruiker per maand) bestaat pas een jaar of acht en is de volgende stap waarmee bedrijven een grote efficiency-slag kunnen maken. Wij doen ditnu zeven jaar, waren jarenlang de enige, maar zien andere softwareleveranciers nu vergelijkbare producten ontwikkelen omdat de vraag in de markt toeneemt.’’
Verborgen omzet
Kuijper: ‘’Zo’n bedrag als 7,6 miljard klinkt natuurlijk heel groot, maar stel dat je per werknemer iedere werkweek tussen de 2 en 8 uur tijd kan besparen door je document-processen te automatiseren - da’s een voorzichtige inschatting - dan levert dat je tussen de 1.900 en 7.500 euro aan salariskosten per medewerker per jaar op. Verder verklein je de foutkans en kan je klanten sneller, onderscheidend en professioneler bedienen. Alles in je eigen huisstijl of beleving. Dit levert op een indirecte manier ook omzet op, al heb ik die voor het gemak even buiten de berekening gehouden.’’
Documizers
Documizers uit Houten is een middelgrote, groeiende onderneming die veel ervaring heeft met document-automatisering. Het bedrijf werkt onder andere voor de KNVB, Dille & Kamille, de FNV, Schipper accountants en Thunnissen Bouw. Documizers heeft klant- en teamtevredenheid hoog in het vaandel en is de enige Nederlandse document-automatiseerder. Dat maakt de dienstverlener makkelijk bereikbaar en toegankelijk; in eigen taal en cultuur en tijdens Nederlandse kantooruren.