Een deel van de ambtenaren bij de rijksoverheid heeft behoefte aan duidelijkere communicatie over het veilig gebruik van samenwerkings-ICT zoals berichtenapps en online vergaderdiensten. Dat blijkt uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar het gebruik van ICT-middelen tijdens de coronacrisis bij ministeries en de Hoge Colleges van Staat. Sommige ambtenaren gebruiken WhatsApp en privé-e-mail voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie en houden zich daarmee niet aan de veiligheidsrichtlijnen van hun organisaties.
De coronacrisis bracht digitaal werken bij de rijksoverheid in een stroomversnelling. Vrijwel alle circa 175.000 ambtenaren van ministeries en Hoge Colleges van Staat werken sinds maart 2020 zoveel mogelijk vanuit huis. Dat vergde een enorm aanpassingsvermogen van ICT-medewerkers en ondersteunende diensten. De Algemene Rekenkamer geeft een compliment voor de manier waarop ministeries, CIO-Rijk, individuele ambtenaren en dienstverleners als SSC-ICT hebben gereageerd op de coronacrisis.
Duidelijker communiceren over veilig gebruik van ICT
Uit een enquête die de Algemene Rekenkamer hield onder rijksambtenaren en medewerkers van Hoge Colleges van Staat blijkt dat er behoefte is aan meer eenduidige en begrijpelijke communicatie over welke samenwerkings-ICT zij kunnen gebruiken. Een vijfde van de respondenten zegt niet op de hoogte te zijn van de afspraken voor het gebruik van samenwerkings-ICT. 22% is niet tevreden over de communicatie van de afspraken. De meeste onduidelijkheid is er over het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp en online samenwerkingsplatforms zoals MS-Teams, Sharepoint of Dropbox.
7% van de respondenten gebruikt WhatsApp en 16% privé-e-mail
voor vertrouwelijke communicatie terwijl dit niet is toegestaan. Een oorzaak daarvan is dat ambtenaren soms niet weten welke applicaties ze wel of niet mogen gebruiken. Zo staat op de interne website van de rijksoverheid dat WhatsApp
onder voorwaarden voor werk gebruikt mag worden. Maar bij meerdere ministeries is die berichtenapp nadrukkelijk niet toegestaan.
Voorbeeldfunctie bewindspersonen en topambtenaren
Onvrede over de mogelijkheden van aangeboden IT-applicaties is een belangrijke reden om tegen de afspraken in toch van niet-aanbevolen applicaties gebruik te maken. Ook bewindspersonen en hogere ambtenaren gebruiken niet altijd de voorgeschreven en beschikbare veilige IT-middelen. Dit terwijl hun voorbeeldfunctie van belang is voor het gebruik van veilige IT-applicaties in de rest van de organisatie. Bewindspersonen en topambtenaren geven soms de voorkeur aan populaire berichtenapps zoals WhatsApp, minder veilige tablets en smartphones omdat ze gemakkelijker, sneller en gebruiksvriendelijker zijn dan de sterk beveiligde faciliteiten.
Een voorbeeld hiervan kwam ook tijdens dit onderzoek aan het licht. Een van de ministeries richtte in het voorjaar van 2020 op verzoek van de Chief Information Officer van het Rijk (CIO-Rijk) een extra beveiligde omgeving voor videovergaderingen in. Deze omgeving werd aangeboden voor vertrouwelijke communicatie tussen bewindspersonen maar van dit aanbod werd geen gebruik gemaakt.
Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer toont aan dat binnen de rijksoverheid nog stappen gezet kunnen worden naar veiliger gebruik van berichtenapps en mobiele telefoons. Het gebruik daarvan wordt gezien als het grootste risico voor informatiebeveiliging en privacy. Door verkeerd of geen gebruik van aanbevolen ICT-voorzieningen kan informatie in handen van onbevoegden komen.
