Het facilitaire team van Transdev Nederland zit met meer dan
tweehonderd locaties en zesduizend medewerkers niet verlegen om werk. Bovendien
zet het mobiliteitsbedrijf grote stappen richting een volledig emissievrije
vloot in 2030, iets dat effect heeft op de gebouwgebonden projecten binnen de
fm-organisatie. Toch heeft facilitair manager Marc Pruis van Transdev dankzij
het FMIS van Facilitor vanuit de cloud volledig grip op alle facilitaire
processen in de organisatie.
Transdev Nederland is één van de grootste
mobiliteitsbedrijven van Nederland. “Wij zijn actief met merken als Connexxion,
Hermes en Witte Kruis. En als fm-organisatie ondersteunen wij al die merken”,
vertelt Pruis. Dat gaat heel breed. “Het gaat voornamelijk om ROB, Reparatie
Onderhoud & Beheer. Maar ook de softservice zoals schoonmaakcontracten, de
beveiliging en de klimaatsystemen vallen onder onze verantwoordelijkheid.” In
totaal heeft Transdev, en de merken van Transdev, meer dan tweehonderd
locaties, laat Pruis weten. “Dat gaat van het hoofdkantoor tot een werkplaats en
het eindpunt van een busroute met alleen een toilet.” Op een werkdag moet er
daarom op meerdere niveaus veel geregeld worden in de organisatie. “Wij zijn
dagelijks druk met storingen die ons primaire proces beïnvloeden, zoals een
defecte tankinstallatie. Maar ook het preventief voorkomen van storingen door
middel van goed onderhoud en het beheer, zoals wettelijke keuringen en
inspecties, behoren tot onze dagtaken”, aldus Pruis.
Marc Pruis: "Wij zijn dagelijks druk met storingen die ons primaire
proces beïnvloeden, zoals een defecte tankinstallatie.”
Pandgebonden
informatie
Om het beheer van al die locaties, faciliteiten en meldingen
in goede banen te leiden werkt Transdev Nederland sinds 2004 met het facility
management informatie systeem (FMIS) van Facilitor. Op strategisch niveau wordt
het ingezet voor vastgoedmanagement; zoals huurcontracten, pandgebonden
informatie en het aantal vierkante meters. “Operationeel gezien gaat het vooral
om storingen die ons primaire proces beïnvloeden, of de staat van ons pand
beïnvloeden, of een bedreiging zijn voor het milieu. Denk aan een dieselbus die
op ons terrein heeft gelekt en waarbij het asfalt moeten worden gereinigd. Ook
een airco-installatie die lekt, een deur die uit de scharnieren is gewaaid en
een dak dat lekt vallen onder onze verantwoordelijkheid”, vertelt Pruis. In
zo’n geval kunnen de geautoriseerde medewerkers van Transdev hiervan zelf via
het FMIS op hun computer en smartphone een melding maken. Deze belandt dan bij
de servicedesk, die het verder oppakt en uitzet bij de verschillende
contractpartners. Pruis: “De eerste jaren draaide het FMIS op onze eigen
server, sinds vijf jaar maken we gebruik van de software-as-a-service (SaaS)
oplossing van Facilitor. Heel fijn, daarmee zijn we altijd up-to-date en kunnen
we gebruikmaken van de nieuwste releases van het FMIS.”
Concessies
Bovendien geeft de SaaS-oplossing Transdev de nodige
flexibiliteit. “Er wijzigt hier nogal eens iets. Als openbaar
vervoerorganisatie heb je namelijk te maken met concessies. Concessies in het
Nederlandse openbaar vervoer zijn pakketten van lijnen en/of andere
vervoersdiensten die, exclusief en onder bepaalde voorwaarden voor een bepaalde
periode, door een OV-autoriteit worden gegund aan vervoerders. Dus als wij een
pakket van lijnen erbij krijgen, dan moet het FMIS daarin makkelijk meebewegen.
En Facilitor beweegt daarin makkelijk mee. We kunnen bijvoorbeeld heel
eenvoudig nieuwe locaties en objecten toevoegen”, legt Pruis uit. Als het om
objecten gaat, dan doelt de facility manager op bijvoorbeeld een nieuw
trafostation dat nodig is voor het elektrisch vervoer. “Een steeds groter deel
van onze vloot is zero-emission. Zo rijden rond Eindhoven en Schiphol honderden
elektrische bussen en hebben we in de regio Hoeksche Waard onze eerste
waterstofbussen in gebruik genomen. En we hebben CNG-voertuigen. Dit zijn
voertuigen die rijden op ‘compressed natural gas’, oftewel vloeibaar aardgas
gemaakt van gas afkomstig uit organisch materiaal: plantaardige resten of mest
bijvoorbeeld. Voor ons zijn elektrisch rijden, CNG en waterstof belangrijk
richting een volledig emissievrije vloot in 2030. Echter, deze innovaties zorgen
er wel voor dat wij als fm-organisatie ook ineens de vraag krijgen naar
trafohuisjes voor het elektrisch laden van de bussen. En naar CNG-stations.
Nou, dergelijke nieuwe objecten nemen we allemaal op in Facilitor.” Wat heet,
alles begint volgens Pruis binnen Facilitor. “Als wij een nieuwe locatie of een
nieuw object hebben, dan maken we die als eerste aan binnen Facilitor via een
unieke huisvestigingscode. Vervolgens kunnen we daaraan, als het bijvoorbeeld
om een kantoorlocatie gaat, de modules koppelen, zoals de klachtenmodule, de
module werkplekreserveringen en de graphics-module.” Via de graphics-module worden de plattegronden van een locatie ingevoerd, waardoor Pruis en zijn team
in een oogopslag zien hoe een locatie eruitziet en welke faciliteiten er
aanwezig zijn. “De medewerker kan hierdoor eenvoudig een ruimte reserveren en
een storing per ruimte melden. En, omdat alle gedetailleerde info beschikbaar
is, kan de storing snel worden opgelost. Ook kan deze module worden gebruikt om
inzicht te hebben in hoeveel vierkante meter er landelijk in beheer is.”
Inkoopgesprekken
Facilitor helpt Pruis ook in de inkoopgesprekken. “De
klachtenmodule geeft bijvoorbeeld een goed inzicht in de prestaties van onze
contractpartners, en in de wensen van de klanten. Voor het eventuele
doorontwikkelen van de dienstverlening is dat weer heel belangrijke
informatie.” Dat betekent echter wel dat alles nauwgezet moet verlopen via
Facilitor. Pruis: “Dat vraagt een andere werkwijze, en dat is even wennen. De
bekende Excel-sheets verdwijnen en worden vervangen door Facilitor, die ons de
waarheid moet vertellen.”
Transdev Nederland is één van de grootste
mobiliteitsbedrijven van Nederland. Zij zijn actief onder bekende merken als
Connexxion, Hermes en Witte Kruis. Van bussen, treinen en taxi’s tot ambulances
en zelfs autonome shuttles, de voertuigen van Transdev vind je door het hele
land. Mobiliteit zorgt voor verbinding tussen mensen. Transdev zorgt voor
maatwerk op het gebied van plannen, betalen en vervoeren. In Nederland maakt
Transdev dagelijks vijfhonderdduizend reizen mogelijk.