“Een no-nonsensesysteem, waarmee we onze leverancierscontracten
scherp in beeld houden.” Dat zegt Mathieu Cramer, buyer Non-Merchandise, bij
Wehkamp over het FMIS Facilitor. “Facilitor brengt structuur en overzicht in
het meerjarig contractenbeheer. Dat levert ons jaarlijks flinke kostenbesparingen
op. Dankzij een strak geregisseerd contractenbeheer in één
centraal systeem.”
Wehkamp – 70 jaar, 1.250 medewerkers, 400.000 verschillende producten, 2,9 miljoen vaste klanten – is een oude bekende voor Facilitor. Al sinds 2007 werkt het online warenhuis met de Facility Management Software Facilitor voor steeds meer ondersteunende processen. Ook het Contractenbeheer voor de niet-handelsgoederen (non-merchandise) is al een aantal jaren opgenomen in het FMIS. Daarbij gaat het om de middelgrote tot grote contracten voor de afdelingen facility, marketing, HR, operations en technology. Kortweg alle inkoop voor de eigen organisatie. Waar je aan kunt denken? Contracten voor vastgoed, leaseauto’s, verpakkingen, catering tot modellenbureaus aan toe.
Grip op
contracten
Zo’n 85 procent van de inkoop gebeurt tegenwoordig bij ruim 600 vast gecontracteerde leveranciers. Om al die contracten met wisselende looptijden en voorwaarden goed te beheren, is een slim systeem als poortwachter een onontbeerlijk instrument.
“Met Facilitor houden we grip en overzicht. Loopt een contract af? Dan krijgen we automatisch en ruim op tijd een melding. Daarmee seinen we de contracthouders in om na te gaan denken over contractverlenging of om een marktverkenning uit te voeren. Deze collega’s zijn immers verantwoordelijk voor de inhoud van het contract. Omdat we alles centraal borgen in Facilitor, is het hele beheerproces rondom contracten gestroomlijnd. Dat maakt monitoring gemakkelijk en bespaart kosten.”
"Facilitor levert alle cijfers aan en signaleert waar actie nodig is of waar we op contractenbeheer kunnen besparen"
Kostenbesparing
Besparingen bij aflopende contracten of verlengingen zijn niet de enige winst. Mathieu ziet dat er ook besparingen zijn doordat er meer zicht is op welke leveranciers gecontracteerd zijn en welke (nog) niet. “Met het FMIS van Facilitor maken we eenvoudig een ‘datadump’ van onze gecontracteerde leveranciers. De gegevens uit Facilitor kunnen we zo naast onze financiële administratie leggen om te kijken welke leveranciers niet gecontracteerd zijn, terwijl dat wel beter zou zijn. Dat levert al snel volumevoordelen op of dekt risico’s. Bijvoorbeeld dat contracten met een ‘verplichte inkoopspend’ onnodig doorlopen.”
Signaalfunctie
Elk kwartaal evalueert Mathieu lopende contracten met de contracthouders. Daarnaast zijn er periodieke overleggen – ‘deep dives’ – met de verschillende afdelingshoofden en het managementteam. “In deze overleggen bespreken we het contractenbeheer en geven we inzicht in de uitgaven per afdeling. Welke contracten lopen af en moeten beëindigd of verlengd worden? Welke uitgaven staan er op de planning? Hoe beïnvloeden die de contracten? Facilitor levert hiervoor alle cijfers en signaleert waar actie nodig is of waar we kunnen besparen. Die automatische signalering houdt ons scherp.”
"Omdat we alles centraal borgen in Facilitor, is het hele beheerproces rondom contracten gestroomlijnd"
No-nonsensesysteem
Voor Mathieu is de contractenmodule in Facilitor een no-nonsensesysteem dat volledig is ingericht op hoe Wehkamp werkt. “Met twee klikken heb ik een overzichtelijk dashboard op mijn scherm met al mijn actuele taken. Ik zie alleen wat ik nodig heb. Dat bedoel ik met no-nonsense. Heel anders dan andere systemen die ik ken met ingewikkelde grafieken en veel te veel informatie. En sowieso honderd keer beter dan losse Excel-overzichten.”
Flexibiliteit
“Daarnaast kunnen we onze workflow goed inrichten, doordat we zelf (verplichte) velden kunnen aanmaken. Dat is handig, omdat we niet steeds bij Facilitor hoeven aan te kloppen voor aanpassingen die we zelf kunnen. Dat maakt het systeem flexibel en veelzijdig voor onze behoeften, want die blijven zich natuurlijk ontwikkelen.”
“Met Facilitor borgen we ons contractenbeheer en houden we alles uitstekend onder controle. Het systeem levert heldere rapportages en waardevolle stuurinformatie op. Dat helpt ons om het contractenbeheer continu te verbeteren en efficiënter te maken. Zowel operationeel als qua kosten,” vat Wehkamps Mathieu Cramer het huidige contractenbeheer met Facilitor samen.
Door: Monique van Deursen; Komm’A Communicatie, februari 2023