Voordat data wordt overgezet naar een duurzame opslagomgeving moet deze data worden voorbereid voor opname.
Het zogenaamde pre-ingest proces: alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die nodig zijn voordat digitale
bestanden opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van een organisatie. Data Matters en VHIC
lanceren een gezamenlijke oplossing om dit pre-ingest proces voor gestructureerde en ongestructureerde data te
faciliteren: Strongroom pre-ingest. Door een goede toepassing van het pre-ingest proces kunnen kosten voor onnodige
dataopslag bespaard worden; het bevordert tevens de terugvindbaarheid en het beheer van informatie.
Maak data eenvoudig gereed voor opname in een e-depot of digitaal archief
Strongroom pre-ingest is zowel te gebruiken voor gestructureerde data (in zaaksystemen, document management
systemen of vakapplicaties) als voor ongestructureerde data (bestanden die op persoonlijke en netwerkschijven staan,
maar zich ook binnen de Microsoft 365 omgeving – SharePoint/Teams/OneDrive - bevinden). Deze informatie wordt door
middel van een online of fysieke data transfer opgeslagen op een beveiligde opslagomgeving in de Strongroom
cloudomgeving. Met de RMtool voert de gebruiker vervolgens de noodzakelijke bewerkingen uit en wordt de data
geprepareerd voor opname. Denk hierbij aan het opschonen, selecteren en structureren van data en het voorzien van of
aanvullen van metadata (al dan niet geautomatiseerd). Deze metadata helpen voor een goede ontsluiting en
terugvindbaarheid van de informatie, maar dienen ook voor het beheren van deze data. Op deze manier wordt
(on)gestructureerde data met behulp van de RMTool snel en efficiënt getransformeerd tot controleerbare
informatiepakketjes die klaar zijn voor opname (ingest) in Strongroom.
De kracht van de combinatie
De kracht van deze manier van pre-ingest ligt in de combinatie van de beveiligde en duurzame opslagcapaciteit van
Strongroom en de online functionaliteiten van de RMTool binnen deze opslagomgeving. Door gebruik te maken van
Strongroom pre-ingest kan eenvoudig data worden opgeschoond, geordend en van metadata voorzien waardoor alleen die
data in het e-depot (of digitale archief) terecht komt die duurzaam bewaard moet blijven. Bovendien kunnen oude
applicaties (zogenaamde legacy applicaties) na de data transfer met een gerust hart uitgeschakeld worden. Dit zorgt voor
efficiëntie binnen de IT-omgeving waardoor de kosten voor dataopslag en -beheer beperkt blijven. De informatie staat
gedurende het gehele proces in een beveiligde opslagomgeving. De data wordt dubbel opgeslagen op systemen van Hitachi
Vantara - verspreid over twee ISO27001 gecertificeerde data centers in Nederland. Zo worden de risico’s op dataverlies
maximaal beperkt.
Online dienst
Strongroom pre-ingest wordt aangeboden als online dienst waarbij niet hoeft te worden geïnvesteerd in hardware en
software. Klanten verplaatsen hun data eenvoudig vanuit hun opslagomgeving naar de beveiligde Strongroom cloud
omgeving. Zo wordt opslagruimte vrij gemaakt in de IT omgeving en kan er direct worden bespaard op kosten voor opslag,
back-up, servers en applicaties. VHIC en Data Matters bieden deze dienst gezamenlijk aan waardoor de klant maar met één
contractpartij hoeft te schakelen. De data blijft juridisch eigendom van de klant. Bij beëindiging van de Strongroom
clouddienst worden de gegevens overgezet naar een door de klant gekozen opslagmedium en worden de gegevens
onomkeerbaar verwijderd op de Strongroom opslagomgeving.
Over Data Matters
Data Matters richt informatieprocessen zo in dat de essentiële data van organisaties altijd beschikbaar en toegankelijk zijn.
En altijd betekent over vijf jaar, over vijftig jaar of nog langer. Hoe data over vijftig jaar ook worden vastgelegd of hoe
gebruikers dan met de data van nu omgaan, Data Matters legt deze toekomstbestendig vast. Blijvend vindbaar en
toegankelijk. Strongroom is de clouddienst voor digitale archivering van Data Matters.
Over VHIC
VHIC is een landelijk werkend adviesbureau dat zich richt op informatiemanagement en daarmee veel ervaring heeft bij de
(lokale) overheid: ervaring die in toenemende mate wordt gewaardeerd door het bedrijfsleven. VHIC heeft de expertise om
organisaties zo in te richten dat er een meetbare verbetering optreedt in de informatieprocessen. Het bedrijf zorgt ervoor
dat processen, systemen, informatiebestanden en mensen in een organisatie op elkaar zijn afgestemd. Zo presteert de
organisatie beter, sneller en met minder kosten.
Interesse in Strongroom pre-ingest? Neem vrijblijvend contact met ons op.
VHIC
Karel van de Mieroop
T: 088 - 0535400
E:
karel.vandemieroop@vhic.nl
Data Matters
Paul Schindeler
T: 020 – 645 23 93
E:
paul.schindeler@datamatters.nl