Facilitor bevordert werkgeluk

SNELLE GROEI

Vanaf de start maakte Brainport Human Campus meteen een enorme groei door. Binnen twee jaar had de campus 600 vaste werkplekken en tekende het eventteam voor zo’n 100 grote en kleinere evenementen per jaar. Dat alles voor medewerkers van Driessen Groep, waar de campus onderdeel van is, voor externe huurders en gasten.

Eerst konden de facilitaire diensten als schoonmaak, catering, technische dienst en receptie/gastvrouwen het bijbehorende werk nog organiseren met meldingen via een simpel mailtje, telefoontje en overzichten in Excel, maar dat werd steeds lastiger. Daar werd niemand gelukkig van: de facilitaire afdeling moest een professionaliseringsslag maken.

WERKGELUK ALS PRIMAIRE DRIJFVEER

Werkgeluk is geen loze kreet bij Brainport Human Campus. Peter Smits legt het uit: “Op onze campus, waar mens en werk samenkomen, is werkgeluk de drijfveer, zeg maar de primaire KPI in ons businessmodel. Gelukkige medewerkers zorgen voor blije klanten, die op hun beurt zorgen voor meer omzet en daardoor meer marge. Dat investeren we weer in medewerkers en faciliteiten. Meer werkgeluk betekent minder personeelsverloop en meer succes om nieuwe mensen aan te trekken.”

“Vanuit dit businessmodel levert een professionele facilitaire dienstverlening een wezenlijke bijdrage aan werkgeluk en zelfs aan geluk thuis. Zowel voor de facilitaire medewerkers zelf als voor hun in- en externe klanten op de campus: de overige medewerkers en de gasten.”

"Anders dan andere FMIS’sen die we al kenden, had Facilitor alles wat we zochten"

PROFESSIONALISEREN MET EEN FMIS

Professionalisering kwam in de vorm van een facilitair management informatie systeem (FMIS): Facilitor. “Anders dan andere FMIS’sen die we al kenden, had Facilitor alles wat we zochten. Beschikbaarheid via software-as-a-service in de cloud, flexibiliteit om naar behoefte uit te breiden door de modulaire opbouw, het voordeel van standaardsoftware, die je toch op maat kunt maken voor je eigen organisatie én de koppelingen met onze andere softwaresystemen, zoals AFAS en Microsoft.”

EERST DE BASIS

“We zijn begonnen met de modules Basis voor al onze brongegevens, Servicemanagement en Reserveringen. In de module Servicemanagement komen alle aanvragen, meldingen en storingen nu centraal binnen. Heb je een aanvraag voor een parkeerplek, een printerstoring of is er schoonmaak nodig? Alle communicatie rondom melding en status staat bij elkaar op één plek, inclusief locatie en eventueel een foto erbij. Dat brengt rust en overzicht in de planning van de facilitaire dienst en geeft de melder inzicht in hoe het met haar of zijn melding staat.”

Datzelfde geldt voor reserveringen. Aanvragen voor lunches (500 medewerkers per dag), vergaderingen en evenementen, catering en werkplekken staan nu overzichtelijk bij elkaar. Het eventteam weet precies wie, waar en wanneer catering, een diner, Brabantse worstenbroodjes, een aangeklede borrel of andere dienst nodig heeft.

DRAAGVLAK CREËREN MET MANUS

De nieuwe manier van werken betekende wel een overgang voor de medewerkers. Van even bellen, mailen of gewoon langslopen, moest nu alles in een systeem. Wilde het FMIS een succes worden en bijdragen aan het werkgeluk, dan moest er draagvlak komen binnen de organisatie. “Dat hebben we onder andere gedaan door het systeem zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk te maken. En door een wedstrijd uit te schrijven voor een herkenbare, passende naam. Daarom heet Facilitor bij ons Manus; die regelt alles. Logisch toch?”

FLEXIBEL IN CORONATIJD

Corona deed al snel een beroep op de flexibiliteit van Facilitor als systeem én als bedrijf. Door de 1,5-meterinrichting voor kantoren waren maar 80 van de 600 werkplekken beschikbaar. Reserveren was noodzakelijk om veilig te kunnen werken. “De consultant van Facilitor stond direct voor ons klaar om mee te denken voor een passende oplossing binnen de modules die we al hadden. Met een paar aanpassingen was onze werkplekreservering een feit. Geen kwestie van maanden, maar slechts twee weken”, aldus Peter Smits.

"Facilitor is een cruciale factor voor onze belangrijkste KPI: geluk op de werkvloer en daarmee een gelukkiger leven thuis"

STEEDS EEN STAP VERDER

Ondertussen groeit het systeem gestaag. Met de module Contractenbeheer zet de campus een flinke stap vooruit naar professioneel opdrachtgeverschap. Van ordners, documenten en kennis in hoofden van mensen naar een overzichtelijk, proactief systeem voor adequaat beheer van contracten en leveranciersmanagement. Daarnaast is er een start gemaakt met Objectenbeheer voor de digitalisering en het beheer van alle objecten en bedrijfsmiddelen, inclusief informatie over onderhoud, certificering en keuringen. Manus wordt groot.

STRUCTUUR, GEMAK EN LEUKER WERKEN

Natuurlijk was het werken met een FMIS wennen in het begin, weet Peter Smits. Maar die fase is voorbij. “Met Facilitor maken we echt een professionaliseringsslag. Het brengt ons heel veel structuur en daarmee overzicht, gemak en rust. Dat je alles op één plek kunt melden of aanvragen, oppakken en inzien maakt het werken stukken gemakkelijker en leuker voor alle medewerkers en gasten op de campus. Samen staan we voor uitstekende dienstverlening. Alles begint bij de mensen, maar Facilitor/Manus is een cruciale factor voor onze belangrijkste KPI: geluk op de werkvloer en daarmee een gelukkiger leven thuis.”

"Vanuit ons businessmodel levert een professionele facilitaire dienstverlening een wezenlijke bijdrage aan werkgeluk"

BRAINPORT HUMAN CAMPUS

Brainport Human Campus, onderdeel van Driesen Groep, is dé plek waar professionals en organisaties die veelal actief zijn op het domein van mens en werk volop samenwerken en bezig zijn met het vinden, creëren of behouden van werkgeluk. Op de campus staat de mens centraal. Brainport Human Campus is de plek waar werkgeluk begint en vanaf daar overal heen stroomt.