Amsterdam, 17 maart 2021 – Bedrijven willen graag papierloos werken om zo de duurzaamheid te stimuleren, maar de realiteit is vaak weerbarstiger. Dit blijkt uit de Papierloos Werken Monitor 2020, een onderzoek onder bedrijven in vijf Europese landen, waaronder Nederland, België en Duitsland. De belangrijke redenen zijn traditionele werkwijzen die op papieren documenten vertrouwen en leidinggevenden die het slechte voorbeeld geven.
Sinds 2013 publiceert
Fellow Digitals elke drie jaar de Papierloos Werken Monitor, een onderzoek van Notice Analytics onder 750 bedrijven in Nederland, België en Duitsland. Dit jaar zijn daar ook Oostenrijk en Zwitserland aan toegevoegd. Elke editie van het onderzoek toont een groeiende wens om duurzamer te worden en papierloos te werken. Ook in 2020 was dit het geval, gestuwd door de noodzaak te gaan thuiswerken wegens de pandemie. Slechts 17 procent van de Nederlandse werknemers uit het onderzoek is het eens met de stelling “Om goed thuis te werken print ik veel uit”. In 2015 was dat nog 38 procent. Maar als we kijken in hoeverre men tevreden is over het eigen printgedrag, dan ontstaat een ander beeld. Die tevredenheid is namelijk in alle onderzochte landen afgenomen. Nederland is met 69 procent het meest tevreden, versus 60 procent in België en 54 procent in Duitsland. In 2018 waren de Nederlandse werknemers nog voor 77 procent tevreden.
Volgens Hans Koekkoek van Fellow Digitals, duidt dit op een discrepantie tussen het groeiende sentiment voor duurzaamheid en de weerbarstige realiteit binnen organisaties:
“Werknemers gebruiken over de hele linie nog steeds veel papier, ongeacht leeftijd, geslacht en functie. Dat lijkt vreemd in deze tijd van digitalisering, maar is wel te verklaren. Leidinggevenden blijken nog veel papieren documentatie en rapportages te printen, en geven daarmee het verkeerde voorbeeld. Bovendien houden we ondanks de voortrazende digitalisering veelal vast aan oude gewoonten en werkwijzen. Tools en technologie zijn hierbij een hulpmiddel, gedragsverandering is cruciaal.”
Van pandemie naar een papierloze toekomst?
In de Papierloos Werken Monitor 2020 zijn vanzelfsprekend ook vragen gesteld over de impact van de wereldwijde coronapandemie op medewerkers. Zo blijkt dat het thuiswerken met name in Nederland en België is toegenomen, en dat de meeste bedrijven in alle onderzochte landen evenveel of juist minder zijn gaan printen dan vóór de coronacrisis.
Koekkoek duidt dit als een gevolg van slecht geïntegreerde bedrijfssoftware:
“Nederland en België zijn voorlopers in het gebruik van nieuwe technologie, waaronder allerlei cloudgebaseerde bedrijfssoftware. Dat maakt het absoluut makkelijker om thuiswerken te faciliteren, maar het leidt niet direct tot een substantieel lager papiergebruik. Dat heeft echt te maken met de manier waarop bedrijven hun processen inrichten, of liever juist niet goed weten hoe dit te organiseren. Maar nogmaals, dit gaat niet zozeer over techniek maar over menselijk gedrag en het vermogen je aan veranderende omstandigheden aan te passen.”
Of de pandemie daar verandering in gaat brengen, is op dit moment nog onduidelijk. Wel is helder dat de perceptie van medewerkers over de voordelen en veiligheid van digitaal werken de laatste jaren slechts licht is verbeterd.
“Daar valt dus nog veel winst te behalen,” besluit Koekkoek.
“Ook na de pandemie zullen veel medewerkers vaker thuiswerken en sommige bedrijven overwegen zelfs hun kantoor volledig te sluiten. Het hybride werken zal naar verwachting een vlucht nemen. Wanneer steeds minder personeel traditioneel op locatie met elkaar samenwerkt, is het cruciaal dat je dat als bedrijf goed organiseert. In digitale werkprocessen, en in het betrekken en verbinden van je mensen. Ik verwacht dan ook dat de perceptie van digitaal werken in het onderzoek van 2024 een stuk beter zal zijn, en dat het papierloze kantoor een stuk dichterbij is.”
Lees hier het volledige onderzoek: https://www.fellowdigitals.nl/papierloos-monitor-2020
Hans Koekkoek, Fellow Digitals
