- Het BMS werkt twee keer sneller waardoor bezwaartermijnen vrijwel altijd worden gehaald
- Applicatie brengt omgevingsfoto’s, parkeerrechten, vergunningen en documentatie samen in één overzichtelijke plek
Egis Parking Services, verantwoordelijk voor het parkeerbeheer in Amsterdam en Diemen, heeft het Mendix
low-code platform geselecteerd voor de ontwikkeling van het Bezwaren Management Systeem (BMS). In het nieuwe systeem worden alle omgevingsfoto’s, parkeerrechten, vergunningen en documentatie samengebracht en kunnen medewerkers eenvoudig bij de benodigde informatie, zodat Egis Parking Services de bezwaren aanzienlijk sneller en met een kleinere foutmarge kan behandelen.
Op jaarbasis ontvangt Egis Parking Services 80.000 bezwaren die op een juridisch juiste manier moeten worden afgehandeld. Voorheen verwerkten ze deze bezwaren met een systeem dat veel handmatig werk vereiste. “We hadden geen mogelijkheid om onze andere systemen te koppelen of workflows te bouwen. Dossiers werden compleet gemaakt met printscreens vanuit andere systemen die in het hoofdsysteem werden geüpload. Een tijdrovend en intensief proces”, vertelt Robert Stumpel, Business Intelligence Analyst bij Egis Parking Services.
Dat het anders moest was duidelijk. Samen met Mendix-partner
Webflight ging Egis Parking Services op zoek naar een passende oplossing “We zagen al snel dat er geen kant-en-klare oplossing was die aan de eisen en wensen voldeed. Daarom is besloten een nieuwe applicatie te bouwen”, aldus Menno de Haas, Managing Partner bij Webflight. “De keuze om hiervoor met het low-code platform van Mendix te werken lag voor de hand: de oplossing moest snel gebouwd worden en het was belangrijk dat we alle benodigde data uit verschillende systemen eenvoudig samen konden brengen in een gebruiksvriendelijke interface. Zo moest er in de oplossing een koppeling komen met het systeem met omgevingsfoto’s, parkeerovertredingen en het nationale parkeerregister. Ook speelde het kostenaspect een rol. Als low-code binnen de wensen en eisen past, dan is het een stuk goedkoper dan een traditionele maatwerkoplossing.”
Privacygevoelige data
Voor Egis Parking Services was ook het beschermen van privacy een belangrijk aspect om te werken met Mendix. Stumpel: “We werken met veel privacygevoelige data. Hier komen strikte eisen bij kijken. Mendix beschikt over de benodigde certificaten op het gebied van dataopslag en security waarmee we verzekerd zijn van een solide en veilig systeem.”
De eerste stap bij de ontwikkeling van het BMS was het in kaart brengen van de customer journey en deze door te vertalen naar een workflow. Op basis hiervan werden de eerste schetsen ontworpen van de schermen. Bij dit proces waren alle belangrijke stakeholders binnen Egis Parking Services betrokken, van medewerkers die met het systeem werken tot de functioneel beheerder die domeinkennis inbracht. De opzet van de kern van het systeem en het ontwerpen van de workflow kostte slechts 3 sprints. Daarna heeft Webflight in twee maanden het BMS ontwikkeld.
Piekdrukte kan nu worden opgevangen
Het BMS heeft grote impact op de efficiëntie van Egis Parking Services, vindt Stumpel. “Alle data is in één omgeving beschikbaar. Ook hebben we kaarten met tariefgebieden en vergunninggebieden geïntegreerd. Een deel van de bezwaren wordt nu middels een gestandaardiseerd proces afgehandeld. De zaken die meer aandacht vereisen worden automatisch toegewezen aan een medewerker met het juiste juridische kennis- en ervaringsniveau. Dankzij het BMS kunnen we bezwaarschriften twee keer zo snel afhandelen, waardoor we ook gemakkelijk piekdrukte aankunnen. Voorheen kon het bij grote drukte voorkomen dat we in de knel kwamen met de juridische termijnen waarbinnen bezwaren afgehandeld moeten worden. Dit behoort nu tot het verleden. Verder is het percentage dossiers wat na een vier-ogen controle nogmaals behandeld moet worden geminimaliseerd.”
Stumpel ziet voor de toekomst nog meer mogelijkheden om het proces te optimaliseren. “Gezien de goede ervaringen met het BMS willen we meer oplossingen gaan ontwikkelen met Mendix. We hebben gemerkt dat het platform robuust en toch flexibel is en we heel makkelijk samen kunnen werken met techneuten en domeinexperts zodat er een oplossing ontstaat die ook aansluit bij de wensen van de gebruikers.”
Over Mendix
Mendix, onderdeel van Siemens en wereldleider in low-code en no-code applicatie-ontwikkeling, transformeert de manier waarop applicaties in digitale organisaties worden gebouwd. Met het Mendix-platform kunnen bedrijven met meer professionals applicaties ontwikkelen en daarmee de bottleneck van software-ontwikkeling wegnemen (Make with More), slimme apps bouwen met een rijke, slimme. contextuele en proactieve gebruikservaring (Make it Smart) en systemen moderniseren en meer applicaties bouwen die groei faciliteren (Make it Scale). Het Mendix-platform is gebouwd om intensieve samenwerking tussen IT en business teams mogelijk te maken en applicatie-ontwikkeling te versnellen waarbij tegelijkertijd de veiligheid, kwaliteit en governance wordt gegarandeerd. Kortom om organisaties te helpen de stap te maken naar de digitale toekomst. Het ‘Go Make It’ platform van Mendix wordt wereldwijd gebruikt door meer dan 4.000 organisaties.