Sittard – Werkzaak Rivierenland, de samenwerkingsorganisatie van tien Gelderse gemeenten in het kader van de Participatiewet, heeft zijn informatiebeheer gedigitaliseerd met de inzet van het Corsa Document Management Systeem (DMS) van
BCT Software, specialist in Enterprise Information Management. Met de implementatie van Corsa is de administratie en archivering van documenten van Werkzaak Rivierenland een stuk gemakkelijker en gebruiksvriendelijker geworden. Bovendien is het documentenarchief vergaand gedigitaliseerd, wat resulteert in een betere naleving van de archiefwet voor de gehele samenwerkingsorganisatie.
Afleren is moeilijker dan aanleren
Werkzaak Rivierenland begeleidt mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt bij het vinden van werk middels opleidingen of interne werkplaatsen. Bij de oprichting van het samenwerkingsverband moest de gehele organisatie opgetuigd worden, waarbij het de bedoelding was dat alle 400 medewerkers volledig digitaal met Corsa gingen werken en zaakgericht zouden archiveren. Dit ging stroef: elke ambtenaar had een eigen werkwijze gecreëerd en er was weinig scholing over het gebruik en de werking van het nieuwe systeem. Hierdoor werden documenten als vanouds op verschillende plekken in de organisatie opgeslagen. In het licht van de archiefwet, waarin aan gemeentelijke organisaties eisen worden gesteld aan het vernietigen en bewaren van documenten, was dat ongunstig.
Verbetering gestoeld op drie pijlers
Samen met BCT startten ze een verbetertraject met MyCorsa Nxt in combinatie met beheerapplicatie i-Navigator, een veelvoorkomende oplossing bij gemeenten. Het verbetertraject was specifiek gericht op drie pijlers binnen de organisatie: opleiding, een koppeling tussen werk- en informatieprocessen en verregaande digitalisering. Externe trainers hebben het personeel van Werkzaak Rivierenland geschoold in hun Corsakennis en -vaardigheden. Door het startscherm van de applicatie te vereenvoudigen, is het gebruiksgemak van de applicatie verbeterd en sluiten werk- en informatieprocessen beter op elkaar aan. En omdat alle digitale documenten nu automatisch gearchiveerd worden in het DMS, kunnen ambtenaren zich voornamelijk met de inhoud van de stukken bezighouden.
Roeland Winter, teammanager facilitaire diensten bij Werkzaak Rivierenland, over de samenwerking: “De rechtsvoorganger van Werkzaak Rivierenland had Corsa van BCT al eerder in gebruik. Dat pakket hebben we toen overgenomen, ook omdat BCT de beste in de markt is. Maar je krijgt lastig grip op een afdeling als Sociale Zaken, omdat men veel werkt met papieren documenten en deze achteraf pas archiveert. We zijn op een rijdende trein gesprongen met de digitalisering. Daarom zijn we heel blij met de continue support van BCT. Inmiddels zijn we na een jarenlang proces dankzij BCT weer helemaal bij de tijd qua informatiebeheer en is er een flinke administratieve last weggenomen.”